Вопрос №2 Взаимосвязь документоведения с науками

Документоведение как научная дисциплина тесно связано с историческими науками, источниковедением, библиографо-, библиотеко-, книго- и архивоведением, с правоведением, с экономическими и прикладными дисциплинами.

1. Исторические науки: появление тех или иных документов связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами, поэтому складывание комплекса документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

2. Документоведение способствует формированию источниковой базы исторических исследований и поэтому примыкает к источниковедению.

Источниковедение – это важнейшая отрасль исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Они изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации.

3. Библиографо-, библиотеко-, книго- и архивоведение: сюда входит информатика в части изучения документной информации, созданной с помощью компьютерной техники, информационная, социальная сущность объектов (книги).

Общая задача – формирование эффективной информационной среды и единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки признаков документообразования.

4. Правоведение: прежде всего связь с такими отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право, т.к. юристы не могут обойтись без знания основ документоведения и ДОУ. Криминалисты исследуют приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации, раскрытия и расследования подлогов.

5. Экономические дисциплины: деятельность служб ДОУ невозможна без определения их экономической эффективности и анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов. Это бухгалтерские, отчетно-статистические, технико-экономические, внешнеторговые, банковские и финансовые.

Т.о. документоведение – это обобщающая научная дисциплина документоведческого цикла. Оно охватывает объекты изучения в главных чертах, параметрах, качествах, тенденциях для решения теоретико-методологических проблем.

6. Документоведение связано с такими прикладными дисциплинами, как: социология управления, психология управления, деловое общение. Это происходит при стандартизации языковых единиц (шаблоны).

Вопрос №3 Развитие документов

Первые документы зафиксированы на различных носителях и относят к 30 веку до н.э. Начало передачи данных – это предметное документирование (например, стрела как символ войны). Разновидностью предметного документа является галечное и ракушечное письмо. Индейцы использовали узелковое письмо, где были шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали кипу – это, когда к толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры и лоскуты различного цвета.

Одновременно появляется и пиктографическое письмо (лат. «пиктос» - «писанный красками», - и греч. «графо» - «пишу»). В основном это были события из жизни племени. С развитием пиктографических надписей стали появляться иерографические символы, и зарождалась система письменности.

В странах Востока эти виды письменности господствовали 3 тысячелетия, но потом их вытеснила финикийская, а затем греческая система письменности.

Самые древние финикийские надписи относятся к XIII веку до н.э. Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук.

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI – XIX вв.

Системы письменности делятся на 3 типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система, т.е. содержала не тексты, а рисунки событий.

2. Символическая, или идеографическая, система – рисунок обозначает не событие, а одно слово (клинописные документы).

3. Звуковая, или буквенная, система (финикийское и греческое письмо)

Материальные носители.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус (30 в. до н.э.). Листы изготавливались из стеблей растения папирус.

В III в. до н.э. изобретен пергамент – это обработанная кожа молодых животных, в основном телячья. Название «пергамент» произошло от малоазиатского города Пергам. Пергамент использовался в течение 18 веков.

У шумеров были глиняные книги. Знаки клинописи наносились тонкой палочкой на сырую глину, затем она высушивалась и обжигалась. Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон риса и бамбука появляется во II в. н.э. в Китае. Растертые в воде растения пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья, и она называлась тряпичной бумагой. Эта ручная выработка использовалась до конца XVIII века. Животный клей заменялся канифольным, и проводилась отбелка хлорной известью. В XVIII веке производство тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использованием химической обработки.

С середины XIX века начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы), а затем из древесной массы. Затем с техническим прогрессом производство бумаги, книгопечатание и копирование текста сделало документы дешевыми и общедоступными.

Вопрос №4 Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функции управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, наименование, по видам (степени унификации, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, степени гласности, юридической силе, назначению, срокам хранения).

По способу фиксации (запечатления) документы бывают письменные, графические, фото – и кинодокументы, акустические (звуковые при составлении диктограмм, протоколирование собраний).

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-бытовые, научно-технические, проектно-сметные, учебно-методические и плановые.

По наименованию документы классифицируются на приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, схемы, графики, чертежи.

По видам (степени унификации) документы бывают примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются заранее вышестоящими организациями, примерные – тоже вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования, а трафаретные документы изготавливаются типографским способом, где для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности документы бывают простые и сложные. Если в документе рассматривается один вопрос – это простой документ, несколько вопросов – сложный.

По месту составления документы бывают внутренние и внешние. Внутренние документы – это документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы организации, а внешние – это входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы бывают срочные и несрочные. Показателем срочности является срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами с отметкой «срочно». Сроки, установленные администрацией, считаются несрочными.

По происхождению документы подразделяются на служебные и именные. Служебные документы создаются в учреждениях по вопросам их деятельности, а именные касаются конкретных лиц (заявления, письма, жалобы).

