5.Телефонограмма

Для передачі оперативної інформації використовують телефонограми - офіційні повідомлення, передані телефоном.

Обов'язковими реквізитами телефонограми є: найменування установ адресанта і адреси; реквізит "від когось" і "кому" із зазначенням посади, прізвища, імені Ілліча та по батькові посадових осіб; номер, дата та палестинці час передачі і прийому телефонограми; посади і прізвища що передав і прийняв телефонограму; номери телефонів; текс та підпис.

>Телефонограмма складається й оформляється на спеціальному бланку чи чистий аркуш паперу на одному примірнику. Її текст має бути коротким (трохи більше 50 слів), лаконічним, чітким, безтруднопроизносимих слів. У телефонограмі необхідно акцентувати на факти, дати, час, місце проведення заходу, стосовно питань, підлягають обговоренню. Вона має бути підписано керівником підприємства чи відповідальним виконавцем.

Якщо телефонограма передається кільком організаціям, до неї додається список адресатів і номери їх телефонів.

При передачі телефонограми спочатку слід зазначити назву своєї фірми і телефон, вид документа; після передачі тексту потрібно записати посаду, ім'я, по батькові та прізвище особи, прийняв її, номер телефону, дату, час передачі; указуються всі розділові знаки. Під час прийому телефонограми необхідно записати назва фірми, автора телефонограми, дату, час прийому; щоб уникнути неточностей чи помилок приймає повинен повторити записаний текст телефонограми передавальному особі.

6.Телекс

Це узагальнену назву різних за змісту документів, переданих по абонентськоїтелексной мережі.Телекс - це телеграма, передана по телетайпу (>телепринту) - апарату, застосовуваному для безпосередньої телеграфної зв'язку.Телексная зв'язок є абонентської, у ній відсутні категорії й ті види (як і телеграмах). Для передачі телекса треба зазначити код одержувача, код країни й міста, де знаходитьсятелетайпний апарат.

Реквізити телекса: найменування й адреса організації - відправника; дата відправлення; номер телекса; адресат; текс; підпис. Вимоги до оформлення телексів аналогічні вимогам до оформлення телеграм. Текст телекса близький до телеграфному, оскільки оплата за передачу телекса обчислюється у залежність від часу, витраченого передати інформації. Мова телекса мало чому відрізняється від мови листів. У тексті телекса можуть бути вступне вітання й заключна форма ввічливості, зберігаються розділові знаки.

Відрізняється телекс від телеграми змістом заголовка, де вказують інформація про адресаті і відправника, час передачі повідомлення.

7. Протокол

Документ фіксує хід обговорення запитань і прийняття рішень зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Він триває, зазвичай, під час засідання. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначені обличчя.

По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи діляться на:

· повні - містять крім обговорюваних запитань і рішень, коротку запис виступів доповідачів та учасників обговорення питань;

· стислі - містять вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища виступаючих, прийняті рішення;

· стенографічні - містять повну запис всього ходу засідання.

Протокол оформляється спільною для бланку організації, або чистою аркуші паперу форматом А-4 з розташуванням реквізитів на зразок загального бланка. Містить такі реквізити: найменування організації - автора, найменування виду документа (протокол), дата (засідання), реєстраційний номер, місце (засідання), гриф затвердження (у разі, якщо протокол підлягає утвердженню), заголовок до тексту, текст, підписи.

Датою протоколу є дата засідання, а чи не остаточне оформлення чи підписання документа.

Реєстраційний номер - це порядковий номер засідання колегіального органу на протягом календарного року.

Заголовок протоколу містить питання "чого?", вказівку виду колегіальної діяльності (засідання, зборів, наради), назва колегіального органу на родовому відмінку.

Текст протоколу складається з ввідна і основний частин. У ввідна частини вказуються прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, запрошених і порядок денний. У основній частини фіксується хід засідання.

Більшість тексту будується за окремими розділами, відповідним пунктах порядку денного, і пишуться прописними літерами, від кордону лівого поля, кожне з новою рядки, після нього ставиться двокрапка.

У разі потреби вказуються результати голосування кожному пункту рішення. При виборі посадових осіб результатів голосування фіксуються щодо кожної кандидатури окремо.

У протоколах загальних зборів акціонерів чи засновників вказується також кількість і відсоток голосуючих акцій.

Зміст особливої думки, висловленої під час обговорення, записується з тексту протоколу після відповідного постанови.

Протокол підписується головою і секретарем засідання.

8. Акт

Це документ, складений кількома особами на утвердження встановленого факту, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями, як постійно діючими, і котрі призначаються розпорядницьким документом (зазвичай наказом чи розпорядженням). У окремих випадках акт то, можливо складено одним посадовою особою (акти перевірок, ревізій, обстежень).

У акті відбиваються ті факти, які найточніше встановлено особами, підписують документ. Спочатку ведуться чорнові записи, якими кількісні дані, та був вже складається текст документа.

Акт має уніфіковану форму. Оформлюється спільною для бланку організації, або чистою аркуші паперу форматом А - 4 з розташуванням реквізитів на зразок загального бланка.

Реквізити акта: найменування організації, виду документа; дата; реєстраційний номер; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; позначка про наявність докладання; підпис.

Дата і важливе місце складання повинні відповідати дати й місцюактируемого події. Але якщо робота комісії тривала кілька днів, то, при складанні акта вказують дату закінчення роботи.

>Текс акта і двох логічно пов'язаних складових частин: ввідна (запровадження) і констатуючій. Текст запровадження переважають у всіх актах формалізований: основу складання акта; особи, складові акт; особи, присутні у своїй.

У ввідна частини акта також можуть бути вказані особи, присутні під час перевірки, що у роботі, але не членами комісії. Це, зазвичай,проверяемие, керівники зацікавлених підрозділів.

У констатованій частині викладаються цілі й завдання, сутність, методи лікування й характер роботи, виконану упорядниками акта, його результати, встановлені факти. Іноді констатуюча частина містить висновки та рекомендації, але часто акти закінчуються просто констатацією фактів.

Майже всі різновиду актів підлягають утвердженню:

· Керівником організації, або його заступники, за наказом чи розпорядженню яких комісія отримала своїх повноважень.

· Органи колегіального управління (загальними зборами, радою директорів, правлінням).

· Вишестоящей організацією.

Твердження оформляється грифом, розташованого у верхній правом розі документа.

Кількість примірників акта визначається практичної необхідністю.

Завершують текст акта підписи. Акт підписують голова і всі упорядники. Під час підписання посади перед прізвищами не вказуються.

Особисті підписи голови та провідником усіх членів комісії проставляються кожному примірнику акта.

Член комісії, має особливу думку за змістом акта, підписує акт і докладає щодо нього свої зауваження на на окремому листі.