2.3.1. Библиографическое описание и библиографическая запись

Библиографическое описание (БО) документа - это часть библиографической записи представляющая собой совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, предназначенных для его идентификации и общей характеристики. БО представляет собой библиографическую модель документа, оформленную в виде системы взаимосвязанных элементов с предшествующей опознавательной пунктуацией.

Библиографическая запись (БЗ) - это элемент библиографической информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрывать его составные части и содержание в целях библиографического поиска.

В состав БЗ входят:

· БО;

· заголовок БЗ;

· термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики);

· аннотация (или реферат);

· шифр хранения документа;

· дата завершения обработки документа;

· сведения служебного характера.

Обязательным элементом БЗ является БО, остальные же компоненты могут меняться в зависимости от целей и задач. БЗ, обязательно включающая шифр хранения документа и предназначенная для библиотечного каталога, называется каталогизационной записью. Если рассматривать составление БО как процесс, то он состоит в сопоставлении по определенным правилам перечня сведений о каком-либо документе, который идентифицирует этот документ и позволяет находить его среди множества других.

При библиографическом описании научный документ подвергается анализу, для чего этот документ расчленяется на составные части. Главным объектом анализа является не содержание текста и не сам текст, а его внешние опознавательные признаки. Этот процесс производится по строгим правилам, выработанным многовековой общественной практикой. В результате такого анализа определяется заглавие документа (текста), имя его автора, надзаголовочные и подзаголовочные данные и другие опознавательные признаки документа.

Далее производится синтез получаемых сведений с целью составления БО документа. Для этого они приводятся в строго установленной последовательности и форме:

· имя автора;

· заглавие;

· подзаголовочные данные;

· выходные данные;

· количественная характеристика;

· надзаголовочные данные;

· примечания.

Созданное в результате такого синтеза БО позволяет однозначно идентифицировать каждый научный документ, без чего невозможно создание документальных информационно-поисковых систем, реализуемых как в традиционной форме (карточные каталоги, библиографические указатели, реферативные журналы, библиотеки), так и при помощи средств автоматизации.

2.3.2. Аннотирование

Аннотация – краткая характеристика первичного документа с точки зрения его содержания, назначения, формы и других особенностей. Носит справочный или рекомендательный характер. Служит в качестве средства информационного поиска документов.

Аннотацией (от лат. annotatio - примечание) называется связный текст, кратко характеризующий документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей. Существует классификация аннотаций по разным признакам (целевому назначению, способу характеристики, объему, степени использования средств автоматизации и др.). При аннотировании главным объектом анализа является текст документа. Такой анализ может преследовать две разные цели:

- выявление центральной темы или предмета, рассмотрению которого посвятил этот документ сам автор, а также основных идей и фактов, связанных с этой темой или предметом;

- определение того, насколько данный документ по своему семантическому (смысловому) содержанию соответствует научным или практическим интересам определенной группы ученых и специалистов.

Результаты анализа синтезируются в некоторый комплекс понятий, который выражается и записывается на естественном языке. Для выполнения анализа и синтеза требуется знание хотя бы основ той области науки или техники, к которой относятся подвергаемые переработке документы. Высококачественное же аннотирование научных документов могут производить лишь специалисты. Аннотации используются в области библиотечного дела и библиографии, в издательском и книготорговом деле и в научно-информационной деятельности.