Основні етапи процесу мво та його недоліки

Процес МВО складається з кількох важливих етапів, кожний з яких, у свою чергу, включає здійснення кількох кроків.

•  Встановлення цілей (формування довгострокових цілей, стратегій організації, розробка конкретних загальноорганізаційних цілей, визначення дивізіональних та групових цілей, індивідуальних цілей)

•  Планування ідеї (ідентифікація ідей для досягнення цілей, встановлення взаємозв’язків між цілями, делегування повноважень та визначення відповідальності за виконання дій, визначення часу необхідного для виконання дій та ресурсів)

•  Самоконтроль (систематичне відстеження та оцінка ходу досягнення цілей самими працівниками без зовнішнього втручання)

•  Періодична звітність (оцінка процесу досягнення цілей керівником, оцінка досягнення загальної мети та посилення впливу)

Перший етап - розробка цілей. Після розробки вищим керівництвом довгострокових і короткострокових цілей для організації і для себе індивідуально, ці цілі формулюються для робітників наступного нижчого рівня по ланцюгу команд. Коли здійснюється процес розробки цілей, необхідний двосторонній обмін інформацією, щоб забезпечити розуміння кожною людиною його конкретних цілей. Крім вияснення очікуваних результатів роботи, двосторонній обмін інформацією дозволяє підлеглим повідомити керівникам, що вони потребують для досягнення встановлених цілей.

Другим етапом процесу управління за цілями являється планування дій. Етап планування дій розбивається на шість стадій:

1. Визначення основних задач і заходів, необхідних для досягнення цілей.

2. Встановлення взаємозв’язків, які мають визначаюче значення, між основними видами діяльності. Це, по суті, пов’язано з вивченням операцій с загальних позицій та створенням календарного плану їх виконання в потрібній послідовності.

3. Уточнення ролей й взаємозв’язків та делегування відповідних повноважень для виконання кожного виду діяльності.

4. Оцінка витрат часу для кожної основної операції й підоперації.

5. Визначення ресурсів, необхідних для кожної операції. Суттєве значення для керівництва має визначення витрат на досягнення цілей до початку практичної реалізації плану. Потреби в ресурсах звичайно визначаються і розподіляються за допомогою укладання бюджету.

6. Перевірка строків і корегування планів дій. Після обговорень з підлеглими й іншими керівниками часто необхідно корегувати план дій так, щоб зробити його більш реалістичним. Строки закінчення робіт можуть бути перенесені, ресурси збільшені або зменшені, графіки завдань переглянуті.

Етап перевірки і оцінки наступає після закінчення встановленого періоду часу. Його задачею являється визначення рівня досягнення цілей. Виявлення проблем, визначення причин цих проблем, виявлення індивідуальних потреб й винагорода за ефективну працю.

Останній етап процесу управління за цілями - прийняття корегуючих заходів. Розуміючи, що цілі не були досягнуті, й переконавшись, що керівництво точно встановило причину, необхідно вирішити, які застосувати заходи для корегування відхилень. Якщо встановлено, що поставлені цілі були нереальними, рівень очікуваних результатів роботи все ж може бути знижувати не потрібно тому, що, можливо, причина невдачі пов’язана не з робітником, а з іншим фактором організації, наприклад, структурою, задачами або технологіями. Якщо це так, то ці фактори повинні бути змінені в потрібну сторону. Якщо цілі були досягнуті, то процес управління за цілями може початися з початку - з встановлення цілей на наступний період.

Процес МВО допомагає опрацювати ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Оптимізація організаційної структури управління організацією. Завдяки використанню МВО чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації. Забезпечення цілеспрямованої мотивації працівників.

Почуття особистої зацікавленості працівників у результатах діяльності виникає внаслідок особистої участі у процесі встановлення власних цілей, можливості “докласти” в них свої ідеї, знання сфери своєї компетенції та отримання допомоги від начальника.

Ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Серед недоліків цієї концепції: складність кількісного визначення цілей діяльності певних робіт. Імовірність витоку інформації за умов доведення цілей до кожного підлеглого та ін.

