1. Документопоток входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, органов власти;

• документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

• документы организаций–смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

• жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

а) прием входящей корреспонденции

б) первоначальная обработка входящей документации

в) предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем–референтом)

г) рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений

д) исполнение резолюции

е) контроль

2. Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;

• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

3. Прохождение внутренних документов

Включает следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Системы электронного документооборота (далее – СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Поэтому с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Среди основных результатов внедрения СЭД можно выделить следующие.

• Повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков.

• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

• Повышение скорости и качества принятия решений.

• Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

• Формирование единого управленческого пространства, связывающего всех участников деловых процессов независимо от их местонахождения

• Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

• Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе СЭД можно быстро довести новую информацию до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций, шаблонов документов и т. п. ).

• Рост конкурентных преимуществ. Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.