Список. Сортировка данных. Понятие о списке и базе данных excel.
Электронные таблицы excel можно использховать для организации работы с небольшими базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных excel.
Список –база данных, находящихся на рабочем листе.
Столбец списка – поле базы данных. Название столбца может только одну ячейку. И при работе с таблицей, как и с базой данных, называется Именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область прямых полей, которые занимают только одну строку. Данные всегда распологаются начиная со следующей строки после области прямых полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
Список содержит фиксированное количество полей или же столбцов,
определяющей структуру записей БД или строк.
Верхняя строка списка содержит имена полей или название столбцов.
Имя поля может состоять из нескольких слов.
Список – электронная таблица, в которой строки(записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов(полей) занимают 1/2.
Для размещения имени поля необходимо:
- выделить ячейку или строку, где будут располагаться имена полей.
- формат ячеек – выравнивание.
По горизонтали – по значению, по вертикали – по верхнему краю или по центру. Отображение переносить по словам.
В excel со списками можно выполнять любые из перечисленных операций:
Заполнять списки данными
Фильтровать списки в соотв с определенными критериями
Сортировать данные в списке
Вычислять промежуточные итоги на основе требования функций
Содавать итоговые сводные таблицы на основе информаций и списков
Для того, чтобы электронная таблица воспринималась системой, как список, необходимо соблюдать описанные выше правила, и перед выполнением операции обработки устанавливать курсор внутри таблицы.
Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде excel автоматически преобразуется в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включать не только путем импорта с чужой базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу БД.
Сортировка данных в списке
Сортировка списка – изменение порядка следования записей списка. Цель сортировки – упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе. Особенно важно осуществлять сортировку в списке, т.к. многие операции группировки данных, которые доступны из меню «данные», например, сгруппировать данные.
В excel предумеотрены три уровня сортировки.
Затем сортируются одинаковые записи второго столбца по столбцу третьего уровня.
При наличии заголовков столбцов их следует исключить из области подлежащей сортировке, установить флажок, идентифицировать поля по подписям. Автоматическое вычеление общих и промежуточных итогов. Удобный способ быстрого обозения и анализа данных в таблице. Для того, чтобы иметь вохможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или БД. Если данные в таблице организованы неправильно, то excel не может выполнить операцию по ведению промежуточных итогов. Перед вычислением общих и промежуточных итогов, следует выполнить сортировку по тем стобцам, по которым будут подводиться итоги, для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу. При подведении итогов, excel автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных Для одной и той же группы можно одновременно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а так же можно вычислять вложенные или многоуровневые итоги. Значение общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении детальных данных.