4.7. Інформаційна система “Парус-Підприємство”
Розроблення і впровадження ІС типу “Парус” здійснює корпорація з такою самою назвою. На підприємствах та в організація України функціонує кілька видів ІС цієї корпорації. Так, ІС “Парус-Бюджет” використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система “Парус-Корпорація” пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.
Самим перспективним видом ІС корпорація вважає ІС “Парус-Підприємство” для Windows. Вона призначена для автоматизації управлінських робіт на підприємствах оптово-роздрібної торгівлі з малою або середньою кількістю щоденно здійснюваних господарських операцій.
Створення ІС “Парус-Підприємство” для Windows грунтується на таких методологічних принципах:
комплексність – система обслуговує всі без виключення стадії обліку фінансово-господарської діяльності фірми;
готові рішення та гнучке настроювання – в типовій конфігурації ІС містяться готові проектні рішення з організації бухгалтерського обліку на об’єкті, але, якщо вони не влаштовують користувача, в ІС є гнучкі засоби настроювання, які дають змогу пристосувувати ІС до його потреб (наприклад, змінити план рахунків, створити нові форми і зразки заповнення документів і т. ін.);
інтеграція з Microsoft Office – ІС інтегрована з Microsoft Office, а саме: з текстовим редактором Word та електронною таблицею Excel. Ці програми використовуються при введенні інформації, побудові документів, графіків тощо. Підготовлені таким чином матеріали без будь-яких проблем передаються електронною поштою;
інформаційне забезпечення користувачів – складається з докладної документації, довідкової системи, а також “гарячої лінії” для отримання довідок телефоном. Із всього розмаїття довідково-інформаційних матеріалів найчастіше користуються електронною довідкою, яка в ІС “Парус-Підприємство” для Windows подана структурованою довідковою системою і системою оперативної підказки. Структурована (тобто наділена змістом, глосарієм і пошуком за ключовим словом) довідкова система містить докладні відомості про призначення кожного розділу, їхні взаємозв’язки, принципи роботи та управління ІС. Система оперативної підказки дає змогу отримувати інформацію про будь-який елемент діалогового “вікна”;
можливість аналізування облікових даних – за кожним бухгалтерським рахунком передбачено ведення аналітичного обліку за п’ятьма різними ознаками класифікації і, в разі потреби, отримання звіту про рух коштів у розрізі кожної з цих ознак чи їх комбінації;
мультивалютність – згідно із законодавством України облік усіх господарських операцій на підприємстві ведеться в національній валюті, але, в разі потреби, в ІС “Парус-Підприємство” для Windows можна сформувати будь-яку проводку в національній та іноземній валюті (у разі розрахунків в національній валюті суми проводок збігаються). Кількість іноземних валют, які одночасно використовуються в розрахунках, не обмежено. Крім того, з моменту експлуатації ІС зберігаються всі курси валют, що дає змогу час від часу переоцінювати активи і пасиви;
розмежування доступу і функцій – з метою запобігання несанкціонованому доступу до інформаційної бази і зберігання даних в ній кожному користувачеві можна призначати індивідуальні права доступу як до розділів інформації, так і до функцій ІС. Так, будь-який бухгалтер фірми може працювати з планом рахунків, але право вносити зміни до нього має тільки головний бухгалтер. У свою чергу, головний бухгалтер не може, наприклад, повністю очистити БД. І тільки Адміністратор ІС може робити все, в тому числі і розподіляти права доступу інших користувачів.
Розглянемо основні поняття ІС “Парус-Підприємство” для Windows і спеціальні терміни, використовувані в системі.
ІС “Парус-Підприємство” для Windows складається із функціонально замкнених модулів: Бухгалтерія, Реалізація, Персонал, Адміністратор.
