3.4. Характеристика

Ділова характеристика – це документ, у якому сформульовано гро­мадську думку про особу як члена колективу й висловлено її в офіцій­ній формі. Засвідчується характеристика підписами представника адміні­страції та печаткою. Як правило, характеристика потрібна для подан­ня до навчального закладу, до військкомату, на вимогу різних орга­нізацій, судово-слідчих органів тощо.

У характеристиці мають бути такі реквізити:

- назва документа (заголовок „Характеристика” пишеться посередині рядка відразу під верхнім полем);

- прізвище, ім’я, по батькові (часом перед прізвищем ставлять сло­во „на”, але цього робити не слід, бо характеризують кого, а не „на кого”);

- рік народження;

- національність, партійність, освіта (всі ці перелічені дані про того, кого характеризують, подають нижче, колонкою на правому боці аркуша);

- текст (слід подати відомості не лише про діяльність, а й про моральні якості, волю, здібність, особливості характеру людини);

- дата складання;

- підпис відповідальної службової особи й печатка організації, яка видала характеристику.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають зацікавленій особі, а копію підшивають до справи. У цьому документі повинно бути зазначено, з якого часу особа перебуває у колективі, як ставиться до своїх обов'язків, які має нагороди й стягнення, який авторитет має у колективі. Особистий момент в оцінці повинен зводитися до мінімуму, проте в характерис­тиці вдаються до оцінно-мовних засобів: заслужений авторитет, напружено працює, нетактовний, стриманий, бере активну участь тощо. Усі складові частини тексту мають логічно з'єднуватися між собою причинно-наслідковими зв'язками між повідомлюваними фактами (Пан Карпенко О.М. дуже нетерплячий, тому не завжди доводить до завер­шення розпочате).

Взірці характеристики:

Характеристика

Минько Галини Ігорівни,

студентки землевпорядного факультету Львівського національного аграрного університету, 1990 року народження, українки, освіта середня

Минько Г.І. навчається у Львівському національному аграрному університеті на землевпорядному факультеті за спеціальністю «Геодезія, землевпорядкування і кадастр» з вересня 2009 року. За час навчання проявила себе як здібна, сумлінна студентка.

Першу екзаменаційну сесію склала на відмінно, систематично відвідує заняття. Окрім того, Галина є членом гуртка «Плекання рідної мови», у грудні 2009 року вона брала участь у ІІ етапі конкурсу Петра Яцика, де зайняла ІІІ місце.

Минько Г.І. також бере активну участь у громадському житті університету. Вона виконує обов’язки старости групи ЗВ-14. Брала участь у конкурсі «Нові таланти університету», де представляла свій факультет у вокальному жанрі. Відвідує секцію з настільного тенісу.

Це здібний організатор, вміє налагодити контакт з усіма колегами у групі. Викладачі та студенти поважають її, одногрупники дослухаються до її думки. Скромна, ввічлива, толерантна.

Характеристику складено для подання за місцем вимоги.

20.01.2010

Декан землевпорядного факультету М.Г. Ступень

Атестаційна характеристика

економіста планово-економічного

відділу Дніпровського

відділення Промінвестбанку

м. Києва

Матвієнко Юлії Антонівни,

1965 року народження,

українки, освіта вища

Пані Матвієнко Ю.А. працює на посаді економіста з 1990 року. У 1987 році закінчила Київський інститут народного господарства ім. Д.С.Коротченка за спеціальністю „Фінанси і кредит”.

Службові інструкції виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань планування грошового обігу та кредитних ресурсів, оплати праці, бухгалтерського обліку. Потребує підвищення знань щодо інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Підвищує свою кваліфікацію. Навчається в Міжнародній академії управління кадрами.

Має повагу й авторитет у колективі.

Пані Матвієнко Ю.А. рекомендовано більше уваги приділяти питанням інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

15.12.2009

Керівник Дніпровського

відділення Промінвестбанку (підпис) М.І.Гордій

Начальник відділу (підпис) О.Г.Антоненко

3.5. ЗВІТ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуть на спеціальних бланках, текстові – на звичайному папері, як правило, за встановленою формою.

Реквізити (складові) звіту:

1) назва документа;

2) період (точно визначений), за який складається звіт;

3) назва установи, організації, підприємства, про роботу яких звітують;

4) текст звіту;

5) підпис;

6) дата складання звіту та індекс документа за номенклатурою;

7) підпис затвердження й дата затвердження (праворуч вгорі першої сторінки деяких звітів).

Текстові звіти викладаються послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту пояснюють причини повного чи часткового невиконання плану, викладають перспективи його виконання з перерахуванням необхідних для цього заходів.

Періодичний звіт має містити вичерпні відповіді на всі питан­ня схеми, поданої нижче:

1) у заголовку, крім слова Звіт, уміщують дані про те, яка організація чи установа звітується, за який період і за який вид роботи;

2) у вступній частині вказується коло завдань, які були поставлені на звітний період за планом роботи;

3) точний опис виконаної роботи (з кожного питання із зазна­ченням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, акти, цифри, приклади та ін.);

4) слід подати розгорнуті висновки, що випливають з опису всіх видів робіт, пропозиції, перспективи на майбутнє.

Звіти про результати виконання одноразових завдань відрізняються від періодичних тим, що не затверджуються, їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання. У них містяться:

1) посада і прізвище керівника;

2) назва документа;

3) заголовок;

4) текст, який повинен розпочинатися посиланням на одержане завдання: "Відповідно до Вашого доручення від...", "За Вашим завданням..."; це і є вступна частина звіту. Далі йде:

- доведення і висновок – аналіз проведеної роботи й одержання результатів із пропозиціями;

- відмітка про додаток, якщо він є;

- підпис автора із зазначенням посади і прізвища;

- дата й індекс.

Зовнішнє оформлення звіту

Звіт друкують через 1,5 інтервалу, примітки до звіту – через один інтервал; обов’язкові поля (береги) з обох боків (ліве поле 3,5 мм). Нумерація сторінок: у правій верхній частині сторінки арабськими цифрами від титульного аркуша до останньої сторінки, включаючи всі ілюстрації, таблиці й додатки (на титульному аркуші, який є першою сторінкою, номер сторінки не ставиться, нумерація розпочинаєть­ся цифрою 2). Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його дістають самостійну назву, яку пишуть із нового рядка, великими лі­терами, без переносів слів. Пункти й підпункти звіту заголовків не мають: кожен із них записують з абзацу (цифри, які вказують на номери, не повинні виступати за межу абзацу).