5. Автоматизація формування і видачі вихідних документів

Формування машинограм і відеограм відбувається в декілька етапів за допомогою процедур опрацювання і відображення даних. Кожному запиту бухгалтера (блок 31, рис. 5.1.) відповідає певний набір облікових, контрольних, аналітичних процедур та попередньо визначений сценарний порядок їхнього виконання.

Для кожної процедури задають сукупність параметрів, які містяться у файлах параметричних описів (блок 30). Параметри, що входять у параметричні описи, становлять зміст елементів записів файлів. Записи ідентифікують номерами записів і процедур.

Описи повинні забезпечувати:

• вибір показників з баз даних;

• алгоритмічне перетворення показників у строках машинограм, відеограм;

• розрахунок підсумкових показників різних рівнів;

• формувати файли показників для запиту на отримання вихідних документів;

• занесення результатів розв’язання задачі (запиту) в інтегровану базу даних;

• виведення результатів розв’язання на принтер, дисплей.

Описи створюються на стадіях ескізного та робочого проектування задач, а також проходять діалогове налагодження на конкретні значення параметрів у ході технологічного процесу для автоматизованого отримання і відображення результатів. У розвинених системах мовні засоби описів робочого проектування доступні для бухгалтера, що допомагає йому включатися в процес формування результатної інформації.

Виконання запиту розпочинається вибором з файлу параметричних описів усіх записів, які належать до даного номера запиту бухгалтера. На наступному етапі послідовного включають процедури запиту. Виконання процедури полягає в тому, що на основі параметричного опису проводять нові дії з показниками.

Для виконання запиту (блоки 18, 29) процедурою читання записів вибираються необхідні фрагменти з бази даних (блок 26). Показники фрагментів бази використовують процедури алгоритмічного опрацювання. Виконання алгоритмічних дій над показниками в цій процедурі здебільшого відображає формування стрічок машинограм чи повідомлення відеограми

Результати розрахунків поміщають у базу даних і використовують у розрахунках наступних періодів та для відображення на машинних носіях інформації.

Процедура відображення результатів виконання запиту передбачає виконання таких дій:

• створення заголовка та шапки документа;

• виведення з бази даних елементів стрічок разом з довідковими даними із бази НДІ у відповідні позиції стрічок друкуючого пристрою або екрана;

• формування текстових елементів, що визначають місце для підпису відповідальних осіб.

У процесі виводу результатів на АРМ забезпечується багаторазовий їх перегляд на екрані, вибіркове відображення результатної інформації, повторне друкування машинограм для копій (блоки 19, 24, 34, 35).

Правильність програмно виконаних розрахунків підтверджується результатами апаратного (тестового) контролю роботи відповідних пристроїв. Додатково виконують співставлення взаємопов’язаних показників у різних вихідних документах.

Виконання стадій автоматизованого формування і видачі вихідних документів (регістрів) зображено на рис.5.2. і 5.3.

Рис. 5.2. Формування оборотно-сальдової відомості