Керівникам іноді важко встановлювати кількісно визначені цілі діяльності для кожного підлеглого. Вищим керівникам не завжди вигідно доводити цілі до кожного підлеглого.

Отже, говорячи про переваги та недоліки управління за цілями, можна підсумувати:

Переваги МВО:

1.  Оптимізація організаційної структури управління організацією. Завдяки використанню МВО чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації.

2.  Забезпечення цілеспрямованої мотивації працівників. Почуття особистої зацікавленості працівників у результатах діяльності виникає внаслідок особистої участі у процесі встановлення власних цілей, можливості “докласти” в них свої ідеї, знань сфери своєї компетенції та отримання допомоги від начальника.

3.  Ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Недоліки МВО:

1.  Складність кількісного визначення цілей діяльності певних робіт.

2.  Імовірність витоку інформації за умов доведення цілей до кожного підлеглого.

3.  МВО вимагає:

•  встановлення короткострокових цілей;

•  значної бюрократії;

•  високої кваліфікації персоналу.

MBO як один із засобів мотивації персоналу

Одним з методів управління і мотивації персоналу є МВО. Розглянемо стандартні проблеми, що виникають у багатьох організаціях в процесі управління персоналом:

1. Відсутність у працівника будь-якої мотивації для підвищення ефективності його власної роботи й роботи фірми в цілому. Фіксований оклад не є гарним засобом мотивації. Якщо людина, працюючи трохи більше або трохи менше, буде отримувати одні і ті ж гроші, то він буде працювати менше. Елементи суб'єктивного преміювання (раз на квартал / рік по оцінці безпосереднього керівника), не працюють так добре, як би хотілося . Системи штрафів, що є присутнім у деяких організаціях, скоріше демотивують співробітника, закликаючи його формально задовольняти деякі критерії. Якщо заздалегідь відомо, що критерії є важкодосяжними, то про ефективну роботу колективу можна забути.

2. Незнання співробітником тих завдань, які потрібно йому вирішити. Як правило, це відбувається в ситуації, коли цілі самої організації непрозорі для всіх співробітників. Якщо є проблеми в топ-менеджменті, то це позначиться на роботі всієї компанії. Наявність посадових інструкцій - це тільки формальна частина, вона описує загальне коло обов'язків, але не може містити в собі підтримку розвитку організації.

3. Інертність по відношенню до змін. Якщо змінюються цілі організації, рядовий співробітник може цього й не зрозуміти. Продовжувати рухатися далі в старому напрямку. Продовжувати рухати за собою відділ. Іноді, цей рух - у зовсім протилежному напрямку.

4. Закритість комунікацій між відділами. Організація повинна працювати як єдиний організм. Кожен повинен виконувати власні функції й допомагати виконувати функції іншим відділам. В ідеалі система повинна бути самоскоординованою на всіх рівнях. Це забезпечить швидке реагування на проблеми й ефективний пошук рішень.

5. Складність аналізу результатів. Якщо сформовано загальний план і він не виконується, то знайти «вузьке» місце може бути складно. Коли винуватих більше одного - винуватих немає. До того ж, коли ж план виконується, то знайти «вузькі» місця й підвищити ефективність ще складніше.

Ці проблеми звичайно не можна вирішити всі відразу й швидко. Як правило, люди не люблять зміни, тому зміни, які потрібні для MBO, не пройдуть безболісно. Спочатку дії даного методу мотивації люди можуть ставитися до нього з недовірою. Але це пройде відразу ж після першого періоду. Комусь це може не сподобатися, але нові вимоги зрозуміють всі. Надалі розглянемо сутність даного методу, основні переваги та недоліки, процес його впровадження та вплив на вирішення вище поставлених проблем. Метод МВО поширений в західному менеджменті, але не набув широкого застосування в Україні. Ідея управління за цілями належить прихильнику системного підходу П. Друкеру, який вперше запропонував цей термін в праці «Practice of management» (1954 р.). «Управління за цілями» - це систематичний і організований підхід, що дозволяє менеджменту фокусуватися на досягненні цілей і домагатися найкращого результату за допомогою доступних ресурсів. Даний метод базується на тому, що на початку періоду (місяць, квартал) організації, підрозділам, відділам, співробітникам встановлюються чіткі завдання, від яких залежить їх премія. Цілі і завдання виставляються за принципом SMART:

