2. Учет поступления материалов

 

Документальное оформление и учет материалов на предприятии осуществляется в соответствии с Основными положениями по учету материалов и типовыми формами первичных документов, разработанными Госкомстатом. Эти формы документов отвечают определенным требованиям и приспособлены для автоматизированной обработки информации. В зависимости от типа предприятия, особенностей организации производства, материально–технического снабжения и от системы организации учета устанавливается количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот.

Материальное обеспечение предприятия осуществляется отделом снабжения (маркетинга). Он следит за выполнением поставщиками договорных обязательств. В случае необходимости отдел снабжения предъявляет им претензии .

Поступление материалов в организацию осуществляется по договорам купли–продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством; путем изготовления материалов силами организации; внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации; получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

На материалы, поступающие по договорам купли–продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика расчетные документы (платежные требования, платежные требования–поручения, счета, счета–фактуры, товарно–транспортные накладные и т. п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и  прохождения расчетных документов на поступающие материалы . При этом необходимо:

– зарегистрировать документы в Журнале учета поступающих грузов;

– проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

– проверять правильность расчетов в расчетных документах;

– акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

– определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

– передавать документы в подразделения организации (бухгалтерской службы, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и Доверенность на получение материалов.

Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли–продажи, поставки, перевозки груза и т. п.).

Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы. При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления Приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М–4, при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе Товарно–транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру –при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется Накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

– продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

– осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

– производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

– осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

– других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также Накладными на внутреннее перемещение материалов.