Документальное оформление движения материалов

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы в порядке наличного расчета, от спи­сания пришедших в негодность основных средств, от собственного производства.

С продукцией поставщик высылает покупателю расчетные и дру­гие сопроводительные документы: счета-фактуры, товарно - транспортные накладные, квитанции к железнодорожной накладной и др., которые поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их офор­мления. Затем транспортные документы передают ответственному исполнителю по снабжению для получения и доставки материалов.

Кроме того, экспедитору выдается доверенность, которая регис­трируется в журнале учета выданных доверенностей.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по ко­личеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызываю­щих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверку груза. В случае выявления недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов, указанных в счете поставщика.

Оприходованные кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими показателями разрешается приходовать материалы без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп с основными реквизитами приходного ордера.

Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику.

В случае перевозки материалов автотранспортом применяют товарно - транспортную накладную.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и фирм, на оптовом рынке или у населения. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является составляемый подотчетным лицом товарный счет и акт (справка). По возможности подотчетное лицо отражает в акте (справке) данные паспорта продавца товара.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основ­ных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочны­ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые вы­писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды, ежедневно оформляют лимитно - заборными картами. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Для учета движения материалов внутри организации применя­ют однострочные или многострочные накладные на внутреннее перемещение материалов.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону.

Вместо первичных документов по расходу материалов можно ис­пользовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в карточ­ках складского учета, которые становятся оправдательными докумен­тами. В них проставляют шифр производственных затрат для после­дующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ­альными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации го­товой продукции. Акт составляется подекадно работником организа­ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основа­нием для списания материалов. В установленные дни документы по приходу и расходу материа­лов сдают в бухгалтерию по реестру приема-сдачи документов.