Специальные события в связях с общественностью.

Специальные события чрезвычайно важны — как для создания имиджа фирмы, так и для продвижения ее продукции и брэнда на рынок. Современные интегрированные коммуникации брэнда невозможны без массовых мероприятий. Это серьезное дело имеет свои законы и правила, знание которых помогает использовать рекламный бюджет наиболее эффективным образом.

Механизм реализации - презентации, конференции, выставки, шоу, имиджевые мероприятия, клубные вечеринки. Презентации зачастую играют важную роль в продвижении новых товаров, особенно в торговых центрах или на общественных мероприятиях, которые привлекают желаемую аудиторию. К работе привлекаются специалисты из различных областей, такие как: маркетологи, копирайтеры, дизайнеры, звукооператоры.

Проводятся следующие работы: изучение предметной области (продукта, услуги, технологии и т.д.). разработка текстов, девизов, основных акцентов и фокусировок, разработка дизайна презентации и промороликов, разработка звукового сопровождения. Выставки - один из наиболее эффективных способов преподнести свою продукцию для потенциальных потребителей. Это шанс продемонстрировать свою продукцию или услуги в лучшем виде непосредственно перед своей целевой аудиторией.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных мероприятий: решение всех организационных вопросов, связанных с участием в выставке; контроль за доставкой, монтажом и демонтажем конструкций стенда и экспонатов; подбор места и варианта выставочного стенда; разработка концепции выставочного стенда; разработка концепции рекламно-сувенирной продукции и информационного обеспечения; разработка презентационных материалов; подготовительные мероприятия по привлечению посетителей на стенд; подготовка стендистов; обеспечение работы стенда компании во время выставки; организация пресс-центра выставки.

Презентация.

В арсенале методов и средств связей с общественностью презен­тацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др. В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды: презентация нового товара или услуги; новой технологии; предприятия или его отдельного подразделения; представление нового проекта; достигнутых результатов предприятия. Главной целью презентации яв­ляются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной ауди­тории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации не­обходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности. Основными целями презентации могут быть: формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентируемом новшестве; формирование у потенциальных потребителей начального уровня знаний о ха­рактеристиках товара/проекта; стимулирование сбыта товаров/услуг предпри­ятия; формирование у фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу; развитие конструктивного сотрудничества.

Важными моментами подготовки презентации является определение места, сроков, времени и состава ее участников; заблаговременная рассылка приглашений и раз­работка схемы освещения предстоящего события в СМИ; планирование хода презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов; подготовка инфор­мационно-рекламных материалов, подарков и сувениров, развлекательных мероприятий

Представительские мероприятия в PR.

Основной разновидностью представительских мероприятий в ПР являются различные формы представительских (в отличие от текущих) приемов.

Основными разновидностями представительских приемов явля­ются: 1) дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.); 2) вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.); 3) неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ленч).

Основными целями проведения представительских приемов мо­гут быть: налаживание новых перспективных взаимоотношений с потен­циальными партнерами по бизнесу; расширение и совершенствование уже существующих инфор­мационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности; формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях: посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной обще­ственности и т. п.; проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ства представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, постав­щиков, потребителей и т. д.; подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу; наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.; наступление важного события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан­ного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

Предста­вительские приемы носят эпизодический характер и заблаго­временно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ: определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и от­дельных лиц); подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии; разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей; составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслу­живание стола; подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема; отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных филь­мов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных допол­нительных затрат со стороны организаторов приема.

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамки обычной ежедневной работы компании по организации и поддержа­нию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудник собственной службы по связям с общественностью, руководители; специалисты других внутрифирменных подразделений.

Деловые приемы.

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности, формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании.

Различают представительские и текущие приемы. Основными разновидностями представительских приемов явля­ются: 1) дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.); 2) вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.); 3) неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ленч).

Приемы обычно проводятся в следующих случаях: посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной обще­ственности и т. п.; проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ства представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, постав­щиков, потребителей и т. д.; подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу; наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.; наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан­ного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста­вительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаго­временно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Основными целями проведения представительских приемов мо­гут быть: налаживание новых перспективных взаимоотношений с потен­циальными партнерами по бизнесу; расширение и совершенствование уже существующих инфор­мационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности; формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ: определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и от­дельных лиц); подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии; разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей; составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслу­живание стола; подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема; отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных филь­мов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных допол­нительных затрат со стороны организаторов приема.

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамки обычной ежедневной работы компании по организации и поддержа­нию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудник собственной службы по связям с общественностью, руководители; специалисты других внутрифирменных подразделений.

Выставки и ярмарки в связях с общественностью.

Торговые ярмарки и выставки – весьма распространенные средства осуществления PR. Их с большим успехом можно использовать в качестве действенного средства продвижения товаров, установления контактов, обмена информацией и укрепления деловой репутации.

Выставка - один из наиболее эффективных способов преподнести свою продукцию для потенциальных потребителей. Это шанс продемонстрировать свою продукцию или услуги в лучшем виде непосредственно перед своей целевой аудиторией. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных мероприятий: решение всех организационных вопросов, связанных с участием в выставке; контроль за доставкой, монтажом и демонтажем конструкций стенда и экспонатов; подбор места и варианта выставочного стенда; разработка концепции выставочного стенда; разработка концепции рекламно-сувенирной продукции и информационного обеспечения; разработка презентационных материалов; подготовительные мероприятия по привлечению посетителей на стенд; подготовка стендистов; обеспечение работы стенда компании во время выставки; организация пресс-центра выставки.

PR-специалисты могут работать в направлении популяризации самой выставки/ярмарки, повышения имиджа ее участников, отдельных фирм и конкретной продукции. Службы PR проводят различные мероприятия и шоу как на выставке в целом, так и на отдельном стенде. Кроме сугубо рекламных акций на выставке/ярмарке и в ходе ее проведения могут проводиться PR-акции - пресс-конференции, брифинги, интервью, распространение пресс-релизов, приемы и т.д.

Главное отличие ярмарки от выставки в том, что она всегда связана с продажей широкого ассортимента товаров разных отраслей, это ее главная цель. Выставки и ярмарки служат мощным средством популяризации новых товаров и повышения престижа предприятия.