Вопрос 3. Схема расположения реквизитов
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалениям каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата и экономит до 20% площади листа документа.
Продольное расположение реквизитов чаще применяют при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.
Рассмотрим расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.
На рисунке цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями.
Все поле формата условно разделяют на три части:
Служебное поле документа;
Поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов;
Рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.
Поле для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.
Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (рис. 1)
Рисунок 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Вопрос 4 Понятие и виды бланков организационно-распределительных документов предприятия
Бланк документа – это стандартным лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.
ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов А4 (210*297мм) и А5 (148*210мм). В делопроизводстве также находит применение формат А3 (297-420мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов – письмам, постановлениям и др.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
Использовать следующие виды документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
Эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
Наименование организации (предприятия).
Бланк письма содержит реквизиты:
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
Код организации (предприятия) по ОКПО;
Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
Наименование организации (предприятия);
Справочные данные организации (почтовый адрес, номер телефонов, номер факсов, адрес электронной почты, Web – страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный номер код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП), номер и дату лицензии).
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего планка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.
Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа» могут быть расположены одним из способов:
Флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравнивается)
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины документа).