10.2. Источники аналитической информации

В управлении различные функции связываются потоками информации, которые характеризуются направлением, составом, интенсивностью, временным режимом. По направлению различаются горизонтальные потоки информации, связывающие органы управления одного уровня, и вертикальные - восходящие и нисходящие, связывающие разные структурные уровни управления. В системе фармацевтического торгового предприятия выделяют также внешние и внутренние потоки информации.

Основными источниками информации для проведения финансово-экономического анализа являются следующие внутренние источники:

• бухгалтерская отчетность;

• статистическая отчетность;

• оперативная документация и отчетность.

Бухгалтерская отчетность, используемая в анализе, представлена, прежде всего, формой № 1 - «Бухгалтерский баланс» и формой № 2 - «Отчет о прибылях и убытках». Помимо этого, могут использоваться и остальные формы: № 3 - «Отчет об изменениях капитала», № 4 - «Отчет о движении денежных средств», № 5 - «Приложение к бухгалтерскому балансу», а также бухгалтерские расчеты по налогам и взносам.

Среди форм статистической отчетности наиболее интересна для анализа форма № 5-з «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг)».

Анализ бухгалтерской и статистической отчетности позволяет:

• оценить прошлое и текущее финансовое положение и результаты деятельности организации;

• проанализировать тенденции, составить прогноз отдельных экономических показателей (объем сбыта, валовая и чистая прибыль, издержки обращения и др.) и финансово-хозяйственной деятельности в целом;

• выявить имеющиеся слабые места в управлении предприятием;

• определить направления инвестирования капитала.

Основным недостатком анализа, основанного на бухгалтерской и статистической отчетности, является его одномоментность, т.е. возможность увидеть результат, а не сам процесс достижения результата, а это очень важно - знать, как, в результате чего и какими усилиями получены итоговые данные. Поэтому, чтобы лучше понять закономерности, приведшие к тем или иным показателям деятельности, необходимо проводить анализ оперативной документации и отчетности.

Прежде всего, должны анализироваться оперативные документы, позволяющие составить «историю продаж». Так, по данным кассовой ленты и отчетам можно определить количество покупок в день; интенсивность покупок по часам, дням недели; среднюю стоимость покупки, а в случае наличия автоматизированного рабочего места - движение отдельных ассортиментных позиций. Товарно-транспортные накладные и счета-фактуры позволяют проследить динамику закупок, взаимодействие с поставщиками, размеры кредиторской задолженности и т.д. Штатная численность анализируется с точки зрения количества рабочих мест, выполняемых функциональных обязанностей, норм нагрузки и др., а инвентаризационные описи как источник сведений о рациональности вложений в товарные запасы, среднем размере запасов в целом и по отдельным ассортиментным группам и др.

Обработка получаемой информации проводится в системе аналитических показателей с использованием приемов структурного и сравнительного анализов, на отдельных элементах которых мы остановимся.