1.3. Порядок ведення, обліку та порушення справ.

В Канцелярії суду я ознайомився з діловодством, оформленням, обліком і зберіганням кримінальних та цивільних справ, вивчив порядок призначення їх до слухання. Зокрема складав ряд документів (повісток, відношень тощо). Ознайомився з інструкцією з діловодства і з статистичної звітності.

Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції .

Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації - відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом. Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням.

Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ запроваджується наказом голови суду. Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів, що затверджуються Радою суддів України. Передавання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді . Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ і матеріалів.

Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

Справи для ознайомлення видаються апаратом суду: прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення); адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера виданого відповідним адвокатським об'єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об'єднання); іншим учасникам кримінального, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника). Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення. Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

Особи мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення, де вказуються число, місяць, рік, година видачі.

Таким чином, діяльність канцелярії є дуже важливою та невід’ємною частиною діяльності всього Апарату суду, так як перш за все усі документи і матеріали справи надходять та зберігаються деякий час саме в канцелярії. Якщо відбудеться хоча б одна помилка в діяльності канцелярії справа може затягнутися надовго, а строки по справі, як відомо, відіграють важливу роль.

Розділ 2. Організація роботи місцевого суду

Завідувач канцелярії організовує роботу канцелярії, керує роботою секретарів, діловода, архіваріуса. На завідувача канцелярії покладається: розподіл роботи між працівниками канцелярії суду і контроль за виконанням ними своїх обов'язків; розподіл кореспонденції, що надійшла до суду; контроль за веденням документів первинного обліку, нарядів, обліку і реєстрації звернень громадян і юридичних осіб; організація обліку і зберігання судових справ, речових доказів; контроль за своєчасним відправленням справ зі скаргами, поданнями, протестами до вищої ланки суду; забезпечення збереження та правильного заповнення трудових книжок працівників суду, особових справ та карток обліку тощо.

На секретарів суду покладається ведення діловодства з судових справ, зокрема: реєстрація, облік і зберігання справ (кримінальних, цивільних, про адміністративні правопорушення та інших) ведення картотек, журналів, нарядів; оформлення документів щодо повернення вироків до виконання, рішень, ухвал, постанов суду і контроль за одержанням повідомлень про виконання; підготовка і передача до архіву закінчених провадженням справ, картотек, журналів, нарядів та ін.

Крім того, секретар судового засідання виконує необхідну роботу під час прийому суддею громадян; викликає учасників процесу і свідків; перевіряє явку осіб, викликаних у судове засідання, та зазначає час перебування їх у суді; веде протоколи судових засідань, оформляє справи після їх розгляду; веде журнал судових засідань; виписує виконавчі листи у справах, щодо яких судом допущено негайне виконання рішень, та ін.

Консультант суду веде облік законодавства та узагальнення судової практики; інформує працівників суду про чинне законодавство та судову практику судів вищої інстанції; обліковує окремі ухвали та контролює їх виконання.

На архіваріуса суду покладається: ведення архіву; видача копій судових документів у справах, що є в архіві; облік і зберігання архівних справ та ін. . Бібліотеки судів. Для забезпечення судів нормативно-правовими актами, науковою спеціальною літературою, матеріалами судової практики в кожному суді створюється бібліотека суду. Фонди бібліотеки становлять друковані видання та комп'ютерні бази даних.

Судовий розпорядник. У кожному суді діє служба судових розпорядників. Судові розпорядники забезпечують додержання особами, що знаходяться в суді, встановлених правил, виконання ними розпоряджень головуючого в судовому засіданні.

Судові розпорядники призначаються на посаду і звільняються з посади головою відповідного суду.

Судові розпорядники забезпечуються форменим одягом, зразки якого затверджуються Головою Державної судової адміністрації України за погодженням з Радою суддів України.

Судові розпорядники керуються у своїй діяльності цим Законом, вимогами процесуального закону, відповідними правилами та інструкціями, розпорядженнями голови суду та судді.

Порядок створення та діяльності служби судових розпорядників визначається положенням, яке затверджується Головою Державної судової адміністрації України за погодженням з Радою суддів України.

Підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорону приміщень суду, виконання функцій щодо державного захисту суддів, працівників суду, забезпечення безпеки учасників судового процесу здійснює судова міліція. Повноваження судової міліції та порядок її діяльності визначаються законом. Охорона приміщень військових судів здійснюється військовими частинами гарнізону, на території якого знаходиться відповідний військовий суд.

Символи судової влади. Символами судової влади є державні символи України- Державний Герб України та Державний Прапор України, порядок використання яких у приміщеннях судів встановлюється законом відповідно до вимог статті 20 Конституції України. Суддя відправляє правосуддя в мантії, на якій закріплюється суддівський нагрудний знак встановленого зразка. Зразки мантії та нагрудного знака затверджує Рада суддів України.

Посвідчення судді, народного засідателя, присяжного. Професійні судді, а також народні засідателі і присяжні мають посвідчення встановленого зразка. Зразки посвідчення судді, посвідчення народного засідателя та посвідчення присяжного затверджуються Головою Верховного Суду України за погодженням з Радою суддів України.

Розділ 3. Порядок роботи секретаря судового засідання

При проходженні практики у секретаря судового засідання я ознайомився з основними його обов’язками та діями під час розгляду справ.

Безпосередньо перед розглядом кримінальної, цивільної чи адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних у суд, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається судді протокол судового засідання. Протокол перевіряється та підписується суддею.

Секретар судового засідання: підшиває до справи в хронологічному порядку документи, додані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), протокол судового засідання, вирок, рішення, постанову, ухвалу суду; продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі; робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею (додаток 37) про результати розгляду лише тих справ, у яких ведеться протокол судового засідання; про участь у справі народних засідателів робить відмітку у зазначеному вище журналі з вказівкою про кількість годин; виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню; після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу судового засідання, у разі його ведення) передає справу на зберігання в канцелярію суду.

Зокрема навчився вести протокол судового засідання з цивільних та кримінальних справ.

Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної. Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили"," Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього. Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів). Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

Під час проходження практики був присутнім у залі судового засідання під час розгляду справ і записував зміст пояснень позивача і відповідача, показання підсудного, свідків, думку прокурора тощо.

На підставі отриманих даних складав проекти судових рішень, вироків, постанов і ухвал.

Отже, у секретаря судового засідання широкий спектр повноважень, але головною метою його роботи є допомога судді як технічна, так і моральна.