Правила створення розрахунків.

У формулах, які вводяться в підсумкові поля, використовуються стандартні математичні оператори: «+», «-», «*», «/», а також вбудовані функції, константи, оператори. Всі формули починаються зі знаку дорівнює (=), а всі назви полів записуються в дужках (якщо використовується Построитель выражений, то назва джерела даних і необхідного поля буде міститися в квадратних дужках: =Sum([Справи]![Quantity judicial sitting])). Наприклад: для підрахунку загальної вартості шляхом множення величини, що знаходиться в полі Кількість, на величину, що знаходиться в полі Ціна, вводиться =(Кількість)*(Ціна). Для обчислення ціни з 15% знижкою від величини, що знаходиться в полі Ціна, вводиться =0,85*(Ціна). Для обчислення загальної вартості використовується формула =Sum((Кількість)*(Ціна)).

Сортування і групування даних

Для того, щоб змінити порядок сортування або групування записів у звіті, потрібно:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• Натиснути кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів, щоб відкрити вікно Сортировка и группировка.

• У першому рядку бланка вибрати у комірці колонки Поле/выражение ім’я поля або ввести вираз. Поле або вираз, вказане у першому рядку, визначає перший (основний) рівень сортування. Другий рядок визначає другий рівень сортування. При заповненні комірки колонки Поле/выражение в комірку колонки Порядок сортировки автоматично вводиться значення По возрастанию. При виборі порядку сортування По возрастанию значення сортуються від А до Я від 0 до 9.

• Для зміни порядку сортування виберіть варіант По убыванию в комірці Порядок сортировки.

Звіти стають більш зрозумілими і структурованими, якщо дані в них структуровані в групи і підгрупи.

Щоб виконати групування записів, необхідно виконати такі кроки:

• Відкрити звіт у режимі Конструктора.

• Натиснути кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів Конструктор отчетов.

• В цьому діалоговому вікні (рис. 20.6) можна визначити поля чи вирази, за якими Access буде групувати дані. З цією метою потрібно оберати поле чи вираз, для якого задаються параметри групування.

• Вказати порядок сортування даних.

• Задати значення властивостей групи. Щоб створити рівень групування і визначити інші властивості групи, необхідно задати значення Да для однієї з властивостей Заголовок группы або Примечание группы.

Примітка: Рівнів групування може бути декілька.

Властивості групи:

• Заголовок группы додає або видаляє заголовок групи, яка визначається полем або виразом.

• Примечание группы додає або видаляє примітку для групи, яка визначена полем або виразом.

• Группировка визначає спосіб групування значень. Список доступних значень цієї властивості залежить від типу даних поля, за яким виконується групування.

Рисунок 20.6. Вікно „Сортировка и группировка”

Застосування шаблона звітів

Як правило, звіти, підготовлені в одній базі даних, мають бути виконані в одному стилі. В Access є можливість використання створеного звіту як шаблона для всіх нових звітів.

Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх наступних звітів, потрібно:

• У вікні База данных клацнути по ярлику і натиснути кнопку Создать.

• В діалоговому вікні Новый отчет виділити в списку спосіб створення елемент Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Конструктор отчетов.

• Якщо необхідно, потрібно додати до звіту розділи Примітки і Заголовок звіту. За допомогою мишки можна встановити необхідну ширину і висоту його розділів.

• Виділити весь звіт, клацнувши лівою кнопкою мишки в лівому верхньому куті в місці перетину лінійок або, обравши в списку Объект панелі форматування, елемент Отчет.

• На панелі інструментів Конструктор отчетов натиснути кнопку Свойства.

• У вікні властивостей звіту відкрити закладку Макет. Потрібно визначити на цій закладці ті значення властивостей, які повинні мати всі створювані звіти. Наприклад, можна вказати файл рисунка, який буде використовуватись як фон звітів, визначити параметри відображення рисунка, встановити точну ширину звіту, задати частоту сітки, по якій вирівнюються об’єкти звіту.

• Закрити вікно властивостей і зберегти звіт: вибрати команду Файл, Сохранить у діалоговому вікні, ввести назву звіту, наприклад ЗРАЗОК. Закрити звіт, клацнувши по кнопці з зображенням хрестика в правому верхньому куті звіту.

• Вибрати команду Сервис, Параметры. В діалоговому вікні Параметры відкрийте закладку Формы/отчеты.

• В текстовому полі Шаблон отчета вказати назву створеного звіту (у нашому прикладі ЗРАЗОК) і натиснути кнопку ОК.

Тепер при створенні звіту в режимі конструктора як шаблон буде використовуватись вказаний звіт, тобто за замовчуванням, властивості створюваного звіту будуть мати значення, визначені в шаблоні.