7. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. 

7.2 Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами. 

Приклад 

ПОГОДЖЕНО 

1,5 

1 Голова Державного комітету статистики України 

2 

Підпис Ініціал(и), прізвище 

1,5 

Дата 

7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. 

7.5 Назву виду документа друкують великими літерами. 

7.6 Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади. 

7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). 

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. 

7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа: 

• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 

• 92 мм - для реквізиту «Адресат»;

• 104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»; 

• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»; 

Не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

7.9 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.

7.10 Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

7.11 Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша (75 років).

Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

7.12 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

16