Лабораторная работа № 2. Работа с папками

Цель – формирование профессиональных компетенций: способность эффективно использовать информационные системы управления документооборотом; получение навыков создания и изменения статуса папок в системе NauDoc.

Задание 5. Необходимо в режиме Администратор в папке Компании^* создать папку с названием фирмы («N⁵ и Ко»). Далее в ней создать папку для хранения финансовых документов фирмы, под названием Финансовые документы (рис. 34). Папка должна быть доступна для чтения и редактирования только работникам финансового отдела и директору.

Рис. 6. Окно панели навигатора

Последовательность действий:

1. Создать папку с названием фирмы.

2. В папке с названием фирмы необходимо создать папку Финансовые документы.

3. Назначить групповые права доступа к этой папке финансовому отделу, группа «Финансовая группа N⁶».

4. Назначить персональные права доступа к этой папке Директору.

Для того, чтобы создать новую папку, необходимо:

1. Первый способ: нужно воспользоваться кнопкой Новая папка на панели инструментов NauDoc.

2. Второй способ: в правом верхнем углу блока основного содержания в раскрывающемся меню Новый объект нужно выбрать тип объекта Папка и нажать кнопку Создать.

3. В обоих случаях на экране появится форма регистрации новой папки.

4. В форме регистрации новой папки нужно обязательно заполнить поле Заголовок, также рекомендуется заполнить поле Описание – это упростит поиск нужной папки, если дерево папок сильно разрастется.

Для того, чтобы обеспечить групповые и персональные права на папку, необходимо:

1. Убедиться, что пользователь имеет права Редактора.

2. Для входа в форму Назначение прав доступа к папке нужно воспользоваться кнопкой Контроль доступа на панели инструментов NauDoc (рис. 35) .

Рис. 7. Кнопка Контроль доступа

3. В окне Контроль доступа первоначально задать групповые права доступа для пользователей, объединенных в группу «Финансовая группа N». В таблице (рис. 36) в строке названия группы установить галочки на значения Читатель, Писатель, Автор нажать кнопку Сохранить.

Рис. 8. Область настройки групповых прав доступа

4. Далее в этом же окне задать персональные права доступа (рис. 37). В списке выбора пользователей выбрать Директора и нажать на кнопку >>. Затем в списке ролей пользователя выбрать роль Редактора и нажать кнопку Выдать персональный доступ.

Рис. 9. Область настройки персональных прав доступа

В NauDoc используется гибкая система разграничения доступа. Управление правами доступа осуществляется на основе стандартных ролей – Редактор, Писатель, Автор и Читатель (табл.3).

Таблица 2.

Полномочия прав доступа для ролей пользователей

Полномочия	Редактор	Писатель	Автор	Читатель
Создание новых папок	+	–	–	–
Назначение прав доступа	+	–	–	–
Создание документов	+	+	+	–
Редактирование документов	+*	+*	+**	–
Удаление документов	+	+*	+**	–
Чтение документов	+	+	+**	+
Создание комментариев к документам	+	+	+**	+
Смена владельца документа	+	–	–	–

 * – документы, владельцем которых является пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»;

** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.

Задание 6. Самостоятельно создать группу пользователей «Продажи N⁷» и включить в нее следующих пользователей: директор, старший менеджер отдела маркетинга, менеджер финансового отдела, менеджер по продажам, руководитель отдела маркетинга, менеджер отдела маркетинга.

Задание 7. В папке вашей компании создать папку Продажи, выдать доступ для входа в нее группе пользователей «Продажи N».

Задание 8. Было обнаружено, что в папке Финансовые документы одним из сотрудников бухгалтерии перепутаны конечные суммы в отчетах за период и созданы несоответствующие действительности документы. Существует опасность того, что другие работники бухгалтерии смогут создать неверные финансовые документы на основе ошибочных данных. Необходимо временно заморозить папку, пока ошибка не будет найдена и исправлена.

Последовательность действий:

1. Изменить статус папки на Замороженная, тогда изменение, добавление и удаление документов внутри папки будет запрещено.

2. Когда ошибку исправят, можно будет вновь изменить статус папки на Редактируемая.

3. Изменить статус папки на Редактируемая.

Ключ к заданию:

Сразу после создания папки вы автоматически переходите в нее. Вновь созданная папка не содержит документов (вместо списка документов указано Папка пуста).

Любая папка в системе NauDoc может иметь один из трех основных статусов: Редактируемая – возможно создавать, изменять и удалять документы внутри этой папки. Замороженная – изменение, добавление и удаление документов внутри папки запрещено, но есть возможность изменить статус папки на «Редактируемая». Фиксированная – папка недоступна для изменений, статус папки неизменяем. Статус папки отображается в правом верхнем углу рабочей области. Сразу после создания папка получает статус Редактируемая (рис. 38).

Рис. 10. Окно содержания папки

Для того, чтобы изменить статус папки, необходимо:

1. Изменить статус папки можно в раскрывающемся меню Статус, которое находится на панели инструментов. Например, со статуса Редактируемая на статус папки Замороженная.

2. Изменить статус папки может только Редактор папки (в нашем случае – это Директор).

После того, как статус папки изменили на Замороженную, для возобновления работы в ней необходимо изменить статус на Редактируемая.