Створення в таблиці поля зі списком підстановок або списком значень та встановлення зв’язків між таблицями Microsoft Access з використанням Майстра підстановки

В деяких випадках, коли база даних має невелику кількість таблиць і для їх заповнення необов’язково або недоцільно використовувати форми, можливе заповнення таблиць бази безпосередньо в режимі таблиць. В цьому випадку для полегшення введення даних можна користуватися Майстром підстановки. Створити нові поля зі списком значень можна як в режимі конструктора, так і в режимі таблиці.

Створення поля з підстановкою значень з іншої таблиці в режимі Конструктора.

• Необхідно відкрити дочірню таблицю в режимі конструктора і для поля зовнішнього ключа в колонці “Тип данных” діалогового вікна конструктора вибрати „Мастер подстановок”;

• Після вибору Майстра потрібно визначити спосіб отримання значень для вибору. У першому діалоговому вікні Майстра підстановок потрібно вибрати позначку „створення стовпця підстановок, який використовує значення з таблиці або запиту”;

• Натиснути кнопку Далее і в наступному діалоговому вікні вибрати таблицю або запит зі значеннями, яке буде містити колонку підстановки. Після цього знову натиснути Далее. На наступному етапі вибирають поля, які будуть включені в стовпець підстановки. Далі можна вибрати порядок сортування записів у вибраних полях і задати ширину колонки, що містить колонку підстановки, а також приховати (відкрити) ключову колонку – у тому випадку, коли за допомогою Майстра включається кілька полів. Після чого виконується введення підпису колонки підстановки;

• Після натиснення кнопки Готово Microsoft Access створить поле підстановок і встановить його властивості на основі значень, які були вибрані.

• Після створення зв’язку за допомогою Майстра підстановки необхідно відкрити вікно схеми даних бази та встановити забезпечення цілісності даних, як вказано у попередньому пункті.

Примітка. Встановлення зв’язків виконується одним із способів – або за допомогою Майстра підстановки, або безпосередньо у вікні схеми даних. При використанні обох способів одночасно на схемі даних можуть виникати «дублюючі» зв’язки та таблиці.

Створення поля з підстановкою значень з іншої таблиці в режимі Таблиці.

• Необхідно відкрити таблицю, в яку потрібно додати поле з підстановкою значень в режимі таблиці;

• виділити стовпчик, зліва від якого потрібно вставити нове поле, потім вибрати у меню Вставка команду Столбец подстановок;

• виконувати інструкції Майстра підстановок.

Обробка даних у таблиці: сортування, фільтрування Сортування даних.

При відкритті таблиці записи в ній розташовані в тому порядку, в якому вони були введені. Для зміни цього порядку користуються можливостями сортування. Встановлений за допомогою операції сортування даних у таблиці порядок записів впливає тільки на відображення їх на екрані монітора, але не змінює фізичне їх розташування в таблиці.

Щоб відсортувати дані у визначеному полі за зростанням або зменшенням необхідно:

• виділити потрібне поле;.

• вибрати пункт Сортування  Записи і дати команду Сортировать по возрастанию або Сортировать по убыванию.

Фільтрування даних. Режими фільтрації даних

При роботі з таблицями часто виникає необхідність відображати не всі записи, а тільки ті, які відповідають визначеним умовам. Найпростішим засобом відбору записів є фільтр. Використовують кілька режимів фільтрації даних:

фільтр за виділенням – використовується для відображення записів, які задовольняють всім вказаним умовам;

звичайний фільтр – використовується у випадках, коли потрібно відобразити тільки ті записи, які задовольняють хоча б одній умові;

розширений фільтр – використовується у випадках, коли можливостей звичайного фільтра недостатньо. Наприклад, необхідно не тільки відображати певні записи, які відповідають визначеним умовам, але й виконувати сортування даних по кільком полям.