Компю'терна система обліку

На підприємствах розгляд облікових завдань може відбуватись не лише в руслі комплексної проблеми інформаційного забезпечення менеджменту (тобто комп'ютеризація тільки облікового процесу), а здійснюватись в рамках єдиної комп'ютерної системи управління підприємством та бізнес-процесами.

При цьому краще говорити про комп'ютерну систему, а не форму обліку. Комп'ютерна система обліку - це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.

Комп'ютерна система обліку має наступні характерні ознаки (див. рис. 2.30).

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних.

Основні принципи комп'ютерної системи обліку

Комп'ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера

Розподілена обробка облікових даних

Комп'ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації: збір і первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності

Можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками

Забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації, що зберігається на магнітних носіях

Отримання інформації за запитом на будь-який момент часу

Можливість моделювання на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій

Створення об'єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості інформаційної системи на всіх рівнях прийняття управлінських рішень, прогнозування, узагальнення, контролю (оперативного, попереднього і наступного), а також здійснення економічного аналізу

Систематизація і узагальнення облікових і аналітичних даних, що існують в інформаційній базі, здійснюється автоматично і відображається у результатних даних для обліку, контролю і аналізу. Узагальнення даних в синтетичному і аналітичному обліку здійснюється одночасно на підставі однієї і тієї ж інформації.

. Основні принципи комп'ютерної системи обліку

Комп'ютерна система передбачає автоматизоване виконання задач бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в діалоговому (інтерактивному) режимах. При використанні режиму діалогу збільшується

оперативність обліку, контролю і аналізу, з'являється можливість отримання необхідних довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки по його закінченні. При цьому обсяг інформації, що регламентно надається користувачам, значно скорочується і обмежується тільки даними, що необхідні і достатні для виконання конкретних управлінських робіт. Додаткові дані можна отримати за запитом. За бажанням можна перевірити правильність розрахунків, отримати розшифровки кожного результату із зазначенням всієї вхідної інформації і порядку проведених розрахунків.

Значною мірою автоматизується контроль ведення бухгалтерського обліку, що сприяє підвищенню достовірності і правильності облікових даних. На бухгалтерський апарат покладається обов'язок контролювати виконання облікових робіт. Бухгалтери за необхідності можуть перевірити показники, відображені у вихідних облікових документах.

В комп'ютерній системі бухгалтерського, обліку забезпечується обмежений доступ як до первинної, так і систематизованої інформації шляхом введення паролів секретності, перевірки повноважень на доступ до інформації, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на машинних носіях.

В комп'ютерній системі обліку використовується єдина інформаційна база даних, що на підставі принципу подвійного запису накопичує всю необхідну для системи обліку інформацію. При цьому система бухгалтерського обліку розглядається як єдина система і не робиться поділу обліку за видами на оперативний або бухгалтерський, на управлінський, фінансовий або податковий.