· Specific - специфічні для організації / підрозділу / співробітника;

· Measurable - вимірні (визначити метрики для підрахунку продуктивності);

· Achievable - досяжні, реалістичні;

· Result-oriented - орієнтовані на результат, не на зусилля;

· Time-based - встановлювати тимчасові вимоги для цілей.

Цілей не повинно бути багато на кожному рівні. Оптимальним вважається кількості 3-5 основних цілей. По закінченню періоду проводиться підрахунок, наскільки досягти цілей. І від цього залежить преміальна частина. Процес управління на основі встановлення цілей можна представити у вигляді послідовності чотирьох етапів:

1. Визначення цілей. Це найскладніший крок у цільовому управлінні. Цілі мають бути конкретними та реальними, передбачати чітке кількісне завдання та часові межі, розподілення повноважень. Цілі можуть, за необхідності, мати кількісний та якісний вимір.          2. Розробка планів дій. План дій визначає конкретні кроки діяльності, необхідні для досягнення окресленої цілі. Плани дій розробляються і для окремих працівників, і для підрозділів.

3. Контроль за процесом досягнення цілей. Для переконання в тому, що плани виконують належним чином, необхідно підсумовувати періодичні результати. Це можна здійснювати неформально між менеджерами та підлеглими через певні проміжки часу для того, щоб побачити, наскільки успішно досягається окреслена мета і чи необхідні корективи.

4. Оцінка загальних результатів діяльності. Останнім кроком цільового управління є детальна оцінка досягнення цілей і окремих працівників, і підрозділів у цілому. Успішність досягнення конкретних цілей - елемент оцінки загальних результатів діяльності організації та закладає основу визначення цілей на наступний період. Цільове управління повторюється знову з першого кроку, тобто цикл планування відновлюється.

До переваг цільового управління можна віднести: об’єднання зусиль менеджерів і працівників для досягнення спільної мети; діяльність поліпшується на всіх рівнях організації; мотивується досягнення цілей; цілі підрозділів та окремих працівників збігаються з цілями організації , що сприяє їхньому досягненню.

Недоліками цього підходу є: складнощі постійних змін середовища; небезпека заміни стратегічних цілей оперативними; суперечності централізації прийняття рішень з намаганнями підлеглих; забагато паперової роботи.

Розглянувши сутність методу управління за цілями, етапи процесу його реалізації, основні переваги та недоліки, зазначимо його вплив на вирішення вищепоставлених проблем.

1. «Погана мотивація персоналу». Співробітники будуть орієнтовані на результат, необхідний компанії. І вони будуть намагатися його досягти і перевиконати.

2. «Незнання цілей та завдань». Цілі визначено ясно на самому початку роботи. Відомі загальні завдання та персональна відповідальність.

3. «Інертність до змін». При зміні цілей компанії (природно, не в середині періоду) відповідно змінюються завдання кожного відділу і кожного співробітника.

4. «Закритість відділів». Зараз всі орієнтовані на виконання загальної задачі і видно, від кого залежить виконання даної частини, як це вплине на результат.

5. «Складність аналізу». Всі цілі побудовані за принципом SMART і аналіз досить простий.

Отже, управління за допомогою встановлення цілей – це метод планування, за допомогою якого менеджери визначають цілі для кожного підрозділу, проекту та особи і керуються ними для коригування подальшої діяльності. Відмінність методу – перетворення загальних цілей на специфічні, яких мають досягти окремі підрозділи чи працівника організації. Використання методу МВО підвищить ефективність системи менеджменту організації та допоможе вирішити певні проблеми управління та мотивації персоналу. 

.