12. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями). Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

руководителем подразделения, подготовившего проект документа;

руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);

юридической службой;

заместителями руководителя организации;

службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

руководителем службы персонала;

главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);

руководителями заинтересованных подразделений;

юридической службой;

работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

исполнителем;

руководителем подразделения, подготовившего письмо;

руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;

заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

 

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

 

Зам. коммерческого директора Подпись П.А. Линник 15.01.2004

 

Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

 

Начальник отдела кадров Подпись       Н.И.Вересаева 22.12.2003

 

  Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются». Например:

Зав. общим отделом Подпись А.Е.Байкулов 19.01.2004 С проектом не согласен Замечания прилагаются

 

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

Несколько иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказах по личному составу. Если заинтересованные должностные лица визируют проект такого приказа на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют кадровик, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания. Кроме того, ознакомление работника с приказом согласно трудовому законодательству является обязательным, поэтому визу ознакомления работника с приказом по личному составу рекомендуется оформлять на лицевой стороне (хотя допускается и на обороте), а составляющие элементы этого реквизита можно впечатать в проект приказа заранее, на стадии оформления проекта. Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа.

Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи документа, Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом:

 

Директор института              ПодписьН.С.Кавко С приказом ознакомлены:             ПодписьА.Е.Байкулов              23.01.2004 ПодписьВ.П.Лидогостер              23.01.2004

 

Все элементы реквизитов «Подпись» и «Визы ознакомления» в примере были впечатаны заранее. Директор проставил подпись лично, работники, в свою очередь, проставили подписи и день месяца в дате ознакомления

с приказом (выделены курсивом).

 

Порядок внешнего согласования документов

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации – авторе документа.

В ряде нормативных правовых актов Республики Беларусь закреплено требование обязательного внешнего согласования документов. Так, Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» посвящает этому вопросу целую статью и определяет, что проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами (организациями), если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Согласно Закону согласование проекта нормативного правового акта выражается в виде согласия либо несогласия государственного органа с соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием замечаний и предложений и приложением предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений4. Требование обязательного внешнего согласования содержится и в других нормативных правовых актах – положениях, инструкциях, правилах, регламентах.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

слова «СОГЛАСОВАНО»;

наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

даты согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

 

СОГЛАСОВАНО Директор института «Белпромпроект» Подпись А.Г.Федоров 21.01.2004

    Согласно СТБ 6.38-95 составные части реквизита «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами, например:

 

СОГЛАСОВАНО 1,5 Председатель Комитета 1 по архивам и делопроизводству 1 при Совете Министров Республики Беларусь 2 Подпись В.И.Адамушко 1,5 19.02.2004

 

  При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь5. Согласно требованиям указанной Инструкции составные элементы грифа согласования печатаются с соблюдением следующих межстрочных интервалов:

СОГЛАСОВАНО                                                                               Одинарный                         Председатель Комитета по архивам и делопроизводству     Точно 14 nm при Совете Министров Республики Беларусь      Одинарный Подпись   Инициалы, фамилия           Одинарный Дата        Полуторный

 

Требования Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, ориентированы на подготовку документов в текстовом редакторе Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman и являются обязательными только для круга организаций, указанных в названии Инструкции. Для остальных организаций ее требования носят рекомендательный характер.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом6. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета 30.01.2004     № 28

    Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор Национального Директор Национального архива Республики Беларусь                                     исторического архива Беларуси Подпись   В.Д.Селеменев Подпись   А.К.Голубович 21.01.2004              22.01.2004

  Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают согласно СТБ 6.38-95 начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора, а руководствуясь требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, начиная соответственно от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования. Например:

 

Лист согласования прилагается Подпись Дата

   

Лист согласования оформляется следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ____________________ (название документа) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО            …            …

  Грифы согласования на листе согласования оформляются по стандартным правилам.

В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

 с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

 с общественными организациями – в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

   с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

 с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.