Редагування таблиць

Виділення таблиць

Перш ніж почати редагування, треба виділити потрібний елемент таблиці. Виділення елементів таблиць можна здійснювати за допомогою миші або за допомогою команд меню.

При точному влученні на верхню границю стовпця покажчик миші приймає форму стрілки. Переміщенням стрілки можна виділити один або кілька стовпців.

Таблиця 1

Способи виділення елементів таблиці

Спосіб	Виділення
Клацніть на лівому внутрішнім полі комірки	Поточна комірка
Перетягнете мишею від одної комірки до іншій	Група комірок
Клацніть на внутрішнім полі самого верхньої комірки	Стовпець
Клацніть у Поле маркировки ліворуч від рядка таблиці	Рядок
Натисніть Alt і клацніть у Поле маркировки ліворуч від таблиці	Вся таблиця

Для виділення елементів таблиці можна використовувати в меню Таблица команду Выделить (строку, столбец, таблицу, ячейку).

Вставка рядків або стовпців

Для зміни виду таблиці можна вставити або видалити рядок, стовпець або окремі комірки.

1. Виділите потрібну кількість комірок, рядків або стовпців для вставки.

2. Виберіть у меню Таблица команду Вставить, потім виберіть позицію й об'єкт вставки.

Видалення рядків, стовпців або комірок

Рядки, комірки й стовпці віддаляються в тім місці, де перебуває курсор уведення.

1. Виділите комірку, рядок(і) або стовпець(і) для видалення.

2. Виберіть Таблица, Удалить (строку, столбец, ячейку).

На додаток до функцій меню Таблица користувачі можуть також вибрати параметри з контекстного меню, викликуваного при натисканні правої кнопки миші в будь-якому місці таблиці.

Сортування даних

Зміст комірок таблиці можна відсортувати за алфавітом, по величині або по даті.

1. Виділите стовпець для сортування.

2. Виберіть у меню Таблица команду Сортировка (або натисніть кнопки Сортировать по возрастанию або Сортировать по убыванию на панелі інструментів Таблицы и границы).

3. У вікні, що відкрилося (рис. 4) виберіть тип сортування й установите потрібний параметр для рядка заголовка.

Рис. 4. Сортування даних таблиці

Форматування таблиці

Для форматування таблиць в Word доступні всі операції зміни накреслення тексту усередині таблиці, а також операції зміни зовнішнього вигляду таблиці.

Зміна ширини стовпців і висоти рядків

Існує три способи зміни ширини стовпців:

• перетягнути мишею обмежувальні лінійки між колонками;

• перетягнути маркери на координатній лінійці;

• за допомогою команд у меню Таблица.

Ширину стовпця й висоту рядка можна змінити безпосередньо в документі, перетягнувши обмежувальну лінійку стовпця в потрібне місце в таблиці. При точному влученні на розділову лінійку покажчик миші приймає форму двунаправленої стрілки -.

Таблиця 2

Зміна ширини стовпців

Операція	Результат
Перетягнете покажчик миші (у формі двунаправленої стрілки)	Ширина стовпця праворуч змінюється пропорційно; ширина таблиці не міняється
Утримуючи Shift, перетягнете покажчик миші	Ширина стовпця праворуч не міняється; ширина таблиці міняється
Утримуючи Ctrl, перетягнете покажчик миші	Ширина стовпців праворуч міняється; ширина таблиці не міняється

Найбільш точні зміни ширини стовпців і висоти рядків можна задати за допомогою меню Таблица, вибравши команду Свойства таблицы.

1. Виділите стовпці, розмір яких потрібно змінити.

2. Виберіть Таблица, потім Свойства таблицы.

3. Клацніть на закладці Столбец.

4. Уведіть значення ширини для виділених стовпців.

Рис. 4. Сортування даних

Якщо в одній або більше рядках є виділені комірки, то зміна ширини стовпця буде виконуватися тільки для цих рядків; інша ж частина стовпця мінятися не буде. Тому, змінюючи ширину стовпця за допомогою миші або меню, спочатку переконаєтеся в тім, що в таблиці немає виділених комірок, або виділите цілком весь стовпець.