По степени гласности документы бывают секретные (проставляется гриф ограничения доступа к документу «ДСБ» для служебного пользования, «совершенно секретно», «секретно», «конфиденциально») и несекретные.

По юридической силе документы бывают подлинные и подложные. Подлинные – это документы, выданные в установленном законом порядке, а подложные – оформление и содержание их не соответствует истине. В свою очередь подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ признается в том случае, если он утратил юридическую силу (например, срок действия).

По назначению (стадия создания) документы подразделяются на подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий информацию и надлежащим способом оформленный. Черновик – это документ в предварительной редакции. Копия – это точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом верхнем углу проставляется слово «копия». Различают разновидности копии: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – копия части документа. Дубликат – это второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения.

1. В документоведении используется фасетный метод классификации. Он состоит в параллельном разделении на независимые группировки. Фасет в переводе с французского означает «грань». В документоведении по данному способу производится выборка необходимых признаков из фасет и объединение в определенной последовательности.

2. Последовательный метод кодирования – метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных, подчиненных группировок.

3. Параллельный метод кодирования – метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки образуется с использованием кодовых обозначений независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.

4. Порядковый метод кодирования – метод, при котором в качестве кодовых обозначений служат натуральные числа.

5. Серийно-порядковый метод отличается от порядкового тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы.

Вопрос №5 Свойства и функции документа

Документ имеет 2 сущности: информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство – это его способность передавать информацию.

К эксплуатационным свойствам относятся долговечность, прочность и способность противостоять различным воздействиям (механическим, световым, биологическим и неблагоприятным факторам окружающей среды). Эти свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документа делят на общие и специальные.

Главная функция – хранение и передача информации во времени и пространстве.

Общие функции документа:

1. информационная – удовлетворяет потребность общества в информации;

2. коммуникативная – документ является информативным средством передачи, обмена информацией и средством общения;

3. социально-культурная (кумулятивная) – документ способен накапливать, концентрировать информацию с целью сохранения и передачи поколениям культурных традиций и систем ценностей.

Специальные функции:

1. правовая – документ является доказательством фактов в юридической сфере;

2. организационная – установка правовых отношений;

3. управленческая – документ создается для решения управленческих вопросов и принятия решений;

4. познавательная (когнитивная) – документ служит средством получения и передачи знаний между людьми и поколениями;

5. общекультурная – документ содействует развитию культуры, закрепляет традиции;

6. мемориальная (памятниковая) – передача исторических сведений об отдельных людях или обществе и документов, являющихся историческим наследием;

7. гедоническая – документ как средство отдыха (кинофильмы, диски, книги).

Вопрос №6 Способы и средства документирования

Способ документирования – это совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. Они делятся на 2 большие группы: традиционные (начертание, высекание и т.д.) и технотронные (осуществляемые с помощью техники). В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия – инструменты, приспособления, т.е. средства документирования.

Средства и способы документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Все это – система документирования.

Первым способом документирования был начертательный способ. Первоначальная фиксация осуществлялась вручную с помощью стило (стиль) – узкая палочка из кости, меди, серебра со сплюснутым одним концом и заостренным другим. Затем появились калам, гусиные, утиные, вороньи перья.

В 1809 году была запатентована перьевая ручка, созданная Фредериком Фоми из Австрии.

В 1938 году венгерским журналистом Йозефом Ласло Бир была изобретена шариковая ручка.

Пишущая машина

В начале XX века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в т.ч. первая электрическая пишущая машина, созданная в 1902 году. Во второй половине XX века стали выпускать разнообразные пишущие машины, различающиеся по конструкции шрифтоносителей, по назначению, по конструкции каретки.

Механическая звукозапись – это система, с помощью которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Она представляет собой типичную аналоговую запись информации. Механическая звукозапись на протяжении многих десятилетий была основным способом фонодокументирования, пока не уступила место магнитной звукозаписи.

Фотохимический способ (1839 г.)

В первой половине XIX века был изобретен фотографический способ фиксации информации на материальном носителе, результатом которого стало появление совершенно нового вида документа – фотодокумента – изобразительного документа, созданного фотографическим способом. Фотодокументы несут информацию по реальной действительности и оказывают эстетическое воздействие на человека.

Первую фотографию сделал Жозеф Нисефор Ньепс.

Самым распространенным электронным методом фотодокументирования является цифровая фотография, которую можно корректировать, изменять цвет, контраст, ретушировать.

Кинодокументирование

Кинодокумент – это изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, в действии. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, которые имеют сложную структуру, состоят из кадров, планов и звуков.

Первая демонстрация в России черно-белого видео без звука состоялась в 1896 году. В 1927 году появился звук. Со второй половины 1930-х гг. появилось цветное видео.