Уся інформація, введена в систему, зберігається в базі даних, яка є єдиною для всіх її модулів. База даних може міститися на жорсткому диску комп’ютера – якщо той використовується локально, або на спеціально виділеному комп’ютері (сервері), якщо система використовується в локальній обчислювальній мережі. У такому разі інформація до БД може вводитись і використовуватись одночасно кількома користувачами.
Основним поняттям БД є об’єкт, зареєстрований в системі. Об’єктами є документи, господарські операції, особові рахунки, товари та ін. Для кожного типу об’єктів створюється окрема таблиця. Вона будується за такими самими стандартами, що й “паперова” таблиця, тобто має стовпці і рядки. Рядок або запис містить інформацію щодо одного об’єкта (наприклад, характеристика певного товару). Запис складається з полів, створених перехрещенням рядків і стовпців таблиці. В кожне поле вноситься значення однієї характеристики об’єкта (наприклад, код товару чи його назва, чи ціна придбання, чи оптова ціна). Тобто склад полів для всіх записів однієї таблиці визначається набором її стовпців і для однієї таблиці є однаковим.
Для зручності роботи з одним записом таблиці БД у системі використовується форма редагування – розташування одного запису таблиці на екрані відеотермінала таким чином, щоб всі його поля були в полі зору користувача.
Крім “простих” таблиць, у БД системи формуються пов’язані, коли одному запису “батьківської таблиці” відповідає кілька записів “дочірньої таблиці”. Наприклад, одному запису таблиці реєстрації податкових накладних може відповідати безліч записів у таблиці, де зберігаються позиції специфікації податкових накладних. Користувач, вибравши запис “батьківської таблиці”, автоматично отримує список належних йому записів “дочірньої таблиці”.
Для роботи з будь-якою таблицею БД необхідно ввійти в розділ системи, призначений для вирішення певної функціональної задачі.
Є три види розділів системи: облікові регістри; функціональні розділи; словники.
В облікових регістрах зберігається та обробляється інформація про об’єкти (господарські операції, документи, товари, виробничі запаси тощо). Функціональні розділи, як правило, забезпечують виконання операцій з оброблення інформації у кількох облікових регістрах. Це, наприклад, формування звітів, перенесення залишків за балансовими рахунками і т. ін.
Особливим розділом системи є словник. Словником в системі вважається будь-яке сховище інформації, яке не є обліковим регістром, тобто в ньому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками, оборотами, а деякі допоміжні відомості.
До таких відомостей, зокрема, належать:
константи;
правила оброблення документів;
характеристики об’єктів обліку (наприклад, паспортні дані співробітника, його поштова адреса, телефон і т. ін.);
шаблони для друкування документів.
Якщо кілька користувачів одночасно працюють з однією БД, то будь-які зміни інформації в ній відображуються на всіх комп’ютерах. Однак є низка характеристик, які належать тільки до того додатка і до того комп’ютера, на якому здійснюється оброблення даних. Це, передусім, різноманітне настроювання подання даних. У системі такі настроювання називають настроюванням робочого місця.
Робочим місцем в ІС “Парус-Підприємство” є програмний модуль, встановлений на певному комп’ютері.
Будь-який модуль системи запускається як звичайний додаток, тобто або підведенням миші до піктограми і подвійним клацанням нею, або через Головне “меню” Windows. Після початкового завантаження на екрані відеотермінала з’являється форма із запитом до БД, до якої необхідно ввести ім’я користувача та його пароль.
Головне “вікно” додатка (модуля) відкривається при його запуску і залишається на весь час роботи з ним. Усі інші “вікна” додатка розташовуються всередині його головного “вікна”. На рис. 4.52 наведено головне “вікно” модуля “Бухгалтерія”.
Рис. 4.52. Головне “вікно” модуля “Бухгалтерія” ІС “Парус-Підприємство”
Після вибору пункту в головному “вікні” користувач входить у певний розділ додатка. Якщо цим розділом є словник або обліковий регістр, то відкривається Головне “вікно” розділу (рис. 4.53).
