1 Общая характеристика и структура управления туристским предприятием «Бюро путешествий «Вокруг Света»
Бюро путешествий «Вокруг Света» было основано 23 января 2010 года по адресу г.Алматы, ул. Казыбек-би, 22, офис 116 БЦ «Жан Ер». Свою деятельность осуществляет на основании государственной лицензии на турагентскую деятельность серии ТА №469, выданной от 16 марта 2010 года Агентством Республики Казахстан по туризму и спорту. По организационно - правовой форме фирма является товариществом с ограниченной ответственностью.
Несмотря на то, что «Вокруг Света»- небольшая туристская фирма, она сотрудничает на основе заключения международных договоров со многими зарубежными компаниями и награждена благодарностями за плодотворное сотрудничество. Имеются также Диплом за активное участие в конкурсе «Лучший партнер по итогам 2011 года» и Признательность и Благодарность за плодотворное сотрудничество в области добровольного страхования на случай болезни граждан, выезжающих за границу, от партнера БТА.
В условиях экономических изменений современная туристическая фирма, как и любое предприятие, производящее товары или услуги, сталкивается с множеством проблем. Источниками повышенной сложности управления являются высокая степень неопределенности рыночной ситуации, сезонная нестабильность спроса на туристические услуги, ужесточение конкуренции в туристическом бизнесе, нехватка финансовых ресурсов и т.д. В таких условиях фирма не может ограничиваться только текущим планированием и оперативным управлением своей деятельности. Возникает необходимость стратегического мышления, которое должно воплотиться в программу действий, уточняющую цели и средства реализации выбранного пути развития.
В краткосрочной перспективе успех туристской фирмы определяется, прежде всего, финансовой сбалансированностью различных направлений текущей деятельности. Выживание и развитие на долгосрочную перспективу зависит от способности фирмы своевременно предвидеть изменения на рынке и соответствующим образом адаптировать свою организационную структуру и содержание портфеля заказов на туристские услуги. Нацеленность на организацию будущего становится необходимой составляющей стратегического мышления современных менеджеров. Их задача заключается в том, чтобы освоить «планирование» непредсказуемого и, осуществив стратегический выбор, последовательно воплотить его в программы действий фирмы, сделав их понятными для всех работников. Идеология стратегического управления базируется на предположении о невозможности с достаточной степенью сложности прогнозировать долгосрочные тенденции. Таким образом, стратегическое управление определяется как технология управления в условиях повышенной нестабильности факторов внешней среды и их неопределенности во времени.
Миссия - основная цель организации, даже нечто большее, чем просто цель. Все остальные цели вырабатываются для ее осуществления. Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных уровнях развития.
В миссию фирмы также входит задача определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения для создания клиентуры в поддержку фирмы в будущем. Часто руководители фирм считают, что их основная миссия - получение прибыли. Действительно, удовлетворяя какую-то внутреннюю потребность, фирма в конечном счете сможет выжить. Но, чтобы заработать прибыль, фирме необходимо следить за средой своей деятельности, учитывая при этом ценностные подходы к понятию рынка. Миссия представляет чрезвычайное значение для организации, нельзя забывать о ценностях и целях высшего руководства. Ценности, формируемые нашим опытом, направляют или ориентируют руководителей, когда они сталкиваются с необходимостью принятия критических решений.
Таким образом, миссия «Вокруг Света» - это стать известным в Республике Казахстан туристским предприятием по продаже туристических маршрутов и стараться учитывать все интересы и пожелания клиентов.
Структура управления Бюро путешествий «Вокруг Света»
В туристском предприятии «Вокруг Света» существует линейная организационная структура (рисунок 1). Этот вид структуры наиболее приемлем для туристской фирмы, так как она имеет небольшой штат сотрудников. И эта организационная структура является оптимальным вариантом для товарищества с ограниченной ответственностью.
Линейная организационная структура управления основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Туристскую организацию возглавляет руководитель, в его подчинении находятся заместители - руководители линейных подразделений. Они наделены всеми полномочиями для реализации единоличного руководства своими подчиненными, однако не могут связываться друг с другом непосредственно. Такую структуру часто называют однолинейной [2, с. 127].
Каждый из работников турфирмы выполняет определенные функции, руководствуясь должностными инструкциями.
Права, обязанности и ответственность директора определяются законодательными и правовыми актами, уставом и договором (контрактом), заключенным между ним и турфирмой ТОО «Бюро путешествий «Вокруг Света». Директор осуществляет текущее руководство деятельностью общества и подотчетен общему собранию участников.На генерального директора фирмы возлагаются следующие функции:
директор действует от имени Общества, обеспечивает выполнение решений Собрания участников Общества;
издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Общества;
в пределах предоставленных ему прав распоряжается имуществом и средствами Общества;
представляет интересы общества;
заключает договоры;
совершает всякого рода сделки и иные юридические акты;
утверждает штаты и сметы, договорные цены и тарифы на услуги, выдает доверенности, открывает счета в банках;
осуществляет прием и увольнение работников, их поощрение и наложение взысканий, осуществляет командирование работников, в том числе за границу, осуществляет оповещение участников о сроках и порядке проведения собрания, организует ведение и хранение документации Общества.
