2.2Програмне забезпечення групової роботи

Основні функції програмного забезпечення для робочих груп:

• електронна пошта;

• підтримка відеоконференцій / нарад;

• керування зображеннями документів;

• спільне використання документів;

• маршрутизація документів;

• календарне планування.

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise компанії Novel.

2.3Pdm-системи управління виробничою інформацією

PDM (Product Data Management) є загальним терміном для позначення систем, що забезпечують розподілений авторизований доступ до проектної інформації і здійснюють управління процесами проектування, виробництва (або будівництва), а також підтримки, експлуатації, супроводу і утилізації технічних виробів.

Функціональні можливості PDM-систем:

• Управління зберіганням даних і документами. В PDM-системах реалізується схожий набір засобів організації зберігання даних і управління документами (можливості електронних сховищ даних, управління рівнями версій, контроль авторизації для захисту доступу до інформації).

• Управління структурою продукту. Більшість PDM-систем забезпечують схожі базові можливості маніпулювання структурою виробу (визначення і модифікацію структури, підтримку версій і опцій дизайну і інші можливості).

• Автоматизація генерації вибірок і звітів. Генерація звітів також є однією з головних можливостей PDM-систем. Звіти можуть використовуватися, наприклад, для відстежування числа і опису нових деталей, випущених протягом місяця.

• Механізм авторизації. PDM-система дозволяє одночасно управляти доступом до даних так, щоб тільки авторизовані користувачі могли змінити стан певного об'єкту даних.

В даний час в світі достатнього широко поширені декілька десятків PDM-систем. До найбільш відомих розробників PDM-систем належать компанії: PTC/Computervision, SDRC, Unigraphics Solutions, Intergraph, Smart Solutions і ін.

Тема 3.Організація колективної роботи з офісними документами на основі програмних продуктів Microsoft

План:

3.1 Програма Microsoft Outlook

3.2 Приєднання документу до повідомлення електронної пошти

3.3 Приєднання документу до задачі Microsoft Outlook

3.4 Робота з виправленнями і примітками в документах Word

3.5 Робота з версіями документа

3.6 Відправка файлу на рецензування

3.1Програма Microsoft Outlook

Найчастіше Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server використовуються як платформа для роботи з електронною поштою, але після певних централізованих настройок ці програми можуть служити достатньо функціональним засобом електронного документообігу для більшості компаній.

Microsoft Exchange Server забезпечує користувачам доступ до спільних папок, які відображаються у вікні Microsoft Outlook (поряд з папками для роботи з електронною поштою).

Під час колективної роботи над проектами менеджер проекту може за допомогою Microsoft Outlook давати завдання кожному учаснику проекту.

Завдання – це захід або доручення особистого чи службового характеру, виконання якого контролює користувач.

3.2Приєднання документу до повідомлення електронної пошти

Офісні документи можна надавати у спільне використання членам робочої групи, впровадивши його у повідомлення електронної пошти і відправивши повідомлення у поштову скриньку робочої групи. Одержувачі повідомлення зможуть не тільки переглянути документ, але й відкрити і редагувати його.

Впровадження документу у повідомлення електронної пошти виконується за допомогою команди Вставка-Объект…

Для впровадження частини документу у повідомлення електронної пошти виконується слід скористатись командою Правка-Специальная вставка…