3. Цели и задачи мероприятия

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.

Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление. Например, целью может быть:

– сформировать пул лояльных партнеров;

– улучшить навыки презентаций у команды продаж;

– заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве.

Задачи – конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий. Например, задачей может быть:

– привлекать не менее 200 гостей ежедневно в салоны дилеров;

– получить десять новых потенциальных Клиентов;

– получить не менее десяти публикаций после пресс-конференции.

Формирование целей и задач мероприятия – ключевой момент для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.

Это не пустые слова. Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей и фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей с целями и задачами проведения мероприятия очень велик.

Еще раз.

Обратите внимание! Это самая распространенная ошибка! Весь процесс подготовки мероприятия должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам. Мелкие огрехи при подготовке и реализации исправить просто. Куда хуже, если вы упустите главное – цель, зачем все это делается.

В этой книге (как и в реальной работе при подготовке проекта) мы будем постоянно возвращаться к связи целей мероприятия и действий по его подготовке.

Теперь мы поговорим о практической стороне подготовки мероприятия. И здесь настало время ввести новое понятие – маркетинговый мультипликатор. Что это значит?

Вкладывая в некий проект силы и средства, вы рассчитываете на отдачу. Процесс подготовки мероприятия предполагает, что с вашей стороны будут сделаны определенные вложения, которые, по вашему плану, должны привести к некоему результату – цели мероприятия.

Результаты всегда должны значительно перевешивать вложенные ресурсы. Мероприятие обязано стать мультипликатором ваших маркетинговых усилий. В противном случае его лучше вовсе не проводить.

4. Продажи Реклама, pr и другие инструменты продаж вашего мероприятия

Очевидно, что мероприятие следует рекламировать, чтобы оно выполнило поставленные организаторами задачи. Как мы говорили, цели рекламы могут быть весьма различны, но одна из наиболее очевидных и универсальных – собрать аудиторию участников мероприятия.

В зависимости от вашей цели планируйте бюджет, средства и носители рекламы.

Далее определите, каков будет посыл в вашей рекламе. Вы хотите с ее помощью:

– информировать?

– убедить?

– напомнить?

– поддержать?

– заинтриговать?

– спровоцировать?

– что-то другое?

Когда вы ответите на эти вопросы, вам станет яснее, как именно рекламировать то или иное мероприятие, в каком ключе готовить рекламный текст, какие аргументы использовать. Учитывайте мотивы ваших возможных участников. Давайте обещания, которые исполнит ваше мероприятие.

Если вам тяжело придумать рекламу для вашего продукта – нужно менять продукт.

Удачная идея мероприятия в разы повышает эффективность маркетинговой деятельности.

5. Еvent management

Еvent management (от англ. event — «событие») — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.