Висоту рядка також можна змінити, перетягнувши нижню обмежувальну лінійку рядка в потрібне місце в таблиці. При точному влученні на розділову лінійку покажчик миші приймає форму двунаправленої стрілки.

Дуже рідко потрібно міняти мінімальну або максимальну висоту рядка, тому що звичайно вона встановлюється автоматично в міру уведення тексту.

Команда Свойства таблицы в меню Таблица на закладці Строка дозволяє змінити розміри рядків, задати режими (минимум/точно) і встановити наступні параметри (рис. 5):

• дозволити перенос рядків на наступну сторінку;

• повторювати рядок як заголовок на кожній сторінці.

Рис. 5. Закладка Строка вікна Свойства таблицы

Для виділення комірок таблиці слід натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити курсор у потрібне місце. Після цього комірки можна об'єднувати командою Таблица/Объединить ячейки (Table/Merge Cells). Команда Таблица/Разбить ячейки (Table/Split Cells) дає змогу розбити виділені або поточну комірки: у полі Число столбцов (Number of Columns) вікна Разбиение ячеек (Split Cells), що відкриється, задають кількість стовпців для розділення комірок, у полі Число строк (Number of Rows) -кількість рядків, а опція Объединить перед разбиением (Merge cells before split) призначена для задания поділу всіх виділених комірок як єдиного цілого.

Для виділення цілих рядків або стовпців таблиці, окрім проходження мишею по всіх потрібних комірках, можна скористатися й іншими способами, наприклад, командами Таблица/Выделить строку (Table/Select Row) або Таблица/ Выделить столбец (Table/Select Column), які виділяють рядки чи стовпці, що містять виділені комірки. Команда Таблица/ Выделить таблицу (Table/Select Table) виділяє всю таблицю.

Якщо у таблиці виділено рядки, то командою Таблица/ Добавить строки (Table/Insert Rows) можна вставити нові рядки, причому вставляється їх стільки, скільки було виділено перед виконанням команди, а поміщаються вони перед першим виділеним (якщо не виділено нічого, вставиться один рядок перед поточним). Стовпці вставляють аналогічно командою Таблица/Добавить столбцы (Table/Insert Column) після виділення потрібної кількості стовпців.

Окремі комірки вставляють у таблицю командою Таблица/Добавить ячейки (Table/Insert Cells) після виділення потрібної їх кількості. Ця команда відкриває вікно Добавление ячеек (Insert Cells), де треба зазначити спосіб виконання операції:

• Со сдвигом вправо (Shift cells right) - виділені комірки зсуваються вправо;

• Со сдвигом вниз (Shift cells down) — виділені комірки зсуваються вниз;

• Вставить целую строку (Insert entire row) -- вставляються рядки перед першою виділеною коміркою;

• Вставить целый столбец (Insert entire column) — вставляються стовпці перед першою виділеною коміркою.

Для вилучення виділених комірок призначена команда Таблица/Удалить ячейки (Table/Delete Cells), яка відкриває вікно, де потрібно вказати спосіб вилучення:

• Со сдвигом влево (Shift cells left) — комірки, що залишилися, зсуваються ліворуч;

• Со сдвигом вверх (Shift cells up) — комірки зсуваються вгору;

• Удалить всю строку (Delete entire row) — вилучаються цілірядки;

• Удалить все столбцы (Delete entire column) — вилучаються цілі стовпці.

Виділені рядки або стовпці можна вилучити командами Таблица/Удалить строки (Table/Delete Rows) і Таблица/ Удалить столбцы (Table/Delete Columns) відповідно. За допомогою першої команди вилучають також всю таблицю, попередньо її виділивши.

Для зміни розмірів комірок таблиці є кілька способів.

По-перше, їх можна змінити безпосередньо в таблиці за допомогою миші, наводячи курсор на розмежувальні лінії і переміщуючи їх на нові місця (причому в разі попереднього виділення комірок, на які наводять курсор, зміна ширини стосуватиметься тільки їх; слід також мати на увазі, що висота рядка під час введення в комірку тексту автоматично стає такою, щоб показати його повністю).

По-друге, розміри комірок наочно задають за допомогою лінійок форматування.

І, нарешті, третій спосіб полягає у використанні команди Таблица/Высота и ширина ячейки (Table/Cell height and Width), яка відкриває однойменне вікно з двома вкладками: Строка (Row) і Столбец (Column).

