2. Структурирование таблиц с данными

Структурирование данных является мощным инструментом, позволяющим быстро скрывать или отображать группы данных (строк или столбцов) на листе. К примеру, если в таблице располагаются данные по дням, месяцам и годам, структурирование позволит быстро скрывать данные, оставляя на экране лишь итоги по годам, либо отображать промежуточные итоги по месяцам, либо отдельно разворачивать определенные месяцы по дням, оставляя остальные месяцы в виде их итоговых значений.

При создании структуры строки или столбцы группируются друг с другом. Группы строк или столбцов в дальнейшем можно также группировать с другими строками / столбцами или группами. Таким образом образуется группа более высокого уровня.

С труктурирование данных возможно в ручном или автоматическом режиме. Автоматическое структурирование основывается на формулах (в частности, если имеется формула, суммирующая данные в нескольких строках, эти строки будут автоматически сгруппированы). В ручном режиме можно сгруппировать друг с другом любые наборы строк или столбцов. Часто перед группировкой имеет смысл отсортировать таблицу по одному из столбцов.

Для автоматического создания структуры следует выделить диапазон ячеек (в противном случае будет структурирован весь лист) и воспользоваться меню Данные – Группа и структура – Создать структуру.

При создании структуры Excel автоматически применяет к строкам и столбцам с итоговыми формулами стили «Уровеньстрока_1», «Уровеньстрока_2», «Уровеньстолб_1» и т.д. При этом Excel считает, что строки с итогами должны быть расположены снизу и справа от соответствующих ячеек. Если это не так, или если в автоматическом применении стилей нет необходимости, можно воспользоваться меню Данные – Группа и структура – Настройка…

После создания структуры слева от столбца с номерами строки с выше строки с названиями столбцов образуются области структуры. Когда сгруппированные столбцы отображаются на экране, они объединены черной линией-скобой, на одном из концов которой (над одним из столбцов) имеется кнопка . Нажатие на нее скрывает все столбцы группы, кроме одного (отмеченного кнопкой), а сама кнопка превращается в кнопку , которая, в свою очередь, служит для отображения скрытых столбцов. Сгруппированные строки ведут себя аналогично. В левой верхней части области структуры также находятся кнопки с цифрами, нажатие которых заставляет Excel скрыть строки или столбцы, уровень которых ниже, чем цифра на кнопке.

Также быстро скрыть или отобразить строки и столбцы в группе, в которой находится курсор, можно через меню Данные – Группа и структура – Скрыть детали / Отобразить детали.

Создание структуры вручную заключается в последовательном выделении строк и столбцов, образующих группы, и использовании меню Данные – Группа и структура – Группировать. пункт меню Разгруппировать позволяет удалить группирование выделенных строк или столбцов. Для быстрого разгруппирования всех строк и столбцов таблицы (и, как следствие, удаления ее структуры) служит меню Данные – Группа и структура – Удалить структуру.