Лабораторная работа №2-5. Слияние документов.
Что осваивается и изучается? Построение источника данных, основного документа и слияние документов. |
Немного теории.
Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника. Фамилии участников (список) представляют собой источник данных. Слияние проходит по следующей схеме.
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Индекс |
Адрес |
Сумма баллов |
Петров |
Иван |
Сергеевич |
220015 |
г. Тула ул. Я. Мавра д.23 кв.12 |
25 |
Сергеев |
Петр |
Иванович |
220088 |
г. Тула ул. Ленина, д.34 кв. 112 |
30 |
<<Индекс>>
<<Адрес>>
Уважаемый << Фамилия >> << Имя>> << Отчество >>!
Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, набрали <<Сумма баллов>> баллов.
Оргкомитет
220015
г. Тула ул. Я. Мавра д.23 кв.12
Уважаемый Петров Иван Сергеевич!
Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, набрали 25 баллов.
Оргкомитет
220080
г. Тула ул. Ленина, д.34 кв. 112
Уважаемый Сергеев Петр Иванович!
Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, набрали 30 баллов.
Оргкомитет
В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается несколько писем одинакового содержания.
Работа по слиянию документов происходит в три этапа:
создание источника данных;
создание основного документа;
слияние документов между собой.
Кроме этого, пользователь может вносить изменения в основной документ и в источник данных. Любая работа по слиянию документов выполняется в диалоговом окне «Слияние», вызываемом командой «Сервис/Слияние».
Задание 1. Создайте источник данных и основной документ, которые изображены на схеме, затем выполните слияние документов.
Выполнение.
1. Создайте источник данных, который изображен на схеме, содержащий не менее 10 записей. Для этого в диалоговом окне Слияние необходимо выполнить следующее:
1. Основной документ/ Создать/Документы на бланке/ Активное окно / Создать новый документ.
2. Источник данных/Кнопка «Получить данные»/ Создать источник данных.
В диалоговом окне «Создание источника данных» необходимо подготовить сначала названия полей для источника данных. Затем ввести записи в источник данных и записать источник данных в файл.
2. Создание основного документа.
Подготовьте основной документ, который изображен на схеме.
Эта работа также выполняется в диалоговом окне Слияние.
1. Основной документ/Создать/ Документы на бланке/ Выбрать окно для основного документа. Наберите текст основного документа. Для этого нужно вводить символы и поля слияния из источника данных. Запишите основной документ в файл.
3. Слияние
Выполните слияние источника данных и основного документа.
В диалоговом окне Слияние нужно выбрать пункт 3. Объединить/ Объединить. (здесь можно указать, какие записи выбирать).
Сразу же получится документ с названием Формы, в котором для каждой записи из источника данных будет подготовлено письмо.
Выполните слияние основного документа и источника данных, только для тех записей, в которых сумма баллов не меньше 20.
Измените источник данных так, чтобы в каждой строке “количество баллов” и соответствующее слово “баллов” были согласованы. Для этого можно ввести дополнительный столбец, в котором слова “баллы” будут находиться в соответствии с “количеством баллов”.