3. Підрозділи служби фінансово-економічної безпеки та їх діяльність.

Типова структура СЕБ в загальному вигляді містить два основні підрозділи.

1. Інформаційно-аналітичний відділ забезпечує:

збір інформації з відкритих джерел, створення власних інформаційних масивів і баз даних;

розробку рекомендацій щодо вдосконалення системи економічної безпеки;

організацію інформаційної взаємодії СЕБ з єдиної інформаційної службою банку;

підтримання ділових контактів із співробітниками міністерств і відомств, представниками ділових, наукових і журналістських кіл;

виконання співробітниками вимог до конфіденційності інформації.

2. Оперативний відділ забезпечує:

збір інформації з нетрадиційних джерел (детективні агентства, служби безпеки, охоронні бюро і т. п.) і її первинну обробку;

розробку рекомендацій щодо вдосконалення системи економічної безпеки з використанням інформаційних можливостей СЕБ;

організацію комплексного супроводу виданих кредитів;

проведення заходів щодо компрометації найбільш агресивних конкурентів, що використовують "брудні" і кримінальні методи проти банку;

роботу з позичальником з погашення позичкової заборгованості в разі неповернення кредиту.

Глава V. Управління службою безпеки

Паралельно зі створенням служби безпеки її керівникам доводиться вирішувати питання управлінського характеру. управління службою безпеки повинно бути ефективним, бо в іншому випадку їй загрожує ліквідація, оскільки підприємство-засновник не потерпить незадовільних (або посередніх) результатів такої діяльності.

У цьому зв'язку на перший план виступають питання створення і підтримки на відповідному рівні основних елементів системи, механізму і процесу управління. Розглянемо їх докладніше.

Система управління

Така система складається з суб'єкта, об'єкта управління, прямого і зворотного зв'язку. Суб'єктом управління службою безпеки виступають керівник підприємства, рада (комітет) безпеки підприємства та начальник служби безпеки. Успішно виконувати свої завдання ці суб'єкти можуть тільки в тому випадку, якщо компетенція кожного з них буде суворо визначена в правових актах таким чином, щоб не виникала грунт для конфліктів. Якщо це зроблено досить успішно, то можна говорити про сформовану керуючій підсистемі.

Об'єктом управління (керованої підсистемою) в службі безпеки виступають її окремі співробітники та підрозділи. Співробітниками можуть бути не тільки детективи і охоронці, але й інші громадяни, які працюють у допоміжних підрозділах. Підрозділів в службі безпеки повинно бути не менше двох (детективне і охоронне), однак законодавством не заборонено освіту інших підрозділів, які, природно, охоронні і розшукні функції не виконують.

Об'єкт управління з'єднаний із суб'єктом управління каналами прямого і зворотного зв'язку (інформаційними каналами). По каналу прямого зв'язку інформація у вигляді управлінських рішень надходить від суб'єкта управління до об'єкта, а по каналах зворотного зв'язку - у зворотному напрямку, сигналізуючи про стан об'єкта управління, його реакції на управлінські впливи.

Управлінський вплив, в свою чергу, реалізується у формі таких функцій управління, як прогнозування, планування, організація, регулювання, мотивація та контроль. Прогнозування передбачає складання висновку (прогнозу) про майбутнє подію, тенденції розвитку служби безпеки. Прогнозні оцінки бувають оперативними (з попередженням не більше одного місяця), короткостроковими (від 1 місяця до 1 року), середньостроковими (від 1 року до 5 років). Складаються вони як залученими зі сторони спеціалістами, так і співробітниками служби безпеки (в першу чергу працівниками штабу).Якість прогнозних оцінок підвищується, якщо вони складаються співробітниками служби безпеки за допомогою запрошених експертів-фахівців у тій чи іншій області.

Найбільш доцільним було б складання наступних видів прогнозних оцінок:

Кримінологічні ризики (комерційний, фінансовий і т.д.) у підприємницькій діяльності; економічна, фізична, інформаційна і т.д. безпеку підприємства.

Планування передбачає визначення цілей, завдань служби безпеки на майбутній період діяльності, засобів і часу на їх досягнення. Найбільш поширеними в діяльності служб безпеки є комплексні та спеціальні плани. Комплексні плани охоплюють всі сфери діяльності служби безпеки і включають в себе, як правило, такі розділи, як організаційні питання, забезпечення всіх видів безпеки підприємства (в рамках компетенції служби безпеки), робота з кадрами, ресурсне забезпечення, контроль і т.д.

