2. Організація інвентаризації перед складанням річної звітності

Бюджетні установи та організації перед складанням річної фінансової звітності мають проводити інвентаризацію всіх своїх активів та зобов'язань.

Річна інвентаризація починається не раніше 1 жовтня і проводиться, як правило, станом на 1 число місяця.

Інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження (у тому числі незавершене капітальне будівництво, незакінчений капітальний ремонт і незавершене виробництво) та всі види фінансових зобов'язань.

Під час інвентаризації здійснюється констатація наявності об'єктів як за їх місцезнаходженням (у тому числі майно, передане в оренду), так і щодо матеріально відповідальних осіб. Матеріальні цінності, що не належать бюджетній установі, але перебувають в її розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання тощо), також підлягають інвентаризації. Однак інформація про такі матеріальні цінності відображається в окремих формах.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи. На головного бухгалтера, а також керівників відповідних відділів та служб покладається контроль за дотриманням установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації в установі має бути створено інвентаризаційну комісію. її очолює керівник установи чи його заступник. До складу комісії входять працівники установи (керівники відділів чи служб) та головний бухгалтер.

Призначення інвентаризаційної комісії оформляють письмовим розпорядженням - наказом, в якому зазначають склад комісії, об'єкти інвентаризації, тривалість (терміни початку і закінчення), порядок оформлення необхідної документації та відображення її результатів в обліку.

У бюджетних організаціях, де через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо (наприклад, якщо організація має кілька структурних підрозділів), керівник організації може створити місцеві інвентаризаційні комісії.

Такі комісії, як правило, очолюють керівники структурних підрозділів, на яких і покладається відповідальність за проведення інвентаризації в цих підрозділах. До складу місцевої інвентаризаційної комісії обов'язково має бути включено працівника бухгалтерії. Роботу місцевих комісій організовує та контролює центральна комісія.

Для проведення інвентаризації в установах, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, видають наказ, в якому затверджують склад центральної інвентаризаційної комісії, календарний план проведення інвентаризації, а також здійснюють розподіл працівників централізованої бухгалтерії для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. У свою чергу, на підставі цього наказу керівники установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії.

Кількість членів інвентаризаційної комісії залежить від обсягу майна, що підлягає інвентаризації, та кількості матеріально відповідальних осіб. До складу таких комісій обов'язково має бути включено працівників бухгалтерії та фахівців (інженери, технологи, економісти та ін.), які знають об'єкт інвентаризації та первинний облік.

Місцеві інвентаризаційні комісії очолює представник керівника установи, який призначив інвентаризацію. Зверніть увагу: головою місцевої інвентаризаційної комісії не дозволяється призначати того ж самого працівника два роки підряд.

Якщо на момент проведення інвентаризації хтось із членів комісії відсутній, то проводити інвентаризацію за таких обставин не допускається. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання її результатів недостовірними. При перевірці фактичної наявності залишків матеріальних цінностей обов'язково мають бути присутні матеріально відповідальні особи.

Перед початком проведення інвентаризації комісії передають спеціальні форми для оформлення результатів інвентаризації:

Інвентаризаційний опис основних засобів

Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів

Інвентаризаційний опис нематеріальних активів

Порівняльна відомість результатів інвентаризації нематеріальних активів

Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів

Порівняльна відомість результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів

Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей

Інвентаризаційний опис бланків документів суворої звітності

Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами

Довідка до акта інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами

Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання

Протокол інвентаризаційної комісії