7. Метаинформация о документе (информация, описывающая документ) m[z].

• Описание структуры документа.

• Описание системы кодирования, включаемой в документ.

• Описание операций, разрешенных над информацией, включаемой в документ.

• Описание информации, включаемой в документ.

• Описание информации, идентифицирующей документ.

• Описание технических средств, необходимых для обработки документов и информации, включенной в документ.

• Описание правил, алгоритмов, программ, обеспечивающих работу с документом.

Приведенный перечень с достаточной полнотой отражает состояние (уровень развития) современных информационных технологий, опирающихся на документальные информационные ресурсы. Перечень составлен на основании анализа документов, циркулирующих в различных сферах человеческой деятельности.

6 Жизненный цикл документа систем электронного документооборота в туристской практике

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа».

Жизненный цикл документа – это промежуток времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

• прием и первичная обработка;

• предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• направление на исполнение и исполнение документов;

• оформление и удостоверение документов;

• отправка.

В делопроизводстве принято выделять группы документов:

• входящие

• исходящие

• внутренние

• организационно-распорядительные.

При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.

При использовании системы автоматизации документооборота на предприятии, все сотрудники - от начальника до исполнителей - работают с входящими, исходящими и внутренними документами, для которых характерно понятие «жизненный цикл документа». Он делится на 5 основных этапов:

• Создание и редактирование. Создаваемый в СЭД документ приобретает индивидуальную карточку учета, которая не может быть изменена или удалена. Только после сохранения документа в базе данных, его можно редактировать.

• Движение. Документ направляется в работу к пользователям системы, которые могут проводить широкий спектр операций. Таким образом, процесс документооборота в организации принимает «прозрачный», отслеживаемый вид и становиться контролируемым.

• Задача. Закрепление определенных задач за документом: обязывает ответственных лиц к строгому исполнению поручений в поставленный срок.

• Мониторинг. Избранные пользователи наделяются возможностью отслеживать перемещение документов и доступом к информации о состоянии документа на данный момент времени, в том числе контролировать исполнение документов.

• Архивное хранение. Отработавшие все необходимые этапы документы перемещаются в архив для централизованного хранения. Документы, по требованию, через функцию поиска, могут быть запрошены из архива.

Практически любая современная система электронного документооборота (СЭД) поддерживает все перечисленные функции.