2.3. Процедури обробки даних

Потоки інформації, що виникають під час здійснення функцій економіко-організаційної діяльності об'єкта управління, завжди беруть початок з конкретних джерел, а закінчуються у конкретних користувачів.

Між джерелом інформації та користувачем лежить шлях обробки даних – ІТ.

Основна функція системи обробки даних – реалізація типових операцій обробки даних, а саме:

• збір, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;

• передача інформації в місця її зберігання та обробки;

• введення інформації в ЕОМ, контроль за введенням та її компонування в пам'яті комп'ютера;

• створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;

• обробка інформації в ЕОМ (накопичення, сортування, коригування, арифметична і логічна обробка) для вирішування функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;

• виведення інформації у вигляді машинограм, відеограм, інформації для зв'язку з іншими системами;

• організація, управління (адміністрування) обчислювальним процесом (планування, облік, контроль, аналіз реалізації ходу обчислень) у локальних і глобальних мережах.

Система обробки даних (СОД) призначена для інформаційного обслуговування спеціалістів різних органів управління підприємства, що приймають управлінські рішення.

Виділення типових операцій (процедур) обробки даних дало змогу розробити спеціалізовані програмно-апаратні комплекси, що їх реалізують (периферійні пристрої, оргтехніку, пакети прикладних програм , стандартні набори програм для реалізації функціональних задач тощо). Конфігурація апаратних комплексів утворює топологію обчислювальної системи.

Інформаційна технологія вирішування економічних задач складається з ряду процедур: отримання даних; збір і реєстрація даних; пересилання їх до місця обробки; машинне кодування даних; зберігання; обробка; використання інформації в управлінні. При цьому послідовність виконання процедур не може бути суворо фіксованою і, крім того, можливе виконання додаткових процедур (кодування, тиражування). Інколи не обов'язково в процесі обробки даних виконувати всі процедури: наприклад, дані, що надходять каналами зв'язку, не завжди реєструють і зберігають на машинних носіях, а відразу обробляють на ЕОМ.

Варто зупинитися на загальній характеристиці основних процедур, пов'язаних з обробкою економічних даних.

Отримання даних – здійснюється під час виконання господарських операцій шляхом виміру, зважування, підрахунку тощо. Для отримання даних застосовують різні пристрої: вага; вимірна тара; електричні, газові і водяні лічильники; контрольно-реєструвальні машини. Деякі з цих пристроїв за даними підрахунків одразу формують первинний документ і машинний носій. Тобто отримання даних нерозривно пов'язане з їх збором і реєстрацією.

Збір і реєстрація – це формування і запис на носій первинних даних, джерелом яких є підрозділи об'єкта управління або інші підприємства та організації (зовнішнє середовище), що виконують функції, пов'язані з підготовкою чи здійсненням виробництва й економіко-організаційною діяльністю. Первинні документи містять нормативно-довідкову (довідники і цінники, угоди і плани, організаційно-розпорядчі документи) та оперативну інформацію ПрО (прибуткові/видаткові первинні документи, платіжні доручення тощо), що утворює позамашинну інформаційну базу.

Документи підписують особи, які підтверджують адекватність записаних у них даних реальній дійсності. Процедури збору і реєстрації даних, як правило, здійснюються на робочих місцях, а їх обробка – у комп'ютерному відділі. Така технологія вимагає організації пересилання даних, що залежить від форм носіїв даних, відстані та їх змісту. За цими ознаками ведеться класифікація операцій передачі.

Передача даних обумовлена багатьма причинами: необхідністю розповсюдження даних за адресами різних отримувачів; інформаційні процедури здійснюються в різних місцях, а обробка ведеться в іншому місці. Передача даних виконується кількома способами: за допомогою кур'єра, пересилання поштою, доставка транспортними засобами, передача каналами зв'язку (дистанційна).

Дистанційна передача відрізняється від усіх наведених способів передачі даних тим, що пересилаються не носії, а сигнали, у яких відображена інформація.

Машинне кодування - перенесення даних з первинних документів на машинний носій (магнітний диск, магнітну стрічку). На цьому ж етапі дані також можуть автоматично перезаписуватися з одних носіїв на інші безпосередньо або з пересиланням їх каналами зв'язку.

Зберігання економічної інформації. Необхідність зберігання ЕКІ диктується багатьма обставинами – мережі різних видів, продаж проїзних квитків через комп'ютерну систему тощо.

Економічна інформація використовується в кількох напрямах, найважливіший – прийняття управлінських рішень, що базується головним чином на результатній інформації. Для прийняття оперативних рішень використовується також і первинна інформація. Розвиток ринкових відносин приводить до появи нових споживачів інформації. Звітність подається державній податковій адміністрації, власникам майна підприємства чи організації, постачальникам і покупцям, банкам тощо.