Рисунок 1 - Схема организационной структуры ТОО «Вокруг Света»
На менеджера по туризму возлагаются следующие функции:
формирование и работа с клиентской базой;
разработка и проведение компаний по привлечению клиентов;
маркетинговое исследование рынка туристических услуг;
организация работы офиса;
заключение договоров, оформление туристических документов;
консультирование по турпродукту, подбор, разработка, оформление, расчет стоимости и продажа туров, бронирование билетов, гостиниц;
консультация клиентов и выявление потребностей.
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется специальным подразделением - бухгалтерией.На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
руководство осуществлением бухгалтерского учета и отчетности;
формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации;
оказание методической помощи работникам подразделений по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;
составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости услуг, расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения;
выявление внутрихозяйственных резервов, устранение потерь и непроизводительных затрат;
внедрение современных технических средств и информационных технологий;
контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.
Такимобразом,в турфирме «Вокруг Света» существует линейно-функциональная организационная структура. Этот вид структуры наиболее приемлем для турфирмы, так как она имеет небольшой штат сотрудников. И эта организационная структура является оптимальным вариантом для общества с ограниченной ответственностью. Она представляет собой синтез линейной и функциональной организационных структур. В ее основу положены вертикаль управления и специализация управленческого труда по функциональным службам организации (маркетинг, работа с клиентами, планирование, финансы, реклама и др.).
«Вокруг Света» - этотурагент, осуществляющий собственные чартерные программы в наиболее популярные направления, организует туры по всему миру и внутри Казахстана. На сегодняшний день, «Вокруг Света» может организовать стандартный или индивидуальный тур в любую точку мира. Однако, основные направления работы остаются неизменными – это всеми любимые страны Хорватия, Черногория, Кыргызстан, Греция, Индия, Малайзия, Индонезия, Турция.
Большой опыт работы с туристами, заслуженная репутация надежного партнера в Казахстане, сотрудничество только с проверенными поставщиками за рубежом, позволяет предоставлять туристские услуги высокого качества, удовлетворяя потребности самого взыскательного туриста.
Гарантированные блоки мест в отелях и фиксированные места на чартерных рейсах позволяют предлагать выгодные цены. Менеджеры «Вокруг Света» лично инспектируют отели, общаются с гидами, подробно изучают особенности и специфику всех туров, чтобы предложить Вам самое лучшее на рынке. Ежегодно специалисты «Вокруг Света» организуют и регулярно участвуют сами в рекламно-информационных турах, благодаря этому менеджеры отлично знают направления для отдыха и могут порекомендовать подходящий вариант.
Для удобства деловых партнеров, туристских агентств, «Вокруг Света» предлагат воспользоваться удобным способом бронирования туров онлайн на сайте www.vokrug.kz (рисунок 2), что в результате позволяет значительно повысить скорость и качество обслуживания.
Рисунок 2- Главная страница ТОО Бюро путешествий «Вокруг Света»
Учитывая динамичность и высокую конкуренцию на рынке услуг туризма, компания не может позволить себе стоять на месте.
Обращаясь в турфирму «Бюро путешествий «Вокруг Света» клиенту в первую очередь объясняют, какие услуги он приобретает и как ими воспользоваться, а также гарантии и обязательства фирмы и их права. В структуре туристских услуг данной турфирмы различают основные и дополнительные.
К основным относят:
услуги по организации перевозки;
размещение;
питание туристов.
К дополнительным услугам относятся:
услуги по организации экскурсий;
услуги по страхованию туристов;
услуги гидов, гидов-переводчиков;
услуги перевозки туриста от места его пребывания в страну (место его временного пребывания) до места размещения и обратно (трансферт), а также любой другой перевозке в пределах страны (места временного пребывания).
Фирма сотрудничает с ведущими казахстанскими туристскими компаниями и туроператорами ближнего и дальнего зарубежья. Помимо организации внутренних туров, «Бюро путешествий «Вокруг Света» активно работает в сфере приема в Алматы иностранных граждан, предоставляя полный комплекс туристских услуг. Фирма осуществляет обслуживание, как туристских групп, так и индивидуальных туристов, иностранных граждан, прибывающих в южную столицу, как с деловыми, так и с частными целями.
Налажены контакты со всеми ведущими гостиницами Алматы и Астаны, а также крупнейшими санаториями в Казахстане, такие как «Сарыагаш», «Манкент», «ArayDeluxeThermalResort», «Жансая» и т.д. В офисе фирмы организована продажа авиабилетов во все направления на рейсы а/к «Эйр Астаны», а/к «Скат» и иностранных авиакомпаний.