2. Требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Постоянные реквизиты.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным консти­туционным законом «О государственном гербе Российской Фе­дерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. №52. Ч. 1. Ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически офор­мленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации — автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП) также проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами.

Код формы документа необходимо указывать по Обще­российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД — 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредитель­ных документах. Оно дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Московский госу­дарственный университет (МГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учреди­тельном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (в государственных организациях — наименова­ние министерства или ведомства; в коммерческих организаци­ях — название консорциума или промышленно-финансовой группы), например:

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ» (СКАГС)

Наименования организаций субъектов Российской Федера­ции, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Феде­рации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке, напри­мер:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторс», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони». Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить коммуникационные данные: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д., а так­же коммерческие дан­ные: номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.

Переменные реквизиты.

Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, должно быть определено уставом (положе­нием об организации) и должно соответствовать видам доку­ментов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата является обязательным реквизитом документа. Мес­то проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в ле­вом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Для прото­кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организация­ми, должны иметь одну (единую) дату. Элементы даты запи­сываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17. 12. 2004. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, напри­мер: 01.04.2004. После двух цифр числа и месяца ставятся точ­ки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2004). Допускается и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2004

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определя­ющих права граждан и организаций, а также содержащих све­дения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практи­кой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.05.05 или 20041105). Действующий ГОСТ допус­кает датирование в соответствии с международными стандар­тами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа, индекс письма, явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09 — 12/35, где 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистраци­онному журналу.

Наименование организации Почтовый адрес Справочные данные об организации ________№ 09—12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента включает индекс и дату письма, на которое дается от­вет, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправ­ляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2004

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокуп­ность точной и полной информации, на основе которой доку­мент может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации Министерство образования Российской Федерации Наименование должности Начальнику отдела статистики И.О.Ф. получателя И.В. Васильеву Почтовый адрес Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856

В документах, направляемых в органы государственной власти, указываются (в дательном падеже) должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. В реквизите «адресат» не допускается сокращенное наименование должностей. Если документ направляется должностным лицам министерств и ведомств, где введены воинские и специальные звания, то указываются их звания.

В документах, направляемых в государственные (кроме федеральных органов государственной власти) и общественные организации, на предприятия, в учреждения, в коммерческие структуры, а также частным лицам, должен указываться их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланках пишется через один межстрочный интервал в правой верхней части, а на документах, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, - посередине листа в верхней его части.

Инициалы и фамилия (воинское звание, инициалы и фамилия) адресата отделяются от должности полуторным интервалом. Инициалы проставляются перед фамилией, например: А.Б. Петрову. Если документы адресуются высшим должностным лицам государства, имеющим воинское (специальное) звание или классный чин, то в обязательном порядке указывается воинское (специальное) звание или классный чин, а инициалы проставляются за фамилией, например: генералу армии Николаеву А.И.

Наименование организации и ее структурного подразделе­ния указывают в именительном падеже, например:

Администрация … области

Отдел капитального строительства

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Администрация … области

Управление по строительству и

жилищно-коммунальному хозяйству

Ведущему специалисту Г.А. Ютову

Если письмо адресуется руководителю организации, наи­менование организации должно входить в название должности адресата, например:

Начальнику Главного контрольного управления

Администрации области

В.И. Сомову

или

Г-ну С.Г. Ковалеву

Заместителю главы

Администрации (Губернатора) области

Руководителю аппарата

Названия управлений и самостоятельных отделов в соста­ве министерства или предприятия пишутся с прописной бук­вы, например: Главное управление финансов.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами, например: комитет по физической культуре и спорту Администрации г. Ростова-на-Дону.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в после­довательности, установленной «Правилами оказания услуг по­чтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации для юридиче­ского лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

название области, края, автономного округа (области), республи­ки:

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почто­вый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

Если документ адресован физическому лицу, сначала ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Первому заместителю Главы Администрации

(Губернатора) области

В.Н. Алтухову

Руководителю пресс-службы Главы Администрации

(Губернатора) области

И.В. Строеву

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адреса­тами не указывают. При большем количестве адресатов состав­ляют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опу­щены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состо­ять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования дол­жности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ЖДЕНО), наименования утверждающего документа в твори­тельном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2004 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2004 №82

Гриф утверждения документа располагают в правом верх­нем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н. В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2004

Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эк­сперта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: