Пункт меню правка – специальная вставка
Иногда требуется скопировать блок ячеек с формулами, но скопировать только значения:
Выделить диапазон ячеек для копирования
Нажать кнопку КОПИРОВАТЬ
Установить курсор в нужное место
Использовать пункт меню Правка – Специальная вставка (выбрать Значение)
С помощью специальной вставки можно транспонировать значения, для этого выбирают опию ТРАНСПОНИРОВАТЬ.
Работа с базами данных
База данных – систематизированное хранилище информации (телефонный справочник, календарь, картотека сотрудников и т.д.)
Главный элемент базы данных – таблица.
Каждая строка – запись;
Каждый столбец – поле.
Запись – строка таблицы БД, которая содержит информацию об одном объекте БД.
Поле – определенное место в записях, отведенное для каждой характеристики объектов (фамилия, номер телефона) и т.д.)
Поля раскрывают структуру записи
поля
Ф.И.О.
Номер телефона
Иванов Н.Н.
98-76-76
Сидоров К.П.
Петров А.Е.
54-63-22
34-22-41
С БД можно организовать сортировку и фильтрацию. При сортировке необходимо обращаться к пункту меню Данные – Сортировка.
Фильтрация данных:
Выделить блок ячеек для фильтрации
В меню выбрать Данные – Фильтр – Автофильтр
Нажать появившуюся в блоке кнопку
В появившемся окне выбрать опцию для фильтрации (число, текст и т.д.)
Для восстановления исходной таблицы нажмите повторно на кнопку и выберите опцию (ВСЕ).
Работа с бд, Списки и формы.
Список – непрерывный прямоугольный диапазон ячеек рабочего листа, содержащий данные определенной структуры (может использоваться в качестве БД).
Он оформляется с помощью полей и записей. Список может быть отделен от других данных незаполненными столбцом или строкой, чтобы при операциях списки не пересекались друг с другом.
Традиционный способ заполнения списков не особенно удобен. Для упрощения процедуру заполнения целесообразно использовать формы данных.
Форма данных – диалоговое окно, которое содержит имена полей, поля ввода для редактирования записей и кнопки для добавления, удаления и поиска записей.
Для создания формы:
Выделить начало частично заполненной таблицы. При этом поля БД определяются по первой строке выделенной таблице (шапка). Следует обязательно захватить нижнюю незаполненную строку.
Меню Данные – Форма (вычисляемые поля вводятся на экран без окон редактирования).
Исходная таблица передается в форме отдельных карточек-записей. Эти карточки представляют строки таблицы.
Операции с большими таблицами средствами бд
Временное сокрытие столбцов
Этапы:
Выделить Столбец, щелкнув на букве столбца
Меню Формат – Столбец – Скрыть или с помощью контекстно-зависимого меню
Возвращение скрытых столбцов:
Выделить таблицу целиком (либо слева и справа от скрытых столбцов)
Меню – Формат – Столбец – Показать
Закрепление областей
Фиксация подокон.
При заполнении и анализе полученных результатов в больших таблицах часто не удается сопоставить первый и последний столбцы. Чтобы устранить такое неудобство, надо:
Выделить столбец справа от фиксируемого (например, справа от Ф.И.О.)
Меню Окно, Зафиксировать подокна
Аналогично – со строками, и в случае их сочетания.
Снятие фиксации:
Меню Окно, Отменить фиксацию.