Документальное оформление командировки

Наименование документа

Содержание документа

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)

Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении командировку указываются фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку

Командировочное удостоверение (форма N Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма N Т-9)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или Т-9а). Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1)

Журналы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и учета работников, прибывших в организацию, в которую они были командированы

В этот журнал заносят следующие сведения:

- фамилию, имя и отчество командированного работника;

- дату и номер командировочного удостоверения;

- наименование организации, в которую командируется работник;

- пункт назначения.

Работник, ответственный за ведение такого журнала, должен был назначен приказом работодателя или уполномоченного им лица. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другой сотрудник, который в силу своих должностных обязанностей должен осуществлять контроль за направлением работников в командировки. Журнал должен храниться в течение пяти лет со дня его оформления.