Организационно-распорядительная документация

• Распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу (приказы, постановления, распоряжения, указания, решения).

• Информационно-расчетные и справочные документы – документы, в которых содержится информация, которая непосредственно может использоваться в дальнейшей деятельности организации и может быть представлена в виде таблично-расчетных данных. Письма, факсы, протоколы, объяснительные записки и т.п.

Среди множества деловых документов, обращающихся в организациях, касающиеся персонала организации, важное место занимает организационно-распорядительная документация.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65 принят и введен с 1 июля 2003 г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков с воспроизведением герба РФ, гербов субъектов РФ. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 №68. В государственном стандарте определено 30 реквизитов.

Представим на рис.1. основную структуру распорядительной документации.

Рис.1. Основная структура и содержание организационно-распорядительных документов

Постановление издается высшими органами власти, комитетами и комиссиями. Юридическими основаниями для издания постановления могут быть законы РФ, постановления совета Федерации, Государственной Думы и Правительства РФ. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ;

• наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление;

• наименование вида документа (постановление);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа;

• заголовок к тексту;

• подпись руководителя органа, издающего постановление.

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

РФ ииbиb bbbnmjkljkl

Лекция №6

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.

1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если имеется);

• наименование предприятия;

• название вида документа;

• дата приказа;

• номер приказа (внутри своей группы);

• место издания;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• визы.

Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа — «Проект».

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:

О создании филиала в г.Выборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

• вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

• распорядительной.

Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:

В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ...

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.

Например:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ, печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:

• наименование исполнителя или исполнителей (кому);

• предписываемое действие (что сделать);

• конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

• во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;

• давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;

• намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

• обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;

• указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст проекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,

например:

Приложение 1 к п.2 приказа от 14.07.98 № 56

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/с и к.

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

«Связьинвест»

ПРИКАЗ

_______№__________

Москва

Об увеличении уставного

капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,

ПРИКАЗЫВАЮ.:

1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3.Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор

подпись

Инициалы, фамилия

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

• Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

• Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

К нормативным документам в сфере кадровой работы относится Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован для регламентации определенных видов работ, обоснования рационального разделения и организации труда и расстановки кадров, при проведении процедуры аттестации персонала.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения ее представляют совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. К настоящему времени ряд норм и положении ГСДОУ в силу объективных причин переработаны в новых условиях функционирования организаций (стандарт утвержден приказом Главархива СССР от23.05.1988 №33). Изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты, технические требования для организаций в области документирования.

Общее методическое руководство в сфере кадрового делопроизводства осуществляют архивные органы. С июня 2004 года Росархив продолжает свою работу по совершенствованию нормативно-методической базы и государственного управления архивным делом и осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

В настоящее время действует инструкция по делопроизводству (для министерств и ведомств), разработанная в 2000 году, которая включает:

• общий порядок подготовки и оформления документов (приказа, указания, инструкции, протокола и т.д.);

• требования к процедуре регистрации документов;

• правила формирования дел;

• составление описей и передача их на архивное хранение;

• порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи;

• устанавливает размеры шрифтов и интервалов и т.д.

Стоит отметить, что типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности могут использовать ее как нормативную базу при создании системы делопроизводства.

Одновременно с развитием системы стандартизации и унификации в нашей стране (начиная с конца 60-х) начинаются работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды подверглись унификации (например, учетные формы), требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

Существуют несколько типов систем документации:

1. Унифицированная система банковской документации.

2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

3. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

5. Унифицированная система документации по труду.

6. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включает в себя: государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкций по их заполнению и применению.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персонала.

ЛЕКЦИЯ №6

Правила оформления документов; порядок заполнения типовых форм

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрованным, при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом,

• флаговым, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Помимо бланков для организаций могут проектироваться бланки ее структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Установлены следующие виды бланков:

• общий бланк,

• бланк для письма,

• бланк конкретного вида документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02 или 03, а также 06.

Бланк письма, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 04 и 07, а также, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19²).

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 05, 08 и 12, а также ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17 и 18.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 должны печататься на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рис. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и пр.).

Реквизит 19 (текст документа) печатается через 1,5 интервала, в то время как остальные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1,5-3 межстрочным интервалам.

При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки.

При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

Верхнее поле, равное трем мм, устанавливается только для первого листа. Остальные листы должны иметь верхнее поле, равное 20 мм.