Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

• Указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне

• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий

• Государственные стандарты на документацию:

- требование к оформлению документов отражены в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

-термины, установлены стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

• Унифицированные системы документов (унифицированная система организационно-распределительной документации, унифицированная система внешнеторговой документации, унифицированная система документации по труду)

• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Классификация деловых документов:

• По видам деятельности или назначению (научно-технические, конструкторские, по торговле, бухучету)

• По наименованию (научные отчеты, чертежи, схемы, справки, докладные, протоколы, уставы)

• По способу фиксации информации (письменные (рукописные, машинописные, типографические, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы)

• По месту составления (входящие, исходящие)

• По степени сложности (простые и сложные)

• По степени гласности (открытые, секретные)

• По юридической силе (подлинные(действительные, недействительные) и подложные)

• По срокам исполнению (срочные и несрочные)

• По стадиям подготовки (черновики и подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика, в соответствии с установленными требованиями; копия – идентичная, заверенная должностным лицом воспроизведение подлинника; дубликат – второй экземпляр подлинника, имеющий одинаковую силу с подлинником)

• По происхождению (служебные-деловые, личные;)

• По срокам хранения (постоянного и временного хранения)

• По степени обязательности (информационные и директивные)

• По степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные)

• По характеру содержания (первичные и вторичные)

Основные черты официально-делового стиля:

1. Нейтральный тон изложения

2. Лаконичность и краткость текста

3. Точность, ясность выражения мысли

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• Юридическую силу документов

• Качественное и своевременное составление и исполнение документов

• Организацию оперативного поиска документов

ПРАКТИКА

Оформление приказа.

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем, действующий на основе единоначалия для решения оперативных задач.

Приказы бывают:

1. По личному составу

2. По основной деятельности

Подготовка приказа включает следующие этапы:

1. Изучение вопроса и сбор необходимой информации

2. Составление проетка приказа

3. Согласование проекта приказа

4. Подписание руководителем

5. Регистрация приказа и ознакомление сотрудников

Проект приказа оформляется на бланке общего или конкретного вида.

В первой части приказа (констатирующей) излагаются основания и цели, побудившие руководителя издать приказ. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его инициалы и фамилия или наименование структурного подразделения в Дат.падеже. Затем четко излагается содержание предполагаемых действий, которое начинается с глагола Н.ф. Дальше указывается срок исполнения.

В последнем пункте приказа указывается должностное лицо или наименование структурного подразделения на которое возлагается контроль за исполнением приказа: «Контроль за исполнением приказа возлагается на должность инициалы и фамилия». Если пункт контроля отсутствует, то руководство оставляет право контроля за собой. После подписания приказа организуется ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием (копия приказа, выписка из приказа или на самом приказе пишут: с приказом ознакомлен должность, ФИО подпись).

16.03.2013

ЛЕКЦИЯ 3

Виды документов:

• Индивидуальный документ по содержанию является специфическим, носящий характер разового документа, излагаемого деловым языком.

• Типовой документ – рассчитан на изложение однородных процессов и явлений (типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка).

• Трафаретные документы – имеет заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа, в зависимости от конкретной ситуации.

• Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа строками друг под другом, а переменная информация вносится в документ в правую часть листа.

• Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация располагается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк.

• Примерные документы (образцы) – носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

• Изобразительный – это документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Аудиовизуальный – это документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

• Графический – это изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотеней.

• Фотодокумент – это изобразительный документ, созданный фотографически способом.

• Фонодокумент – это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент – это изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Иконографический – это документ, содержащий преимущественно изображения произведений искусства или художественную фотографию.

• Текстовый – это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма.

• Письменный – подвид текстового, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Рукописный – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.

• Машинописный – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.