Рис. 4.53. Загальний вигляд Головного “вікна” розділу
Головне “вікно” певного розділу містить всі (або частину) із відображених на рисунку елементів. Мінімально воно містить таблицю зі списком записів. В Головних “вікнах” деяких розділів присутня друга (дочірня) таблиця, в яку виводиться список записів, пов’язаних з поточним рядком першої (батьківської) таблиці. Можуть бути й розділи з кількома дочірніми таблицями, (розташованими на вкладках, нижче батьківської таблиці). Записи в головній таблиці можна об’єднати в каталоги, які, в свою чергу, також можуть бути об’єднані в інші каталоги. У такому разі Головне “вікно” розділу містить “дерево” каталогів.
Користувач може змінити зовнішній вигляд Головного “вікна” розділу, а саме: співвідношення розміру його окремих елементів, розмір і порядок розташування стовпців у таблицях, ширину стовпця і т. ін. Наприклад, для зміни у “вікні” співвідношення розмірів “дерева” каталогів і таблиці потрібно встановити курсор на межу, яка розділяє ці елементи. Курсор при цьому прийме форму ^ чи <->. Натиснувши ліву кнопку миші і не відпускаючи її, можна перемістити межу, яка розділяє елементи “вікна”, на нове місце.
Працюючи в Головному “вікні” розділу, користувач виконує певні операції. Вони поділяються на типові (однакові для всіх чи більшості розділів системи) і нетипові.
До типових операцій належать такі: виділення записів; виправлення запису; виправлення назви каталогу; відбір записів за заданими умовами; додавання запису; знищення запису; знищення каталогу; переміщення запису; переміщення каталогу; подання записів загальним списком; поновлення даних.
Спадне “меню”, як правило, містить список операцій, які можуть виконуватися з поточним елементом “вікна” (запис, каталог, таблиця, “дерево” каталогів). Для виклику спадного “меню” активізується певний елемент “вікна” або натискується комбінація клавіш Shift + F10.
Операції викликаються натисненням відповідної кнопки на панелі інструментів Головного “вікна” модуля, за допомогою клавіатури чи спадного “меню” (рис. 4.54).
Рис. 4.54. Спадне меню
Працюючи в одному розділі системи, можна отримати дані з інших розділів, використовуючи “вікна” типу “Список” (рис. 4.55).
Рис. 4.55. “Вікно” типу “Список”
У них завжди присутня таблиця (одна або кілька) і може міститися “дерево” каталогів. Основні прийоми роботи з “вікнами” такого типу такі самі, як і з Головним “вікном” розділу. Але, не завершивши роботи з “вікном” типу “Список”, не можна перейти до інших “вікон” додатка, крім форми для додавання (множення, виправлення) записів відображеного у “вікні” розділу.
Якщо “вікно” типу “Список” використовується для вибору даних із словника чи іншого розділу ІС, воно має три кнопки:
ОК – для виходу з “вікна” з передаванням вибраних значень у поле, з якого словник чи розділ викликалися.
В інших випадках “вікно” має дві кнопки: для виходу з “вікна” і виклику системи допомоги.
У типовій конфігурації системи міститься безліч бухгалтерських і фінансових звітів, частина з яких є типовими. Але користувач, в разі потреби, може створити свої власні звіти, які в системі називають додатковими.
Усі додаткові звіти формуються за допомогою генератора звітів Seagate Crystal Reports. Після того як додатковий звіт сформовано, на екран виводиться вікно, в якому користувач може його погортати і переглянути окремі аркуші, роздрукувати, переслати електронною поштою чи записати у файл.
Усі дії з перегляду та друкування звіту виконуються за допомогою кнопок, розташованих у другому рядку “вікна”.
Експорт звіту – це запис його змісту в файл вибраного формату або пересилання засобами електронної пошти.
Записати (експортувати) звіт можна в одному з таких форматів: Crystal Reports (RPT), Excel, Microsoft Word, HTML, ODBC, ASCII, Lotus 1-2-3 та ін.