Функція організації складається у встановленні постійних і тимчасових взаємин між усіма підрозділами служби безпеки, визначення порядку і умов її функціонування. Це процес об'єднання сил і засобів для досягнення поставлених цілей. Такий процес складається з наступних елементів:

Визначення раціональних форм поділу праці.

У сфері управління існує наступне технологічний розподіл праці: технічні виконавці (секретарі, друкарки, оператори ЕОМ), фахівці (юристи, аналітики і т.д.) і керівники служби безпеки та його підрозділів.

Розподіл робіт серед працівників, груп працівників і підрозділів. В першу чергу, таке обов'язковий розподіл відбувається між такими групами працівників, як детективи та охоронці (в рамках відповідних підрозділів). У другу чергу, робота розподіляється між відділеннями, секторами й групами, які є структурними одиницями підрозділів (відділів) служби безпеки. І лише в третю чергу, робота розподіляється між самими працівниками. Матеріальне вираження такого розподілу робіт знаходить у розробці положень про підрозділи, його структурних одиницях та посадових інструкціях.

Розробка структури органів управління.

У службі безпеки орган управління складається з трьох рівнів. Вищий рівень представлений начальником служби безпеки та його заступниками. Ця група управлінських працівників забезпечує інтереси і потреби керівників підприємства-засновника, виробляє політику служби безпеки і сприяє її практичної реалізації. Керівники середнього рівня управління (начальники підрозділів) забезпечують реалізацію політики функціонування служби безпеки, розробленої вищим керівництвом, і відповідають за доведення більш детальних завдань до своїх підлеглих, а також за їх виконання. Нижчий рівень управління представлений молодшими керівниками (начальниками відділень, груп, секторів), які відповідають за доведення конкретних завдань до безпосередніх виконавців, а також за їх виконання.

Регламентація функцій, підфункції, робіт, операцій. Таку регламентацію слід проводити, починаючи послідовно з функцій і закінчуючи операціями. Відображати їх необхідно в Статуті, положеннях про відділи, відділеннях, групах і секторах (функції), посадових і службових інструкціях (роботи, операції). При цьому дуже важливо забезпечити цю регламентацію таким чином, щоб дотримувалася певна підпорядкованість між функціями, підфункції, роботами і операціями.

Встановлення прав і обов'язків органів управління та їх співробітників.

Правами та обов'язками наділяються як структурні підрозділи служби безпеки, так і її співробітники. При цьому важливо таким чином встановити обов'язки, щоб для їх реалізації були надані відповідні права (збіг обсягу прав і обов'язків). Відображаються права і обов'язки в Статуті служби безпеки, положеннях і посадових інструкціях.

Регулювання являє собою «наладку» системи, приведення її в нормальний робочий стан і необхідність в ній виникає в силу зміни зовнішніх умов, або через виникнення якихось порушень, «збоїв» у функціонуванні самої системи. За допомогою цієї функції досягається підтримання керованих процесів у рамках, заданих програмою, регламентом, планом. Орган управління служби безпеки через цю функцію повинен забезпечити збереження заданих параметрів наступними прийомами:

Вирівнювання відхилень. Наприклад, якщо в порівнянні з аналогічним періодом минулого року різко зросла кількість крадіжок з об'єкту, що охороняється, то проводиться комплекс заходів щодо значного їх зниження (профілактичні бесіди, рейди, операції і т.д.). В результаті застосування цього прийому керована підсистема приводиться до якоїсь норми, що задовольняє керівництво служби безпеки та підприємства-засновника.

Компенсація збурень. Рівноваги на вплив зовнішнього середовища на діяльність співробітників служби безпеки виражається, іноді, в негативному впливі на їх поведінку. Такий вплив може виражатися, наприклад, у відмові керівництва підвищити їм зарплату в умовах високої інфляції, різкому збільшенні навантаження і т.д. У такому випадку необхідно включити так звані компенсаторні механізми, наприклад, надати співробітникам ряд матеріальних пільг (безкоштовні харчування та проїзд у громадському транспорті і т.д.), збільшити кількість відгулів і т.д. Реакція на рівноваги вплив повинна бути своєчасною і ефективною.

