4.2.1. Аналіз стану предметної області

Аналіз стану предметної області включає в себе:

• Аналіз установи загалом

• Аналіз об’єктів предметної області та взаємозв’язків між ними

• Аналіз нормативних документів установи.

Цей розділ є одним з основних, оскільки за його результатами в подальшому здійснюється формулювання та вирішення основного завдання кваліфікаційної роботи.

В цьому розділі здійснюється опис, характеристика сучасного стану досліджуваної теми на об’єкті дослідження, ґрунтовний аналіз із використанням накопиченого фактичного матеріалу із залученням усіх теоретичних знань певного методичного інструментарію. Всі приклади наводяться лише з досліджуваного підприємства щодо його сучасного стану. Якщо можливо, текст необхідно ілюструвати дійсними документами, показуючи їх у додатках. Усі аналітичні розрахунки, графіки, таблиці повинні супроводжуватися поясненнями, які дозволяють з’ясувати сутність управлінських процесів, їхні особливості та тенденції розвитку. У розділі необхідно розкрити такі складові досліджуваного питання (проблеми):

• подати загальну характеристику об’єкта дослідження. Тут необхідно відобразити організаційні, виробничі, документно-інформаційні характеристики організації (установи, фірми) та результати діяльності за 2-3 роки тощо;

• зробити поглиблений аналіз проблеми відповідно до теми випускної роботи, який необхідно спрямувати на діагностування та опис діяльності щодо вибраного напряму дослідження із ґрунтовним аналізом зібраного фактичного матеріалу за допомогою вказаних у вступі методів дослідження.

Джерельною базою для розділу є планові та фактичні показники діяльності організації чи галузі: всі види документів управлінської діяльності, статистичні дані, звітність, а також результати індивідуальних спостережень, опитувань тощо, які зібрані під час проходження практики (документи, анкети, розрахунки тощо).

В здійснені аналізу стану предметної області студент повинен зібратиматеріалита вивчити інформацію з таких питань:

• законодавча та нормативно-правова база діяльності організації чи установи, вибраної для практики;

• установчі документи (паспорт, статут і т. ін.);

• апарат управління, структура;

• організація діловодства;

• історія організації діловодства в установі (організації);

• завдання і функції служб діловодства;

• посадовий і технічний склад працівників служби діловодства;

• функціональні обов’язки та посадові інструкції;

• особливості організації роботи з документами;

• організація документообігу (типи документів, призначення), створення, використання, зберігання, опис, передача в архів, списання;

4.2.2. Документаційне та інформаційне розв’язання проблеми

Після здійснення аналізу предметної області студент повинен описати та дослідити варіанти розв’язання проблеми. Для цього потрібно побудувати інформаційну та функціональну моделі задачі, а також описати основні характеристики програмних, системних та допоміжних засоби, які застосовуються в роботі для побудови баз даних чи веб-систем, розроблення або фахове використання прикладного програмного забезпечення, їх порівняльний аналіз та обґрунтування переваг і можливостей застосування в конкретному випадку.

Для розв’язання проблеми студент повинен зібратиматеріалита вивчити інформацію з таких питань:

• організація інформаційних потоків, що циркулюють в установі;

• методи збору та характер інформації, необхідної для діяльності установи;

• інформаційний менеджмент, структура відділу збору та обробки інформації;

• аналіз структури підрозділу,у якому проходить практика.

• маркетинг інформаційних послуг (характер інформаційної продукції та кінцевий споживач);

• аналіз перспектив комп’ютеризації виробничої діяльності установи з позиції оптимізації інформаційних потоків;

• програмне забезпечення,використовуване в процесі виробничої діяльності структур та підструктур установи, що відповідають за документообіг та інформаційні потоки.

Інформаційне моделювання передбачає опис процесів, які відбуваються в предметній області за допомогою певних мовних засобів, зокрема за допомогою діаграм, схем, графіків тощо, які є зрозумілими як для розробника моделі, так і для її споживача (користувача).

Не зважаючи на різні тенденції розвитку підходів до побудови інформаційних систем (ІС) на сьогодні основним є структурний підхід, який полягає в декомпозиції (розбитті) ІС на функції, що автоматизуються: система розбивається на функціональні підсистеми, які у свою чергу діляться на підфункції, що діляються на завдання і так далі. При цьому ІС зберігає цілісне уявлення, в якій всі компоненти взаємопов'язані.

Усі найбільш поширені методології структурного підходу базуються на ряді загальних принципів, які випливають з поняття системи та її структури. Основними такими принципами є:

• принцип "розділяй і володарюй" - вирішення складних проблем шляхом їхнього розбиття на множину менших незалежних завдань, легших для розуміння і вирішення;

• принцип ієрархічного впорядковування - організація складових частин проблеми в ієрархічні деревовидні структури з додаванням нових деталей на кожному рівні.

Найпоширенішими діаграмними засобами структурного моделювання є:

• для побудови функціональної моделі системи використовуються діаграми потоків даних – DFD (Data Flow Diagrams);

• для побудови моделі даних використовуються діаграми "суть-взаємозв'язок" – ERD (Entity-Relationship Diagrams).