Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа предлагает:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений до исполнителей;

• материально-техническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламент оформляется на общем бланке, утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального (совещательного) органа.

Система информационно-справочной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручения, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенность этих документов является то, что идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственных организаций в вышестоящую.

АКТ

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Поводы составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество их разновидностей:

• акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

• акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

• акты дегустаций;

• акты приема объектов;

• акты проведения испытаний;

• акты уничтожения дел;

• акты испорченных товаров;

• акты списания;

• акты инвентаризации;

• акты ревизии;

• акты расследования несчастных случаев, аварий и пр.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Акт оформляют на общем бланке организации.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

В вводной части указывается:

• основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.);

• лица, составляющие акт.

В констатирующей части излагают цели, задачи и существо работы, поделанной составителями акта, установленные факты и результаты. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В заключительной части акта делают выводы или дают рекомендации. На акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Акт подписывают председатель и все составитель. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акт утверждается и заверяется печатью.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

• наименование вида документа – АКТ;

• дата;

• номер;

• заголовок документа;

• место издания (город);

• текст;

• приложение;

• грифы утверждения и согласования (если необходимо);

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.