Модуль “Парус-Бухгалтерія” в ІС “Парус-Підприємство” для Windows – це об’єднувальна ланка всіх функціональних модулів. Його основною задачею є ведення обліку в гривнях, в іноземних валютах і у гривнєвому еквіваленті по:
автоматизації переоцінення валютних активів і пасивів;
використанню для оцінювання матеріальних цінностей методів “Облікові ціни”, “Середні ціни”, “Облік за датою надходження”, а також ведення обліку в розрізі складів і матеріально відповідальних осіб;
коштам на рахунках;
деталізації обліку на рахунках (аналітичні рахунки можуть розширюватися до п’ятого рівня), а також за низкою допоміжних ознак, якими на вимогу користувача поповнюються бухгалтерські проводки;
здійсненню періодичного контролю результатів обліку;
нарахуванню амортизації та проведенню переоцінення основних засобів;
основних засобах і нематеріальних активах.
Вирішення основної задачі модуля здійснюється по:
розрахунках з контрагентами;
товарно-матеріальних цінностях.
Отже, об’єктами бухгалтерського обліку в ІС “Парус-Підприємство” є майно підприємства, його зобов’язання та інформація про їхній рух.
Зберігання в ІС даних про залишки майна і зобов’язань здійснюється в регістрі Залишки засобів на рахунках. Це один із основних регістрів синтетичного обліку. Інформація в ньому зберігається окремо на кожному бухгалтерському рахунку в розрізі об’єктів аналітики та видів валют. Для деталізації інформації, що зберігається в головному регістрі, призначено регістри: Залишки матеріальних цінностей, Дебіторська / кредиторська заборгованість, Інвентарна картотека.
Бухгалтерський облік, як відомо, має циклічний характер. Протягом звітного періоду (місяця) інформація про рух коштів, засобів і зобов’язань підприємства нагромаджується в регістрі Журнал обліку господарських операцій. Після закінчення звітного періоду на основі даних цього журналу та регістра залишків коштів на рахунках виконуються розрахунки з визначення залишків коштів, засобів і зобов’язань на кінець звітного періоду, які потім автоматично перетворюються в залишки на балансових рахунках на початок звітного періоду (вхідні залишки коштів, зобов’язань та засобів на балансових рахунках на початок уведення ІС в експлуатацію вводяться вручну).
Якщо первинний документ було створено і зареєстровано в іншому модулі ІС, його оброблення значною мірою автоматизовано, тобто на основі даних такого документа в Журнал обліку господарських операцій (рис. 4.56) за певними правилами вноситься відповідний запис.
Господарська операція формується в журналі вручну тоді, коли первинний документ не зареєстровано в ІС і він зберігається тільки на папері. Існують різні способи полегшення цього процесу. Наприклад, користувач може скористатися типовим зразком або як зразок застосувати зареєстровану раніше подібну господарську операцію.
Рис. 4.56. Схема формування Журналу обліку господарських операцій
Для відображення господарських операцій з основними засобами та нематеріальними активами використовується інвентарна картотека. Принципи роботи з нею не відрізняються від вже розглянутих, але в ІС ця картотека використовується не лише як засіб перегляду списку інвентарних об’єктів, а й як середовище обслуговування об’єктів інвентарного типу в процесі їх експлуатації (наприклад, нарахування зносу основних засобів, їх переоцінення тощо).
Збирання та реєстрація інформації – одна із сторін бухгалтерського обліку. Інша його сторона – узагальнення облікової інформації, подання її у зручному для аналізування показників і прийняття управлінських рішень вигляді.
Для оперативного контролю з фінансового стану підприємства призначено Оборотні відомості. Не виходячи зі створеної відомості, користувач може отримати повний список господарських операцій, на основі яких сформовано будь-який її рядок, виправити будь-яку з цих операцій чи сформувати нову для виправлення виявленої помилки.