Алгоритм основных операций

1.

Действия с базой данных (БД)

1.1.

Создание базы данных

1 способ:

С помощью панели инструментов:

1. щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная;

2. в окне Создание выбрать вкладку Общие;

3. выбрать пиктограмму Новая база данных;

4. нажать кнопку ОК. Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных.

5. в диалоговом окне Файл новой базы данных в поле папка выбрать диск и папку, в которой будет храниться новая БД;

6. в поле Имя файла ввести имя файла. В поле Тип файла должно быть значение Базы данных Access ;

7. нажать кнопку Создать. Появится окно базы данных.

2 способ:

С помощью меню:

1. активизировать команду: Файл  Создать базу данных ;

2. далее см. 1-й способ, п.2-7.

3 способ:

С помощью окна Microsoft Access

(сразу после загрузки программы на экране появляется окно Microsoft Access):

1. в области Создание базы данных установить переключатель Новая база данных;

2. нажать кнопку ОК;

появится окно Файл новой базы данных;

далее см.п.1.1., №5-8.

1.2.

Открытие базы данных

1 способ:

С помощью пиктографического меню:

1. щелкнуть по кнопке Открыть на панели инструментов Стандартная, появится окно Открытие файла базы данных;

2. в окне Папка выбрать из раскрывающегося списка диск и папку, в которой находится база данных;

3. щелкнуть кнопку Открыть, появится окно БД.

2 способ:

С помощью меню Файл:

1. задать команду

Файл  открыть базу данных ;

2. далее см. 1-й способ, п.2-3.

3 способ:

С помощью окна Microsoft Access

(окно Microsoft Access появляется сразу после загрузки программы Access):

1. установить переключатель Открыть базу данных;

2. в списке окна Microsoft Access выбрать:

   • либо один из указанных файлов, после нажатия кнопки ОК появится окно: …база данных;

   • либо Другие файлы – после нажатия кнопки ОК появится окно Открытие файла базы данных.

3. Далее см.п.1.2., 1-й способ, №2-3.

2.

Операции с таблицей.

2.1.

Проектирование таблицы с помощью Конструктора таблиц

1. в окне Базы данных (после создания или открытия БД) выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Откроется окно Новая таблица;

2. в диалоговом окне Новая таблица выбрать из списка способ создания таблицы: Конструктор – создание таблицы с помощью Конструктора таблиц;

3. нажать кнопку ОК. Откроется окно Конструктора таблиц;

4. ввести следующие характеристики полей:

• в колонке Имя поля – Название поля, нажать клавишу ТАВ для перехода к колонке Тип данных;

• в колонке Тип данных из раскрывающегося списка выбрать нужный тип поля, нажать клавишу ТАВ;

• в колонку Описание, чтобы сделать таблицу более наглядной, ввести комментарии к полю (заполнение этой колонки не является обязательным), установить указатель мыши в области Свойства поля во вкладке Общие на поле соответствующего параметра;

5. задать параметры полей, указав для текущего поля набор свойств:

• Размер поля;

• Формат поля;

• Число десятичных знаков;

• Маска ввода;

• Значение по умолчанию;

• Обязательное поле;

• Пустые строки;

• Индексированное поле и др;

6. перейти к вводу информации по следующему полю, щелкнув по следующей строке таблицы;

• перейти к п.2.2.

2.2.

Установка первичного ключа

(поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи). Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц в режиме Конструктора таблиц установить на ключевое поле курсор ввода;

1. щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов или выполнить команду: правка  Ключевое поле ;

слева от ключевого поля появится маленькое изображение ключа;

3. перейти к п.2.3.

2.3.

Сохранение проекта таблицы первый раз или с прежним именем

1. после ввода описаний всех полей таблицы и установки первичного ключа выполнить команду: Файл  Сохранить;

2. в ответ на запрос, если он появится, подтвердить необходимость сохранения изменения макета таблицы, нажав кнопку Да. Появится диалоговое окно Сохранение;в диалоговом окне Сохранение документа в поле Имя таблицы ввести имя таблицы (не более 64 символов);

3. нажать кнопку ОК;

4. закрыть окно Конструктора таблицы, щелкнув по кнопке  в активном окне конструктора таблицы. В окне базы данных во вкладке Таблицы появится пиктограмма созданной таблицы.

2.4.

Сохранение проекта таблицы с новым именем

1. выполнить команду: Файл  Сохранить как / Экспорт,

появится окно Сохранение объекта;

2. в области Сохранение объекта установить переключатель в текущей базе данных;

3. в поле Новое имя ввести новое имя таблицы;

4. нажать кнопку ОК.

2.5.

Редактирование проекта таблицы

1. во вкладке Таблицы окна Базы данных выделить щелчком мыши пиктограмму нужной таблицы;

2. щелкнуть по кнопке Конструктор. Откроется проект таблицы, в котором можно:

• вставлять новые спецификации полей:

• установить на строку спецификации, перед которой должна быть вставлена новая строка;

• выполнить команду: Вставка  Строки ;

• удалить поле или несколько полей:

• выделить соответствующие строки;

• выполнить команду: Правка  Удалить строки ;

• изменить значение спецификации поля, введя для указанного поля новые значения (имя поля, тип данных, свойства и др.).

3) закрыть проект таблицы.

2.6.

Ввод данных в таблицу

(вводить и редактировать данные можно только в Режиме таблицы)

1. в окне базы данных во вкладке Таблица выделить таблицу, щелкнув по ее значку;

2. щелкнуть по кнопке Открыть. Установится Режим таблицы ;

3. осуществить ввод информации в запись таблицы:

• переход к следующему полю в записи и следующей записи осуществляется по клавише ТАВ ;

• переход к предыдущему полю в записи - клавишами Shift + ТАВ;

• переход от записи к записи в таблице осуществляется клавишами «» и «».

После окончания ввода записи и нажатии клавиши ТАВ Access 97(2000) автоматически сохраняет только что введенную запись в файле.

4. после окончания ввода записей в таблицу закрыть окно таблицы.