На вкладці Строка (Row):

• у полі Высота строки (Height of Row) задають висоту поточного або попередньо виділених рядків зі значень: Авто(Auto) — підбирається автоматично відповідно до розмірутексту, Минимум (At Least) — автоматично, але не менше ніж значення у полі значение (At), Точно (Exactly) — точно вказана у полі значение (At);

• у полі Отступ слева (Indent from left) задають відстань від лівого поля сторінки до рядка, причому для різних рядків можливі різні (включно з від'ємними) значення;

• опція Выравнивание (Alignment) визначає спосіб вирівнювання рядка щодо полів сторінки: по левому краю (Left), по центру (Center), по правому краю (Right), причому різні рядки можуть вирівнюватись по-різному;

• опція Разрешить перенос строк на следующую страницу (Allow row to break across page) дає змогу розділяти рядок у випадку продовження на іншу сторінку.

Кнопки Предыдущая строка (Previous Row) та Следующая строка (Next Row) призначені для переходу відповідно до попереднього та наступного рядків.

На вкладці Столбец (Column) задають параметри стовпців:

у полі Ширина столбца (Width of column) — ширину; у полі Интервал между столбцами (Space between columns) — відстань між стовпцями.

Кнопки Предыдущий столбец (Previous Column) i Следующий столбец (Next Column) призначені для переходу відповідно до попереднього та наступного стовпців, а кнопка Автоподбор (Autofit) задає автоматичне визначення ширини Стовпців залежно від розміру тексту в них.

Крім цього, за допомогою команди Выровнять высоту строк (Distribute Rows Evenly) виділеним рядкам можна надати однакової висоти, а команда Выровнять ширину столбцов (Distribute Columns Evenly) встановлює однакову ширину для виділених стовпців.

Заголовки

Для більших таблиць, які можуть займати кілька сторінок, часто необхідне дублювання заголовка таблиці на наступних сторінках документа.

1. Виділите рядок або рядки тексту, які будуть використовуватися як заголовок таблиці. Виділений фрагмент повинен включати перший рядок таблиці.

2. Виберіть команду Свойства таблицы в меню Таблица на закладці Строка установите Повторять как заголовок на каждой странице.

Word автоматично дублює заголовки таблиці на нових сторінках, що є результатом автоматичних розривів сторінок. Word не дублює заголовок при вставці вручну розриву сторінки в межах таблиці.

Дублюємі заголовки таблиці видимі тільки в режимі Разметка страницы.

Для вибору розміру таблиці, розташування на сторінці й обтікання тексту виберіть команду Свойства таблицы в меню Таблица на закладці Таблица встановите потрібні параметри (рис. 6).

Діалогове вікно закладки Таблица, як правило, використовується для позиціювання таблиці щодо лівих і правих полів сторінки. Поле Отступ слева задає інтервал між лівим полем сторінки й лівим краєм тексту, у той час як установки Выравнивание вирівнюють рядка щодо лівих і правих полів сторінки.

Вихідним типом вирівнювання є По левому краю. Це означає, що при створенні нової таблиці вона автоматично вирівнюється по лівому полю сторінки.

Рис. 6. Закладка Таблица вікна Свойства таблицы

Для оформлення рамки й затінення таблиці використайте кнопку Границы и заливка.

Для установок параметрів таблиці за замовчуванням і підгоном розміру комырки натисніть кнопку Параметры, задайте значення й виберіть Автоподбор размеров по содержимому (рис. 7).

Рис.7. Параметри таблиці

Об'єднання або поділ комірки

Для створення складних таблиць, рядків заголовка часто буває необхідно поєднувати або розділяти комірку таблиці. Під об'єднанням комірок у таблиці мається на увазі об'єднання декількох комірок у рядку. Ця операція використовується при створенні загальних заголовків для декількох стовпчиків або для створення спеціальних форм, що передбачають різну ширину колонок у різних рядках таблиці.

1. Щоб об'єднати або розбити комірки, виділите їх.

2. Виберіть команди Объединить ячейки або Разбить ячейку в меню Таблица.

Зручно використати панель Таблицы и границы для виконання цих операцій; нажавши кнопку Нарисовать таблицу - , можна намалювати всю таблицю або додаткову границю, що розділяє комірки.

