1.3 Обоснование необходимости в поставленной задаче и цели ее использования

В настоящее время трудно представить работу какой – либо организации без использования средств автоматизации, предназначенных для облегчения труда своих работников и ускорения выполнения поставленных задач.

Насыщенность рынка предлагаемых программные продукты в различных областях настолько велика, что стратегия проведения автоматизации приобретает все более важное значение.

Программные продукты, обеспечивающие работу отдела кадров также широко представлены на рынке продаж. Однако не всегда они являются подходящими для работы отдельно взятого отдела кадров. В нашем случае, несмотря на насыщенность рынка, нет подходящего программного продукта, который бы удовлетворил все требования к программе для более полноценной работы отдела.

Управление Росрегистрации по Ярославской области является государственной организацией, и все сотрудники являются государственными служащими. Отдел кадров Управления работает, собирает, обобщает, хранит и т.д. данные работников в соответствии с Указом Президента РФ. Этот момент играет не последнюю роль, так как существует ряд данных у работников, которые являются специфическими и не отражаются в обычных программных кадровых разработках. И это естественно, поскольку сторонние разработчики не могут знать специфику и требования, которые предъявляются сотрудниками отдела к готовому продукту, который поможет им в работе. Конечно же можно специально нанять аналитика для выявления всех моментов, всех сторон работы для дальнейшего реализования их в программном продукте. Однако это тоже очень сложно, потому что одно дело наблюдать и анализировать, другое, работать и анализировать. Поэтому лучше, если такой аналитик будет непосредственно работать, собирать материал для изготовления программного продукта, который будет непосредственно использован в работе его коллегами.

Но, несмотря на всю сложность ситуации, в отделе кадров Управления просто необходимо использовать средства автоматизации в работе.

Кадровая служба в Управлении была всегда (как и в любой другой организации). Но если раньше, несколько лет назад, от отдела кадров требовалось в основном принять человека на работу, занести его личные данные в карточку учета Т-2, вести его персонифицированный учет, уволить его, то теперь требования к работе отдела кадров увеличились. Люди в нашей стране (в том числе и работники Управления) за последнее время очень изменились, так как изменилась и сама жизнь. Если раньше человек спокойно работает, получает заработную плату и знает, что и завтрашний день будет такой же, и не принесет больших изменений, то теперь такого практически ни в какой области нет. Жизнь стала более активна, и человек стал активнее. Теперь он не ждет, что все само придет к нему в руки, что все само уладится, утрясется, это касается и самой работы, и отношения к ней. Теперь человек понял, что если он хочет чего – то добиться, то нужно самому принимать какие – либо меры для этого. И он начинает действовать: активно ищет новые места работы, новые способы продвижения по службе (причем эти продвижения зачастую связаны не с его интересами, а с его желанием получше устроиться в жизни, повысить свой социальный статус за счет высокой должности, высокой зарплаты), повышает свое образование и т.д.

И так получается, что в связи с этим отделу кадров приходится также активизироваться вслед за своими работниками: постоянно изменять, обновлять хранящиеся данные на своих сотрудников.

Это с одной стороны, а с другой стороны есть еще и руководство, которое тоже активно в своей кадровой политике. Оно хочет все знать, быть в курсе дел. И требует для этого множество справок и отчетов: сколько всего работников в Управлении, сколько принято за май месяц, сколько за январь, сколько за полгода и т.д., сколько уволено за год и т.д., сколько семейных, сколько разведенных, сколько холостых, сколько с высшем образованием и т.д.

Но кроме своего руководства есть еще и руководство в Москве (это все-таки государственная служба и Управление подчиняется Федеральной службе). И естественно Москве тоже нужны справки и отчеты по интересующим их вопросам.

И как же быть отделу кадров (точнее его работникам). Ведь, чтобы сделать справку нужно пересмотреть все личные дела сотрудников Управления (а их 243). И что же, по каждому отчету, по каждой справке проделывается одна и та же операция – просмотр личных дел, а это ой как много занимает времени и сил работников отдела кадров.

Возникает вопрос: как сделать так, чтобы облегчить, ускорить работу отдела кадров?

Выход один – автоматизировать работу отдела, что позволит сократить время на поиск информации, свести к минимуму ошибки в работе, уйти от выполнения дублирующих действий, хранить всю информацию по каждому сотруднику в единой кадровой базе, позволяющей обновлять и дополнять ее.