Лекция 3 Составление и оформление основных документов. План:

1. Договор (контракт)

2. Служебная записка.

3. Приказ.

4. Протокол.

5. Акт.

6. Справка.

1.Договор (контракт)

Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений.

Основным правовым документом, регулирующим и регламентирующим взаимоотношения между организациями является коммерческий договор ( контракт).

Договорные отношения могут быть установлены следующими путями:

1. путём направления оферты (письменного предложения о заключении договора).

2. путём предоставления одной из сторон проекта договора, другая сторона рассматриваем проект, если нет возражений принимает любая сторона получает свой экземпляр договора.

В договоре отражаются характер сделки, качество товаров и услуг, сроки, цена сделки, , оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров.

Обмен документа между сторонами может происходить посредством:

• почтовый

• телеграфный

• телетайпной

• факсимильной

• электронной или иной связи позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ГК 434 ТК РФ)

Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде. Подписи сторон должны быть поставлены разборчиво синими или фиолетовыми чернилами и на каждом листе договора.

Договоры оформляются на бланке или на стандартных листах.

Датой договора объявляется дата его подписания. Присвоение номера документа происходит в валовом порядке в течение года. При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение № 1 – Р (ремонт) ; № - контракт № 1/6.

Примеры стандартных договоров см. www.allblanks.ru, www.bizformat.ru. и др.

2. Служебная записка.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами не находящиеся в прямом подчинение.

Это крат­кое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности на предприятии. Та­ким образом, служебная записка объединяет в себе функции сра­зу двух документов,— делового пись­ма и заявления.

Однако деловое письмо, предназначено для освещения вопросов, не относящихся к внутренней деятельности предприятия, а заявление включает в себя только изложение просьбы, требования или пожелания.

Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. Для выполнения этой функции могут ис­пользоваться различные виды служебных записок, в том числе:

- пояснительные записки, обычно выполняющие параллельно функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим управленческим документам;

- информационные записки, или меморандумы;

-докладные записки, или докладные;

- аналитические записки;

- записки о состоянии дел за период времени,

Сведения о функциональном назначении перечисленных документов представлены в таблице.

Вид служебной записки	Особенности функционального назначения
Пояснительная записка	1.Сопровождение другого документа. 2.Обоснование необходимости подготовки документа, описываемых в нем мер и действий
Информационная записка	1.Оперативное информирование по нескольким взаимосвязанным вопросам повседневной деятельности. 2. Подготовка данных для другого документа
Докладная записка	1.Оперативное информирование по отдельному вопросу повседневной деятельности . 2.Выявление недостатков в работе, подготовка предложений по их устранению
Аналитическая записка	1.Оперативное информирование по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам повседневной деятельности . Анализ состояния дел, прогнозирование развития ситуации.
Записка о состоянии дел	1.Оперативное информирование о состоянии дел в структурном подразделении (ином самостоятельном участке работы) 2. Оценка результатов работы, внесение предложений по ее совершенствованию

Служебные записки могут готовиться в инициативном порядке, во исполнение требований руководящих документов (указаний ру­ководства предприятия), а также в ответ на поступившие ранее до­кументы. Порядок их подготовки во многом сходен с порядком, установленным для подготовки деловых писем. Тем не менее, со­держание, структура, стиль изложения и оформление служебных записок имеют свои особенности, о которых мы и поговорим далее.

Процесс подготовки служебной записки и присущие ему особенности рассмотрим на примере пояснительной записки. В общем случае содержание служебной записки, как и большинства других документов, рассмотренных в рамках данного пособия, состоит из двух частей — вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросе, группой вопросов деятельности предприятия, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:

- аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения — то есть обоснование этого решения;

- основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;

- расчеты, подкрепляющие обоснование (также могут быть представлены в приложении к документу);

- предложения и выводы (в последних, как правило, содержится прогноз ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта).

Структуру служебной записки обычно образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже — пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем. Оформление служебных записок производится на листах писчей бумаги. Ниже приведены основные рекомендации по оформлению служебных записок.

Сведения об основаниях для разработки документа целесообразно указывать в его первом предложении или под заголовком к тексту. Если к служебной записке прилагаются расчеты, справки - то об этом в обязательном порядке делается упоминание – по тексту документа или в его заключительном предложении.

Документ подписывается его разработчиком с указанием наименования должности, подписи, ее расшифровки и даты.