3. Кассовые операции с подотчетными лицами в иностранной валюте.

Направление работника в командировку за границу оформляется приказом руководителя. Командировочное удостоверение в данном случае не оформляется и отметки о пребывании в месте командировки не проставляются. Время пребывания работника в командировке определяется по отметкам пограничников (таможни) в загранпаспорте командированного сотрудника.

На основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку за границу составляется смета планируемых командировочных расходов, которые могут быть как в рублях, так и в иностранной валюте.

Снятие иностранной валюты или дорожного чека на командировочные расходы осуществляется на основании заявки Клиента с текущего валютного счета в уполномоченном банке не ранее чем за 10 дней до даты отъезда командируемого в зарубежную командировку. Одновременно выдается справка по форме № 0406007 на имя каждого командируемого или на имя старшего группы, которые учитываются Клиентом в отдельном журнале и хранятся в кассе.

Заявка оформляется на основании приказа о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой Клиентом по категориям командируемых, и приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ с указанием фамилии, имени и отчества, предполагаемой даты выезда, даты возвращения или срока командировки, страны и предоставляется в 2 экземплярах (копия и оригинал) в уполномоченный банк.

Если командировка не состоялась, неиспользованная иностранная валюта в полном объеме вместе со справкой должна быть возвращена в уполномоченный банк в течение пяти рабочих дней с момента снятия указанных средств и зачислена банком на текущий валютный счет Клиента.

Неизрасходованные дорожные чеки подлежат выкупу их у предприятия банком с зачислением иностранной валюты в безналичном порядке на текущий валютный счет предприятия.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так как сотрудникам, направляемым в зарубежную командировку, выдаются денежные средства в иностранной валюте и в рублях, то расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте следует отделить от расчетов в рублях. Для этого к счету 71 могут быть открыты два субсчета: 71-1“Расчеты с подотчетными лицами в рублях” и 71-2“Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте”.

При этом также разделяются и кассовые операции (счет 50 “Касса”): на одном субсчете ведут учет движения наличных денежных средств в рублях, на другом – в валюте.

Рассмотрим отражение курсовой разницы в бухучете на конкретном примере.

Пример ООО «Одуванчик» 27 сентября 20__ года получило в банке 2000 долл. США для оплаты командировочных расходов. Официальный курс долл. США, установленный Центральным банком РФ, составил (цифры условные): – на день оприходования валюты в кассу – 26,73 руб./USD; – на день выдачи под отчет 28 сентября – 26,79 руб./USD; – на 30 сентября 20__ года (дату составления отчетности) – 26,75 руб./USD. Бухгалтер-кассир ООО «Одуванчик» сделал следующие записи: 27 сентября 20__ года Дебет 50 субсчет «Доллары США» Кредит 52 – 53 460 руб. (2000 USD x 26,73 руб./USD) – оприходована наличная валюта; 28 сентября 20___ года Дебет 50 субсчет «Доллары США» Кредит 91-1 «Прочие доходы» – 120 руб. ((26,79 руб./USD – 26,73 руб./USD) x 2000 USD) – отражена положительная курсовая разница. Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Доллары США» – 50 901 руб. (1900 USD x 26,79 руб./USD) – выдана наличная валюта под отчет; 30 сентября 20__ года Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 50 – 4 руб. ((26,79 руб./USD – 26,75 руб./USD) x (2000 USD – 1900 USD)) – отражена отрицательная курсовая разница.

«Движение» валюты

В бухгалтерском учете движение наличной иностранной валюты в кассе отражается следующими проводками: Дебет 50 Кредит 52 – получена с текущего валютного счета и принята к учету в кассу наличная иностранная валюта; приняты к учету дорожные чеки по номиналу; Дебет 50 Кредит 91-1 – отражена положительная курсовая разница по остатку валюты в кассе; Дебет 91-2 Кредит 50 – отражена отрицательная курсовая разница по остатку иностранной валюты в кассе; Дебет 52 Кредит 50 – сдана наличная иностранная валюта в уполномоченный банк.

Для того чтобы избежать лишних записей, которые возникают при переоценке валюты, можно порекомендовать предприятиям способ, который будет давать некоторые преимущества. А именно: выдавать наличную валюту из кассы подотчетным лицам в день поступления денежных средств из банка, а так же сдавать в банк наличную валюту в день ее возврата подотчетными лицами.

Осторожно Согласно статье 15.1. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций для организации составляет от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц – от 4000 до 5000 рублей.