II.Технология работы

Введите в ячейку А1 заголовок таблицы, а в ячейки с А2 по F2 - заголовки столбцов.

Выровняйте шапку таблицы:

1. Увеличьте высоту второй строки - для этого, сделав активной любую ячейку второй строки, выполните команду Формат, Строка, Высота , затем в поле Высота строки диалогового окна задайте значение, например 27, и нажмите кнопку ОК. Ту же операцию можно выполнить быстрее – захватить мышью горизонтальный разделитель между номерами строк 2 и 3 ( указатель мыши должен изменить свой вид) и протащить его немного вниз.

2. Установите другой формат для заголовков столбцов. Для этого сначала выделите диапазон ячеек А2:F2, затем выполните команду Формат, Ячейки и на вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам. Задайте значение по центру для выравнивания по горизонтали и значение по верхнему краю для выравнивания по вертикали и нажмите кнопку ОК.

3. Увеличьте высоту первой строки аналогично тому, как это было сделано для второй строки.

4. Сделав активной ячейку А1, выделите диапазон А1:F1, затем выполните команду Формат, Ячейки и на вкладке Выравнивание задайте значение по центру выделения для выравнивания по горизонтали и значение по центру для выравнивания по вертикали. Затем можно изменить шрифт заголовка. Для этого в том же диалоговом окне на вкладке Шрифт выберите начертание полужирный курсив, размер 12 и нажмите кнопку ОК.

Многие из перечисленных выше действий можно было выполнить, используя кнопки панели инструментов Форматирование .

Автозаполнение. При заполнении первого столбца таблицы воспользуемся очень удобным средством Excel - автозаполнением. Введем в ячейку А3 число 1, а в ячейку А4 – число 2. Выделите диапазон А3:А4, затем подведите указатель мыши к маленькому черному квадратику в правом нижнем углу диапазона – указатель примет форму черного крестика, захватите этот угол и, не отпуская кнопку мыши, протяните указатель на две ячейки вниз и отпустите кнопку мыши. Первый столбец таблицы заполнится числами от 1 до 4. Перед началом автозаполнения мы занесли данные в две ячейки, чтобы Excel мог вычислить шаг, на который будут отличаться значения в столбце. Если нужно заполнить столбец (или строку) одним и тем же числом, то перед протягиванием указателя достаточно заполнить только одну ячейку.

Заполним второй столбец таблицы названиями фирм. Далее заполним первые четыре строки в третьем, четвертом и пятом столбцах в соответствии с рис.1.

В последнем, шестом, столбце должны находиться числа, полученные как разность между соответствующими значениями четвертого и пятого столбцов D3-E3( Долг = Сумма в счете – Сумма оплаты).Чтобы числа в шестом столбце вычислялись автоматически на основе данных в четвертом и пятом выполним автозаполнение для оставшихся трех ячеек этого столбца, т.е. протащим вниз на три ячейки маркер автозаполнения из правого нижнего угла ячейки F3. Обратите внимание, что при автозаполнении Excel изменяет адреса в формулах заполняемых ячеек. При вводе формулы сначала вводиться знак “=”.

Автосуммирование. Заполним последнюю строку с итоговыми суммами. Для этого достаточно два раза повторитьследующие действия: сделать ячейку, в которую будет вводиться сумма, активной, затем нажать кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная и клавишу ОК. В ячейку F7 аналогично тому, как это делалось ранее, введем формулу = D7-Е7.

Чтобы отформатировать таблицу “ начисто“, нужно:

1. Произвести выравнивание данных в первом столбце (горизонтальное выравнивание “по центру“).

2. Подправить ширину столбцов А- F (если это не было сделано в процессе ввода данных).

3. В заголовке четвертого столбца (Сумма в счете) перенести предлог “в“ из первой строки во вторую (нажать <Alt>+ <Enter>).

4. Прорисовать границы ячеек таблицы (выделив сначала таблицу и выбрав нужный вариант из раскрывающейся палитры Границы на панели инструментов Форматирование).

5. Убрать линии сетки рабочего листа (команда Сервис,Параметры, снять флажок сетка на вкладке Вид).

6. Задать денежный формат для ячеек последних трех столбцов таблицы – для этого следует выделить D3:F7, затем выполнить команду Формат, Ячейки и на вкладке Число выбрать в качестве числового формата Денежный.

Теперь изменим таблицу в соответствии с рис.2. Введите в таблицу еще два столбца: Дата счета и Дата оплаты. Для этого сначала вставьте пустые столбцы перед столбцами Сумма в счете и Сумма оплаты (команда Вставка,Столбцы), затем введите заголовки новых столбцов Дата счета и Дата оплаты и заполните столбцы так, чтобы получилась таблица как на рисунке 2.

При внесении данных можно использовать следующие несложные приемы:

1. Новую строку лучше вставлять не в самый конец таблицы, перед итоговыми суммами, а на одну строку выше ( команда Вставка, Строки ).

2. Повторяющиеся названия фирм лучше копировать из строк, где они встречались ранее или использовать автоввод – чтобы в дальнейшем при подведении итогов исключить неправильное суммирование данных по данной фирме из-за случайного расхождения в написании ее названия.

Полученная таблица уже больше соответствует реальному журналу счетов . Обратите внимание, как в ней отображена информация о счетах, оплата которых производится не за один прием, а несколькими платежными поручениями – при повторном вводе “сумму в счете” приходится делать равной нулю (иначе получатся неправильные итоговые суммы).