Электромагнитный способ получил широкое распространение не только в аудио-, но и в видеодокументировании. В результате кинодокументирование с его достаточно трудоемкой и дорогостоящей технологией уступила свое место магнитной видеозаписи. Для видеозаписи использовались методы записи звука, механический, фотографический и магнитный.

В 1956 году был выпущен первый видеомагнитофон.

Начиная со второй половины XX столетия, электромагнитный способ нашел широкое применение в условиях использования электронно-вычислительной техники, положив начало электронному документированию.

ЭВМ разделяют на 4 класса: серверы, рабочие станции, персональные и портативные компьютеры. С этого времени идет быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, ее передачи, хранения и использования.

Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации

Оптический (лазерный) диск – это запись информации в цифровом формате. Магнитооптический способ документирования представляет собой объединение двух технологий: магнитной и лазерной.

Голография позволяет фиксировать на материальном носителе объемное изображение реальных предметов. Этот способ фотографический и основан на двух физических явлениях: дифракция и интерференция. С их помощью создаются объемные цветные изображения предметов искусства.

Копирование и размножение документов

С начала XIX столетия стала использоваться копировальная бумага. Репрография – это факсимильное копирование документальной информации прямой или косвенной репродукцией на светочувствительном или другом воспринимающем материале. Способы репрографии: электрофотография, диазография, фотографическое копирование, гектографическая печать, трафаретная печать.

Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса. Это важнейший инструмент рекламы, пропаганды и важнейший фактор развития национальной культуры и образования. Способы печати в полиграфии: высокая и глубокая печать (тиражирование книг, брошюр – в них используются объемные печатные формы), трафаретная, гектографическая и др. В оперативной полиграфии применяются плоские печатные формы.

Вопрос №7 Задачи защиты информации

1. Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.

2. Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа.

3. Реализация права на доступ к информации.

Нормативные требования к защите информации

К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения, учета и составления отчетности.

Обладатели информации обязаны обеспечить:

1. предотвращение несанкционированного доступа к информации и передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;

2. своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

3. предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации;

4. недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которых нарушается их функционирование;

5. возможность незамедлительного восстановления информации модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

6. постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации.

Конфиденциальное и открытое делопроизводство

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на управленческие действия создания документов, а также производственную деятельность (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические документы).

Конфиденциальное делопроизводство, в отличие от открытого, распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2. защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Вопрос №8 Понятие «документ» и «информация»

Термин «документ» латинского происхождения. «documentum» - производное от слова «docete» (учить, извещать). От этого корня произошли слова: доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка оно перешло во все европейские языки, а в начале XVIII века в русский язык.

В Древнем Риме первоначально документом обозначались предметы, которые использовались для обучения, затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация выполняла в древности роль свидетельства, доказательства.

Термин «документ» приобрел правовое значение и использовался вплоть до XIX века. В России документ был переведен Петром I как письменное свидетельство и на протяжении восемнадцатого столетия имел правовое назначение. Вместо него в российской делопроизводственной практике использовались термины «акт», «дело», «бумага».

Накопление знаний о документах привело к выделению, помимо правового, управленческого аспекта, и в словаре В.И. Даля документ определялся как «всякая важная деловая бумага», а также «диплом, свидетельство».

В середине XX столетия в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Исторические документы – летописи, хроники, записи, свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.д.

В начале XX века бельгийским ученым Поль Отле документ рассмотрен в социально-культурологическом аспекте (контексте). Документом он называл все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так документами являются книги, журналы, газеты, письма, доклады, карты, планы, таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы, т.е. документ представлялся как неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности. Отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.

В первой половине XX столетия было пересмотрено содержание понятия информации. Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Ученые выделили самое и главное и существенное в документе – его информационную составляющую.

В словаре основных терминов в области информатики представлены 4 наиболее распространенных толкования понятия «информация»:

1. смысл полученного сообщения, его интерпретация;

2. содержание сообщений, а также само сообщение, данные;

3. третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация);

4. то, что уменьшает неопределенность события.

Социальная жизнь невозможна без информации, которая является двигателем общественного и технического прогресса. Важная роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В.Г. Афанасьева, представляет собой знание, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех ее других формах, в какой они используются обществом, человеком в общественной жизни.

Социальная информация подразделяется на:

1. массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);

2. специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);

3. личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. К примеру, в информатике первоначально он рассматривался как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. В юридических науках документ рассматривается как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ используется как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В связи с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – понятие документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Законодательные и нормативные акты

В первом государственном стандарте 1970 года (ГОСТ 16487 – 70) документ определялся как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. После переработки в 1983 году новый государственный стандарт ГОСТ 16487 – 83 определил документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. В утвержденном в 1998 году ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом:

«Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело»).

Бурное развитие новых информационных технологий побудило американских специалистов внести предложение о введении в практику следующего определения: «Документ – это информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретенной в будущем». И международная организация по стандартизации с участием многих организаций утвердила определение документа, как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.