Тема 2.1. Етикет писемного мовлення

Писемне мовлення – це універсальний засіб спілкування людей, воно переважно монологічне, має свої лексичні й стилістичні особливості, відповідну граматичну будову тексту. За допомогою писемної мови, думки і почуття передаються від покоління до покоління. Писемне мовлення обслуговує невизначену кількість людей. Одиницею писемного мовлення є текст, що поділяється на абзаци, логічно пов’язані один з одним. Особливість писемного ділового мовлення полягає в тому, що адресант має можливість перечитати написане, виправити, поліпшити текст.

У писемному мовленні текст є посередником між адресантом і адресатом, тому від гармонійності, виразності, охайності тексту, від дотримання етикетних норм спілкування залежатиме успішність справи. Етикет писемного мовлення – це правила оформлення документа, що передбачають, з одного боку, знання мови, а з іншого вміння спрогнозувати ситуацію, передбачити реакцію адресата на текст. Для створення писемного ділового тексту є більше часу, а отже і можливостей для його опрацювання і це компенсує відсутність супровідних (паралінгвістичних) засобів розмовного мовлення (інтонація, жести, міміка) засобами лексики, синтаксису. Писемне мовлення відзначається більшою регламентацією мовних засобів, особливо в галузі лексики. У мові достатньо синонімів з нейтральним забарвленням, які здатні замінити один одного у діловому тексті.

Фактично ми мислимо та говоримо тестами. Текст – це реальна одиниця мовлення, важливе лінгвістичне поняття складне багатостороннє та багатошарове утворення. У ньому поєднуються усі відомості про мову і мовлення. Тому немає необхідності доводити важливість їх вивчення.

Писемна комунікація – електронні листи, записки, повідомлення, листи, звіти, документи вільної форми. Характер писемного мовлення багато в чому відзначається особливими умовами спілкування. Найосновніша з них – це відсутність адресата в момент комунікації. При підготовці тексту документа необхідно враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль в діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість документації.

В усному мовленні все простіше, оскільки реальна життєва ситуація є одним з найважливіших чинників, що визначає процес спілкування, вона полегшує і спрощує комунікацію.

Точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають документи, в яких викладається прохання, запит, формулюється претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та інше. Людина, укладаючи такі тексти, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдосконаліший і найпереконливіший засіб мови.Нормативність ділових паперів зумовлюється також і тим, що тут спілкування з уявним читачем документа це – односторонній опосередкований контакт.

Який вимагає особливої логічної виразності від тексту, дбайливого, ретельного добору мовних засобів, і тут у пригоді можуть стати готові форми висловлювання (готові мовні кліше: до Вашого відома, з Вашого дозволу, ми, що нижче підписалися, як зазначено вище), вплив яких на читача давно перевірений.

У ділових виступах у звертанні до офіційної особи використовують офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний.

Значення мовленнєвого етикету є особливо важливим при укладенні документів низького рівня стандартизації: доповідних, пояснювальних листів-відповідей, листів-прохань, листів-вимог, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та окремими особами. Так, наприклад, щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну: “Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції”. “Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені”.

Ситуації, в яких проявляється службовий етикет, так багато, що не можливо їх усіх передбачити і дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і об’єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлювання, який сприятиме налагодженню ділових контактів між організаціями, підприємствами, установами, окремими людьми. Так, наприклад, лист-відмову можна почати з констатації відмови, а можна перш, ніж сформулювати відмову, пояснити чим вона викликана. При написанні ділового листа слід пам’ятати, що очікуваний результат може бути підказаний, а не нав’язаний адресатові. У листах-відповідях завжди вказується номер, дата отримання, тема листа, на який відповідають.

Етикет проявляється і в практиці підписання ділових паперів, що вимагає дотримання субординації: відповідь на лист, підписаний директором, також має бути підписана директором. Займенник Ви і всі його варіанти повинні писатися з великої літери. Лист, адресований окремій людині, а не організації чи установі, доречно закінчити словами з подякою, пошаною.

Мовленнєвий етикет документа не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість. Він повинен пронизувати увесь діловий папір: від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту. Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи й особистої культури його автора. Якщо документи мають неохайний вигляд, то це свідчить про низьку культуру.

Якість тексту, його виразність і гармонійність залежать від багатьох чинників:

структури мовлення: поділ на розділи, підрозділи, абзаци;

характер зв’язку між окремим реченнями

типу тексту (опис, розповідь, роздум тощо);

приналежність до того чи іншого функціонального стилю,

кількості учасників (монолог, діалог, полілог);

індивідуальної манери мовця.

Наявність усної та писемної форм вираження

Літературна мова має усну і писемну форми вираження. Обидві форми використовують ті самі літературні норми але кожна має свої особливості. Це пов’язано з призначенням: усна форма розрахована на слухача, писемна на читача. Форми відрізняються способом передавання мовлення. Усна форма пов’язана з вимовою звуків і їх акустичним сприйняттям; писемна з графічним відображенням мовлення і читанням.

Усна і писемна форми літературної мови

усне мовлення писемне мовлення

- первинне - вторинне

- діалогічне, монологічне, - монологічне

- полілогічне

- розраховане на слухача - графічно оформлене

- часто не підготовлене заздалегідь - пов’язане з попереднім обдумуванням

(можлива імпровізація)

- передбачає живе спілкування - передбачає попередній відбір фактів

та їх мовне оформлення

- інтонаційно оформлене, - чітке підпорядкування мовних засобів

супроводжується мімікою жестами стилю і типу мовлення

- чітко індивідуалізоване - повний і ґрунтовний виклад думки

- емоційно і експресивно забарвлене - поглиблена робота над текстом

- допускає використання повторів, - редагування і сомоаналіз написаного

зіставлень, тропів, фразеологізмів

Способи наближення писемного мовлення до усного

Часто виникають ситуації, коли заздалегідь підготовлений письмовий текст треба озвучити, тобто подати як вид усного мовлення, щоб це зробити треба:

1. Замінити довгі речення короткими.

2. Використовувати звертання до слухачів

3. Вживати вставні слова, які допомагають підпорядковувати послідовність викладу думок (по-перше, по-друге), висловлювати власну оцінку повідомлюваного (на нашу думку).

4. Ставити прямі і непрямі запитання, давати відповіді на них.

5. Робити паузи між частинами тексту, щоб слухачі могли осмислити почуте.

6. Не вживати надмірно слів іншомовного походження.

7. Виділити в тексті місця, які обов’язково слід переказувати.

8. Замість віддієслівних іменників вживати дієслова свідчення – може свідчити.

9. Не перевантажувати текст цифрами.