4. Информационное обеспечение и управление информацией.

Существует много определений понятия Информация. Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопреде­ленность (Шеннон); информация — передача разнообразия (Эшби); информация — мера сложности структур (Моль); информация — вероятность выбора (Яглом) и т.д.

В теории управления принято такое определение информа­ции: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопре­деленности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведе­ниями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автома­том и автоматом.

Удельный вес информации как предмета труда стал выше материальных и энергетических ресурсов, и ос­новным показателем могущества организации стал информационный ресурс, т.е. объем знаний, которыми она располагает (то же самое касается и в управлении страной). Этот по­казатель выводил СССР в число мировых держав и именно этот ресурс истощается в нашей стране с каждым годом. Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, финансовыми ресурсами информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса.

К управленческой информации предъявляется ряд требований: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает не­определенность в конкретной управленческой ситуаций. В любую организацию поступает огромное количество информации, например, через фирму с численностью работающих около 2 тыс. человек за 1991 год про­шло 45 тонн входящих и 48 тонн исходящих документов, что соот­ветствует 25 кг бумаг на каждого работающего! И по-хорошему вся эта информация должна быть обработана! Но это очень сложно, и часто заводит в тупик.

Самый перспективный выход из информационного тупика дает современная вычислительная техника, которая с каждым новым поколением высокими темпами увеличивает скорость обработки информации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информа­ции.

Внешняя информация

Внутренняя информация

Заместители, аппарат управления ивц

Руководитель

Информационные связи руководителя

Но есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отче­тах, составляемых для начальства, в обещани­ях кандидатов во время предвыборных кампаний и т.д. Мастера дезин­формации прекрасно использовали в пропагандистских целях спо­собность человека воспринимать лишь ограниченный объем инфор­мации и умело использовали самые простые формулировки, по­стоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Гитлер цинично писал: "Если уж врать так врать нагло: в большую ложь охотнее верят, чем в малую... Люди сами иногда врут в мелочах, однако большой лжи они стесняются. Следовательно, им и в голову не придет, что их так бессовестно обманывают... В случае любой неудачи следует незамедлительно искать врагов. Если их нет, надо придумать". Этот же рецепт с невидан­ным еще в мире размахом применил в конце 30-х годов и наш Вождь и Учитель.

Любопытно, что из прочитанного мы запоминаем только 10%, а из того, что слышим, — 20%. От увиденного мы запоминаем 30%, а от того, что мы слышим и видим, — 50%. От того, что мы говорим, мы запоминаем уже 70%, а от того, что мы делаем са­ми, — 90%. Абстрактные описания менее выразительны, чем кон­кретное действие, поэтому мы должны свои поступки стараться наполнить конкретным информационным содержанием.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом тре­бований потребителей;

• исходные данные и результаты расчетов хранятся дли­тельное время.

И по своему назначению она может быть:

• открытая

• для служебного пользования

• секретная

• совершенно секретная

• совершенно секретная особой важности

Оптимальный способ хранения производствен­ной информации — создание баз и банков данных, т.е. функцио­нально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы.

Поэтому на предприятиях в том или ином виде имеется Информационно-вычислительный центр, который выполняет ряд работ, связанных с управленческой информацией:

1. Подготовка информации в виде отчета (или создание форм отчета).

2. Определение требований пользователя и целесообразности выполнения заказа.

3. Создание базы данных и координирование программ для производства.

4. Проведение тестирования созданных базы данных и программ.

5. Осуществление прогона программы для производства требуемого информационного продукта и его передача (доставка) заказчику.

6. При необходимости расширение базы данных с учетом текущих хозяйственных изменений и требований.

Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник — имеющуюся в распоряжении руко­водителя альтернативную информацию, и важно уметь использо­вать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптималь­ное решение.

Создание мощных информационных систем и средств их об­работки породило целый комплекс компьютерных преступлений: от создания компьютерных вирусов, уничтожающих информацию, до хищений денежных средств и угрозы потери прав на тайну лич­ной жизни. Одним из наиболее распространенных методов защиты торговых предприятий от хищений как со стороны служащих, так и со стороны покупателей является внедрение системы штрихово­го кодирования, т.е. защиты информации от намеренного искажения. Штриховой код обеспечивает представление букв и чисел (характеристика изделия, цена и т.д.) в двоичной системе счисления путем нанесения на изделие четкого рисунка полос и пространства между ними и легко декодируемого электронным оптическим (сканирующим) устройством. Системы автоматической идентификации изделий стали существенной частью промышленных технологий, торговли и материально-технического обеспечения.

Дальнейшим развитием идей автоматизации управления яви­лось создание "всемирной паутины" — сети Интернет и "вирту­альных предприятий". Концепция виртуального предприятия от­ражает требования современной "бизнес-революции", переход от экономики массового производства к экономике индивидуальных услуг, от диктата производителя к удовлетворению требований кли­ента, который, как известно, "всегда прав".

Примером "виртуального продук­та" является автомобиль японской фирмы "Тойота", который изго­тавливается за 72 часа после заказа с любой мощностью двигате­ля, определенной коробкой передач, с выбранным клиентом кузо­вом и отделкой салона.

Для оснащения организаций государственной службы, промышленных предприятий и коммерческих фирм предлагается мощный арсенал средств управления и обработ­ки текстовой и графической информации. Помимо персональных компьютеров, работающих автономно или объединенных в компью­терную сеть, имеются копировальные устройств, электронные пишущие машинки, уст­ройства связи различного типа и назначения, фотонаборная техни­ка, аппара­тура микрофильмирования, диктофонная техника, способная в крат­чайший срок выдать распечатку продиктованного текста или его перевод на иностранный язык, и много других устройств, разработанных в помощь администратору. Даже привычный телефон значительно расширил свои функциональные возможности: предлагается широкая номенклатура радиотелефонов сверхдальнего действия с автоматическим повторным набором заданного номера, с дистан­ционно управляемым автоответчиком (это устройство позволяет с другого телефона прослушивать сообщения, оставленные на авто­ответчике) и т.п. В Японии широкая автоматизация делопроизводства позволила в несколько раз (!) повысить эффективность контор­ской работы, многократно расширить ее объем без увеличения чис­ла служащих и принципиально улучшить качество работы.