1. Основні теоретичні і довідкові відомості
1.1. Структура таблиці
Під структурою таблиці розуміється склад полів, записи таблиці і зв'язок між ними. Кожне поле таблиці визначається набором властивостей, за якими його відрізняють від інших полів: ім'я, тип, розмір, формат, кількість десяткових знаків, маска введення, підпис, умови на значення, повідомлення про помилку, обов'язкове поле, індексоване поле.
Ім'я використовується для звертання до поля таблиці при обробці даних. Воно повинно бути унікальним.
Тип даних визначає вид значення, що може приймати поле, алгоритм обробки і розмір.
Розмір поля задає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.
Формат поля задає формат представлення даних при виведенні на екран. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/04 або Лютий 21,2004.
Кількість десяткових знаків установлює кількість знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.
Маска введення задається для типів даних "Текстовый" і “Дата/время". Маску можна побачити на екрані при введенні даних у поле.
Підпис поля - напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.
Умова на значення - вираз, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.
Повідомлення про помилку визначає текст повідомлення, який буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.
Обов'язкове поле. Встановлюється для даних, які повинні бути введені в поле обов'язково.
Індексоване поле. Встановлюється додатковий індекс.
1.2. Типи полів у таблицях
1) Текстові поля
У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту і чисел: "Текстовый" і ''Поле МЕМО".
Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких, як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, треба задати значення властивості "Размер поля".
Тип даних "Поле МЕМО" використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле МЕМО можна записати до 64 000 символів. Однак для полів цього типу не допускається індексування або сортування.
2) Числові і грошові поля
У Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: "Числовой" і "Денежный".
"Числовой" тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться з грошовими значеннями, а також розрахунків, які вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, які зберігаються в полі з типом даних "Числовой", визначається значенням властивості "Размер поля".
Поля типу "Денежный" використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів цього типу підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми і 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт.
Для типів "Числовой" і "Денежный" є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості "Формат поля".
3) Поля дати і часу
Збереження значень дат і часу в полях типу "Дата/время" забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати і часу, які задаються в панелі керування Windows. Для полів типу "Дата/время" є ряд вбудованих форматів відображення. Для вибору формату треба вибрати значення властивості "Формат поля".
4) Поле типу "Счетчик"
Основна властивість поля тилу "Счетчик" - автоматична ідентифікація записів таблиці. "Счетчик" - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично.
5) Логічні поля
Поля типу "Логический" використовуються для збереження даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень: Істина (Тrue), або Хибність (False).
6) Майстер підстановок
"Мастер подстановок" не є назвою типу даних, а використовується для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці, або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстрі також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки.
7) "Поле объекта ОLЕ"
"Поле объекта ОLЕ" у Microsoft Access містить посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням ОLЕ протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця МS Ехсеl, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежується пам'яттю комп'ютера і може досягати кількох Гб.
1.3. Створення нової таблиці з використанням існуючих даних
У Microsoft Access існують два способи створення нової таблиці з використанням існуючого джерела даних: імпорт або зв'язування даних з іншої бази даних Microsoft Access чи даних з інших додатків.
Якщо нова таблиця створюється на основі даних, які містяться в поточній таблиці, потрібно виконати запит на створення таблиці з потрібними полями. Наприклад, запити на створення таблиці використовують для архівації старих записів, для відбору групи записів, які будуть експортуватися в іншу базу даних, або як базове джерело даних для звітів.
1.4. Зв'язки між таблицями
Для зв'язку між таблицями в Microsoft Access вибираються поля, які містять однакову інформацію. Найчастіше зв'язується поле "Первичный ключ " з полями іншої таблиці, які збігаються. Microsoft Access підтримує чотири типи відношень між таблицями: "один - до - одного", "один - до - багатьох", "багато -до- одного ", "багато -до- багатьох ".
2. Порядок виконання роботи
2.1. Створення таблиці "Покупці" у режимі конструктора
1) Перейдіть на вкладку "Создание" (рис 1.2), а потім натисніть кнопку "Конструктор таблиц".
Після нього Microsoft Access виведе на екран вікно таблиці в режимі конструктора (рис. 2.1), де у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів.
2) У стовпці "Имя поля" введіть назви наступних полів таблиці: Код покупця, Назва фірми, Прізвище, Посада, Адреса, Телефон.
3) Перейдіть у сусідній стовпець, розкрийте список "Тип данных" і виберіть придатний тип для кожного поля. Для поля Код покупця установіть "Числовой " тип.
4) Введіть у стовпці "Описание" декілька слів, які пояснюють зміст інформації в даному полі. Microsoft Access буде щоразу виводити цей текст в рядку стану після активізації цього поля в режимі форми чи таблиці.
5)Встановіть ключове поле Код покупця.
