3.2. Підготовка та експорт звітності

Для створення документа необхідно увійти в “Реєстр документів”, обрати звітний період, та в панелі “Перелік звітів” в контекстному меню обрати пункт “Створити”. У віконці “Створення документа” необхідно обрати один, або декілька документів, та натиснути кнопку “Створити”. Після цього у віконці “Реєстр документів” в панелі “Класифікаційний розріз звітів” необхідно з контекстного меню обрати пункт “Додати”, та вибрати з Довідника класифікацій потрібні класифікації. В тому випадку, якщо документ не має розподілу за класифікаційними розрізами (Наприклад, Форма №1 “Баланс”), необхідно обрати розріз з кодом “---“ (Класифікація: в “Без розподілу за класифікацією”). Якщо було обрано більш ніж одна класифікація, то автоматично буде створено підзвіт “Разом за класифікацією”. Далі необхідно клацнути лівою кнопкою мишки по обраній класифікації для відкриття документа. Після заповнення документа, його слід перевірити, натиснувши клавішу в “F4”, та надрукувати, натиснувши кнопку з зображенням принтера (“ ”). Якщо обраний код класифікації був помилковим, його можна змінити, для чого необхідно увійти за допомогою контекстного меню до властивостей підзвіту, та змінити класифікацію.

Віконце “Реєстр документів” містить розділ “Комплексна перевірка документів”, який спеціально призначений для здійснення перевірки, та друку реєстру помилок без відкривання відповідних документів. Для цього в панелі “Перелік звітів” курсором мишки за допомогою клавіші “Ctrl” обираємо звіти, які треба перевірити. В контекстному меню необхідно обрати пункт “Перевірити”, внаслідок чого з’явиться віконце “Результати перевірки звітів” з переліком знайдених помилок (якщо вони є). При необхідності, цей перелік можна надрукувати, обравши в меню віконця другу закладку з зображенням тиблички, а в ній – натиснувши кнопку “ ”.

Якщо Користувач обере більш ніж одну класифікаційну позицію, програма автоматично створить підзвіт “Разом за класифікацією”, до якого увійдуть всі обрані для цього звіта класифікаційні позиції. Така функція була спеціально створена для тих організацій, яким необхідно готувати підсумковий звіт одразу за кількома кодами класифікації. При цьому, в разі необхідності, програма дозволяє додавати , або видаляти з підсумку будь-які підзвіти, для чого в контекстному меню Користувачеві необхідно обирати відповідно пункти меню “Додати в підсумок”, або “Вилучити з підсумку”. Всі звіти, що увійдуть до підсумку, будуть розташовані вище звіта з атрибутом “Разом за класифікацією”. При відкриванні підсумкового звіта його розрахунок буде здійснюватися автоматично.

Для експорту звітів до Державного казначейства України (в форматі *.dbf), необхідно увійти в “Реєстр документів”, та в Головному меню обрати пункти “Сервіс” / “Експорт в формат DBF”. У віконці, що з’явиться, необхідно обрати організацію, звітну дату та перелік форм, експорт яких буде здійснюватися, після чого потрібно обрати диск 3,5 (А:), та натиснути кнопку “ОК”.