Відповідальність за ведення нотаріального діловодства:

Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності покладається на самого нотаріуса.

Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка працює у нього за трудовим договором.

Основні види документів,форма та іх зміст включає

-Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів

- Складання та оформлення нотаріальних документів

- Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

- Контроль за виконанням документів

- Вимоги щодо формування справ (нарядів)

-Особливості формування спадкових справ

-Оформлення справ для архівного зберігання

-Складання описів справ (нарядів)

-Архівне зберігання нотаріальних документів приватним нотаріусом

-Передавання справ до державного нотаріального архіву (відбувається у разі припинення діяльності приватного нотаріуса у тому числі аналювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю).

- Видача і вилучення (виїмка) нотаріальних документів

-Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстраціі нотаріальних дій

-Порядок приймання - передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни особи,відповідальної за ведення діловодства, заміщеня(зупинення нотаріальноі діяльності)»

приватного нотаріуса.

Порядок звітності приватного нотаріуса.

Приватні нотаріуси подають статистичний звіт у головне управління юстиціі Міністерства юстиціі Украіни,головним управлінням юстиціі в областях,згідно затвердженоі форми звітності N 1-нотаріат (річна) "Звіт про роботу державних та приватних нотаріусів і введенно в дію в 2011 році.».

Річний статистичний звіт подається до 10 січня після звітного періоду.

При подачі статистичних звітів приватні нотаріуси міського округу надають інформацію щодо адреси розташування робочого місця (контори), домашньої (фактичної) адреси, номерів телефонів (домашній, робочий, мобільний), адреси електронної поштової скриньки та графік прийому громадян приватним нотаріусом згідно наказу у двох примірниках (додаток 1).

Проставляння відбитку печатки та вчинення особистого підпису здійснюється в Управлінні нотаріату особисто приватними нотаріусами на підготовлених управлінням бланках у трьох примірниках при здачі статистичного звіту.

У зв’язку з вищевикладеним повідомляємо, що одночасно, при здачі звіту, приватним нотаріусам міського нотаріального округу необхідно надати до Управління нотаріату засвідчену в установленому порядку копію договору обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності приватного нотаріуса на суму, не меншу ніж 1 000 (тисячу) мінімальних розмірів заробітної плати.

При подачі річного статистичного звіту нотаріусам необхідно надати засвідчені в установленому порядку копії документів, які підтверджують проходження підвищення кваліфікації за однією із форм, передбачених п. 5 Порядку підвищення кваліфікації нотаріусів, консультантів державних нотаріальних контор, України від 22.12.2010 № 3256/5.

11

Приватні нотаріуси, зареєстровані у 2012 році, які не вчинили жодної нотаріальної дії, здають звіт про роботу державних та приватних нотаріусів за 2012 рік згідно вищевказаного графіку.

Приватні нотаріуси, які здійснюють заміщення іншого приватного державних нотаріальних архівів, помічників приватних нотаріусів, затвердженого наказом Міністерства юстиції нотаріуса складають, підписують та подають статистичний звіт за приватного нотаріуса, якого заміщують. Нотаріальні дії вчинені в порядку заміщення включаються до статистичного звіту приватного нотаріуса, який здійснює заміщення.

Приватні нотаріуси, які мають намір з 03.01.2013 по 11.01.2013 перебувати у відпустці, мають можливість здати звіт достроково.

У разі здачі звіту у 2012 році разом зі звітом необхідно пред’явити для огляду останній том закритого підсумковим записом реєстру для реєстрації нотаріальних дій за 2012.

Про зупинення нотаріальної діяльності на строк більше одного тижня приватний нотаріус зобов'язаний не пізніше ніж за один робочий день до дня зупинення нотаріальної діяльності письмово повідомити управління юстиції шляхом подання відповідної заяви до канцелярії управління юстиції .

12