6)Закрийте вікно конструктора таблиць. По запиті введіть ім'я об'єкта, що створюється.
7) Відкрийте таблицю і заповніть її даними.
Рисунок 2.1 – Вигляд вікна створення таблиці в режимі конструктора
2.2. Створення таблиці "Замовлення" у режимі таблиці
1) На вкладці "Создание" виберіть "Таблицы", у діалоговому вікні (рис.1.2.).
Заповніть таблицю.
Закрийте і дайте ім'я таблиці.
4) Виділіть таблицю "Замовлення", виберіть "Конструктор", введіть імена заголовків полів і перевірте тип даних: Код замовлення - числовий; Код покупця - числовий; Покупець - текстовий; Дата продажу - дата/час; Умова доставки - текстовий; Адреса - текстовий.
5) Встановіть ключове поле Код замовлення.
6) Заповніть таблицю даними. При заповненні таблиць приведіть у відповідність поля з однаковими записами, наприклад, у таблицях "Покупці" і "Замовлення " повинен збігатися Код покупця.
7) При необхідності внесіть відповідні зміни в таблиці "Товари" і "Постачальники" в режимі "Конструктор ". Доповніть в таблиці відсутні поля.
8) Виберіть поле первинного ключа: Код товару в таблиці "Товари " і Код постачальника в таблиці "Постачальники".
2.3. Імпортування таблиці "Продажі" з Excеl
Завантажте програму Excel.
Створіть таблицю "Продажі". Заповніть таблицю даними.
Виконайте розрахунки в таблиці по стовпцях Вартість і Знижка. Вартість — це Ціна товару, помножена на кількість. Знижка - це добуток Вартості на %, зазначений у стовпці Знижка. Відформатуйте комірки, привласніть відповідні типи полів коміркам таблиці.
Збережіть файл у своїй папці під ім'ям "Продажі". Закрийте програму Ехсеl.
5) Завантажте Microsoft Access і відкрийте створену Вами базу даних. Імпортуйте в неї таблицю, створену в ЕхсеІ, дотримуючись наступної послідовності дій:
переключіться на вкладку "Внешние данны";
виберіть іконку
;у вікні (рис.2.2) вкажіть шлях до вашого файлу;
встановіть перемикач в положення "Импортировать данные в новую таблицу в текущей базе данных" і натисніть "ОК";
у діалоговому вікні вкажіть "лист 1" діапазону і натисніть "Далее ";
встановіть прапорець у вікні "Первая строка содержит заголовки столбцов" і натисність "Далее " і "Готово" (в Microsoft Access 2007 передбачена можливість опису властивостей і вибору полів в процесі імпорту);
- дані збережіть в новій таблиці, натисніть кнопку "Далее ";
- встановіть ключове поле - Код оплати у вікні діалогу;
- введіть ім'я таблиці у вікні "Импорт в таблицу". Натисніть кнопку "'Готово ".
- у вікні Microsoft Ассеss переконайтеся в імпорті таблиці "Продажі". Відкрийте таблицю в режимі "Конструктор" і перевірте відповідність типів даних у таблиці.
Рисунок 2.2 – Вікно імпорту файлу Excel
5) Встановіть наступні зв'язки між таблицями:
Таблиці "Постачальники" і "Товари" встановити зв'язок за Кодом постачальника; "Товари" і "Продажі" - за Кодом товару; "Продажі" і "Замовлення " - за Кодом замовлення; "Покупці" і "Замовлення " - за Кодом покупця.
Для встановлення зв'язків виберіть таблицю і перейдіть на вкладку "Режим таблицы". Натисність іконку "Схема данных" (рисунок 2.3). Виділіть по черзі кожну з таблиць, кнопкою "Добавить" перемістіть їх у вікно "Схема данных" і потім натисніть кнопку "Закрыть". Покажчиком миші перетягніть поле однієї таблиці на поле, по якому встановлюється зв'язок, іншої таблиці. Після встановлення необхідних зв'язків натисніть кнопку "Закрыть".
Рисунок 2.3 – Вікно створення зв'язків
3. Контрольні питання.
1) Які поля вибирають для встановлення зв'язку між таблицями?
2) Як здійснюється модифікація структури таблиці?
3) Назвіть способи вилучення полів з таблиці.
4) Опишіть тип відносин "один -до -багатьох" і т.
5) Як здійснюється додавання нового поля?
6) Призначення індексів у Access.
7) Основні вимоги до полів.
8) Перелічіть відомі Вам типи зв'язків між таблицями.
9) Які існують типи даних, що вводяться з таблицю?
10) Чим відрізняється режим конструктора від режиму майстра?
11) Призначення ключового поля?
12) Як перейти в режим заповнення таблиці?
13) Що таке режим проектування і режим заповнення?
Лабораторна робота №3
СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ЗАПИТІВ