Усунення впливу перешкод. Перешкоди в діяльності служби безпеки можуть бути як природні (землетруси, повені і т.д.), так штучні (нападу на об'єкт, що охороняється, дискредитація керівництва підприємства в засобах масової інформації, підпали приміщень і т.д.). Необхідно попередньо скласти перелік (каталог) таких можливих перешкод і відпрацювати систему протидії по кожному їх виду. Така протидія включає в себе комплекс заходів щодо знищення (або нейтралізації) причин і факторів, що сприяють їхній появі. Якщо такі заходи реалізуються на практиці, то можна стверджувати про усунення перешкод.

Мотивація - це процес спонукання співробітників служби безпеки до діяльності для досягнення цілей самої служби та її підрозділів. Мотивація являє собою сукупність сил, які спонукають працівника здійснювати діяльність з витратою певних зусиль, на певному рівні старання і сумлінності, з певним ступенем наполегливості в напрямку досягнення певних цілей.

Контроль складається в процесі порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими. Ефективна система контролю повинна відповідати наступним вимогам:

• контроль повинен бути всеосяжним;

• контроль слід зосередити на результаті;

• система контролю повинна бути простою;

• контроль не може бути ні цілеспрямованим, ні нейтральною;

• контроль повинен бути постійним.

• Наприклад,в рамках перевірки стану захисту комерційної таємниці на підприємстві повинні бути вивчені:

• дотримання норм, правил зберігання і охорони в приміщеннях, спецсховищах, на робочих місцях носіїв інформації;

• ведення обліку та забезпечення особистої відповідальності за виконання даної функції;

• дотримання порядку зберігання і знищення засекречених відомостей;

• дотримання вимог порядку поводження з носіями комерційної таємниці;

• заходи по запобіганню несанкціонованого винесення носіїв комерційної таємниці за територію підприємства;

• дотримання режиму і охорони їх при транспортуванні, розсилці, перенесення, доставці;

• організація доступу відряджених, запрошених осіб до інформації підприємства;

• організація нарад, виставок, переговорів і т.п.;

• рівень знання вимог режиму осіб, допущених до закритих робіт і документів;

• ступінь забезпеченості служби безпеки надійними сховищами, запірними пристроями, засобами опечатування;

• рівень забезпеченості працівників підприємства відповідними робочими місцями для роботи з носіями секретів;

• стан пропускного та внутрішнього режиму в будівлях, приміщеннях, в цілому на підприємстві;

• Розрізняють три види контролю:

• попередній (здійснюється до фактичного початку робіт);

• поточний (здійснюється в ході здійснення робіт) та

• заключний (здійснюється після виконання робіт).

З урахуванням специфіки діяльності служби безпеки переважне увагу слід приділити попередньою і поточного контролю.

Методи управління службою безпеки поділяються на три групи: економічні, організаційно-розпорядчі та соціально-психологічні. Керівники служби безпеки повинні бездоганно володіти всіма методами управління в їх єдності. Для цього вони повинні знати особливості кожного з них.

На рівні співробітника служби безпеки переважним впливом користується такий економічний стимул, як заробітна плата. Вміле використання цього стимулу з урахуванням рівня професіоналізму, стажу роботи, результатів діяльності співробітника і т.д. дозволяє в значній мірі підвищити його трудову активність.

Організаційно-розпорядчі методи управління (накази, розпорядження, вказівки, інструкції і т.д.) підрозділяються на три групи: розпорядницькі, організаційно-стабілізуючі та дисциплінують. Особливу увагу в діяльності служби безпеки слід приділити таким нормативам (похідні від організаційно-стабілізуючих методів), як нормативи часу виконання тієї чи іншої діяльності, чисельності співробітників того чи іншого підрозділу і т.д.

Соціально-психологічні методи засновані на використанні моральних стимулів до праці і впливають на особистість співробітника служби безпеки за допомогою психологічних прийомів з метою перетворення в усвідомлений борг, внутрішню потребу людини. Це досягається за допомогою прийомів, які носять особистісний характер (особистий приклад, авторитет і т.д.). На рівні колективу служби безпеки діють методи, що включають оцінку індивідуальних якостей співробітників і вироблення орієнтирів, що створюють умови для максимального прояву їх професійних якостей.

Принципи управління службою безпеки визначають вимоги до системи, структурі та організації процесу управління. В рамках служби безпеки це наступні принципи:

Науковість. Основний зміст цього принципу полягає у вимозі, щоб всі управлінські дії здійснювалися на базі застосування наукових методів і підходів. Між іншим, цей принцип вимагає від керівників служби безпеки і його підрозділів уважного вивчення управлінської та спеціальної літератури з проблем забезпечення безпеки підприємства.

Єдиноначальність і колегіальність. Сутність цього принципу полягає в тому, що на основі думок низових керівників і рядових виконавців конкретних рішень, вищестоящий начальник користується правом одноосібного вирішення питань, що входять у його компетенцію.

Принцип системності та комплексності. Системність означає необхідність використання елементів теорії великих систем, системного аналізу в кожному управлінському рішенні. Комплексність в управлінні означає необхідність всебічного охоплення керованої системи, обліку всіх сторін, усіх напрямків, всіх властивостей. Цей принцип вимагає від керівників служби безпеки вироблення в себе аналітико-синтетичного складу мислення.

Принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації. Цей принцип полягає в оптимальному розподілі (делегуванні) повноважень при прийнятті управлінських рішень. Тут слід керуватися таким правилом: той, кому належить виконувати управлінське рішення, повинен його самостійно розробити та, з урахуванням можливих коректив вищестоящого керівництва, активно добиватися його реалізації.

Принцип плановості. Сутність цього принципу полягає у встановленні основних напрямків і пропорцій служби безпеки в перспективі. Практична реалізація цього принципу означає, що всі співробітники, підрозділи і служби безпеки в цілому повинні планувати свою діяльність у такій послідовності: служба безпеки - підрозділи - співробітник.

Принцип поєднання прав. обов'язків і відповідальності. Цей принцип передбачає, що кожен співробітник служби безпеки повинен виконувати покладені на нього обов'язки, при цьому він наділяється адекватними йому правами і несе відповідальність за якість їх виконання.

Для успішного функціонування та ефективного управління службою безпеки необхідно забезпечити її матеріально-технічними, фінансовими, кадровими та інформаційними ресурсами.

Важливе місце в механізмі управління займають критерії ефективності управління діяльністю служби безпеки. Таким загальним критерієм, може бути здатність керівництва служби безпеки при мінімальних ресурсах і за певний проміжок часу досягти поставленої мети у формі конкретних результатів Зрозуміло, цей критерій може бути зрозумілий тільки через систему кількісних показників, що розкривають його сутність. На практиці, зазвичай, застосовують такі показники, як кількість затриманих правопорушників, сума (в грн) можливого збитку щодо запобігання та припинення злочинів і адміністративних проступків і т.д. Оскільки до теперішнього часу нормативно закріплених критеріїв ефективності діяльності служб безпеки немає, то за відсутності цієї базової основи дуже складно розробити критерії оцінки ефективності управління ними

Процес управління.

Структура процесу управління в самому загальному вигляді складається з трьох стадій, кожна з яких включає в себе послідовно здійснювані етапи або операції:

I стадія. Збір, обробка, узагальнення та аналіз інформації.

II стадія. Вироблення і прийняття управлінського рішення.

III стадія. Організація виконання управлінського рішення.

Зрозуміло, така структура процесу управління не є загальноприйнятим зразком, який слід копіювати при управлінні діяльністю служби безпеки.

Виходячи зі специфіки діяльності самої служби безпеки та її зовнішнього оточення, слід (у рамках вищевказаної структури процесу управління) виробляти свій підхід до процесу управління. Наприклад, в роботі Олейникова В.В. (Робіть бізнес надійним і безпечним. Рибінськ: ВАТ «Рибінський Будинок друку», 1997, стор 300-322) наводиться наступний варіант структури процесу управління:

I. Оцінка обстановки.

Преамбула.

Формулювання обмежень і критеріїв прийняття рішення.

Формування набору альтернативних рішень проблеми.

Оцінка альтернатив.

II. Оцінка протиборчих сил на ринку послуг (виробництві) • злочинних елементів (груп) у районі (зоні) дислокації фірми.

III. Оцінка своїх сил.

Технічне забезпечення захисту фірми.

Фізичне забезпечення захисту.

Якісна характеристика співробітників служби безпеки.

IV. Оцінка співпрацюють і взаємодіють фірм на ринку послуг.

V. Організація взаємодії постів і порядок їх посилення при різних режимах діяльності.

VI. Організація зв'язку між постами для забезпечення взаємодії.

VII. Організація взаємодії з органами МВС.

VIII. Дія сил і засобів служби безпеки при порушенні режимів захисту.

IX. Забезпечення охорони провідних фахівців фірми, їх сімей та власності.

Таким чином, раціональне впровадження в практику основних елементів системи, механізму і процесу управління дозволить керівництву служби безпеки значно підвищити ефективність управлінського впливу на результати його діяльності.