Должностные обязанности сотрудников.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий обязанности, ответственность и права работников компании на соответствующей должности.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель отдела или его заместитель для своих подчиненных и согласовываются с юристом. Должностные инструкции руководителей отделов утверждает директор организации. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя отдела, третий - отдается под роспись работнику.

Составлять должностные инструкции для сотрудников частных компаний не является обязательным. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений. Однако наличие должностных инструкций повышает эффективность любой компании или организации исключает сбои в работе и авралы позволяет руководителю не переделывать работу за подчиненными, снижает конфликтные ситуации и вредительство со стороны персонала и возможность заменить любого сотрудника в любое время.

Однако не все должностные инструкции повышают эффективность компаний, должностная инструкция должна быть максимально конкретной и краткой, в объеме двух трех листов машинописного текста, иначе очень объемную инструкцию тяжело запомнить и соответственно невозможно выполнить. Сегодня должностную инструкцию необходимо рассматривать не как юридический документ, а как технологию (последовательность действий) как стандарт, обязательный к выполнению сотрудником.

Приведем пример из инструкции клиент менеджера: «Принимает, оформляет и передает в отдел продаж заказы от собственных клиентов». Пункт инструкции не конкретный, непонятно, как и где принимает заказы, как оформляет заказы, кому передает заказ сколько заказов необходимо оформлять. Сотрудник, выполняя такую инструкцию, постоянно должен додумывать свои действия за руководителя. Возникающие ситуации в работе будут создавать много неопределенностей и сотрудник в этих неопределенностях не сможет принимать решения, которые удовлетворят руководителя, так сотрудник не знает, каких решений хочет руководитель. Более правильной будет фраза: «Выезжает в офис клиента и оформляет соответственно установленной форме №7 заказ, который передает менеджеру отдела продаж Ивановой В.П. в 15-00 в день заказа. Чем более конкретна и продумана до мелочей инструкция, тем эффективней работает компания тем меньше проблем и не штатных ситуаций.

Еще один пример не идеальной инструкции: «Консультирует и при необходимости проводит мерчандайзинг у клиентов» А когда возникнет необходимость в проведении марчандайзинга? По мнению ленивого сотрудника, эта необходимость не возникнет никогда. Важно отметить, что неконкретные, расплывчатые, двоякие, неточные должностные инструкции позволяют уклоняться от выполнения должностных обязанностей сотрудникам.

Пример идеальной инструкции для землекопа. Необходимо выкопать восемь ям под металлические столбы для установки ограждений от угла цеха №23 до стены цеха №24. Для работы тебе потребуется лом, штыковая и совковая лопата, рулетка длиной 5 метров для измерений, перчатки. Инструмент получаешь и сдаешь кладовщику Петровой А.М. в цехе №7. Каждая яма должна быть 50 сантиметров в длину и ширину, и 80 сантиметров глубиной, эти размеры могут колебаться на три сантиметра в большую или меньшую сторону. Начинать копать ямы необходимо от стены цеха №24, первая яма отстает от стены цеха на 30 сантиметров, расстояние между ямами 4,5 метра. Грунт необходимо размельчать ломом и вытаскивать лопатой. Стоя лицом к стене цеха №24 грунт необходимо отбрасывать в кучу с право от ямы около 10 сантиметров от края ямы. Работу необходимо выполнить за два рабочих дня.

После того как руководитель выдал сотруднику подробную инструкцию, требуется только полное соблюдение данной инструкции сотрудником. Если в процессе работы по инструкции выясняется, что в инструкции есть недостатки или она устарела, сотрудник сообщает об этом руководителю, в инструкцию вносятся изменения, но только с согласия руководителя и исполнителя. Если исполнитель не согласен на выполнение данной инструкции, то выясняются причины несогласия и альтернативные предложения для решения проблемы вызвавшей необходимость изменения инструкций.