Для видалення лінійок між комірками клацніть на кнопку Ластик і перетягнете покажчик ластику між комірками.

Зміна напрямку тексту

Для горизонтального або вертикального розміщення тексту використлвується кнопка Изменить направление текста -  або команда Направление текста в меню Формат (рис. 8).

1. Установите курсор уведення в комірку.

2. Натисніть кнопку Изменить направление текста - .

3. Виберіть потрібну орієнтацію тексту.

Рис. 8. Напрямок тексту

Для декоративного оформлення таблиць можуть використатися Границы и заливка.

Для завдання лінійок, що обмежують таблицю (тип границі), використовується кнопка - Внешние границы на панелі Таблицы и границы.

Щоб швидко застосувати новий вид границі до декількох комірок або видалити їхньої границі, використайте наступні інструменти на панелі інструментів Таблицы и границы:

• тип лінійки

• товщина лінійки

• кольори границі

Для залучення уваги до окремих комірок до них можна додати заливання, використовуючи кнопку Цвета заливки - .

Для застосування одного зі стандартних сполучень границь і заливання можна скористатися готовими установками форматування, вибравши команду Автоформат у меню Таблица (рис. 9).

1. Натисніть кнопку Автоформат таблиці .

2. Виберіть потрібний формат.

3. Натисніть ОК.

Тип обраного формату показується в поле Образец.

Рис. 9. Автоформат таблиці

Якщо таблиця містить числову інформацію про діяльність фірм, рекламу тощо, то її дані можна оформити також у вигляді діаграми. Щоб вставити відповідну до таблиці діаграму у текстовий документ, її треба виокремити (всю або частину) і виконати послідовніть команд Вставити/Рисунок/Діаграма. Через деякий час (що залежить від швидкодії вашого комп'ютера) на екрані з'явиться таблиця в форматі Excel, а також відповідна діаграма (стовпчикового типу). У цей момент ще можна робити зміни в таблиці -- діаграма змінюватиметься автоматично. Тип діаграми можна змінити за допомогою команди Тип діаграми з контекстного меню діаграми або одноіменної кнопки на панелі інструментів. А можна нічого не змінювати, закрити вікно таблиці і клацнути на чистому полі десь у документі. Через мить стовпчикова діаграма (див. рис. 21) буде там. Тепер можна змінити розміри діаграми чи її розташування, повернути об'ємну діаграму тощо.

Діаграма — це об'єкт, який активізують (вибирають, виокремлюють) клацанням мишею один раз у його межах. Якщо двічі клацнути, отримаємо доступ до всіх елементів діаграми. Активний елемент буде оточений маркерами (чорними прямокутниками), перетягуючи які можна змінювати розміри об'єкта. Повертати стовпчикову діаграму можна методом перетягування маркера, що позначає кут області побудови діаграми. Перемістити діаграму можна, якщо вказівник миші набуває над нею хрестоподібного вигляду зі стрілками — тепер можна натиснути на ліву клавішу і перетягнути об'єкт на нове місце. Якщо діаграму звичайним способом перемістити не вдається, то її спочатку потрібно помістити в кадр командою Вставити/Кадр. Щоб переміщати таблиці, їх потрібно створювати в середині кадру.

Побудова діаграм в Word

Інформація стає більше наочної, якщо неї представити у вигляді діаграми. Для швидкого подання вмісту таблиці Word у вигляді діаграми можна викорисовувтати додаток Microsoft Graph:

1. Виділите уведену таблицю Word і виберіть команду Вставка\Рисунок\Диаграмма стандартної панелі інструментів. Готова діаграма з'явиться у вікні Microsoft Graph.

2. Для модифікації діаграми використайте команди й опції Microsoft Graph

3. Після щиглика мишею по вільному місцю екрана діаграма буде вставлена в документ відразу після таблиці.

4. Відредагуйте діаграму (вставте її назву, найменування осей, наявність сітки й ін.), для цього потрібно двічі клацнути лівою мишею по діаграмі, потім викликати контекстне меню правою мишею й заповнити відповідні поля у вікнах і вкладках, які з'являються при виборі команд Тип диаграммы й Параметры диаграммы.