Организация и технология приёмки товаров по количеству и качеству на оптовых складах

Основная цель приёмки товаров по количеству: выявить соответствие фактического количества прибывшего товара с данными сопроводительных документов.

Нормативно правовая база регламентирующая порядок приёмки товаров на складе:

1. ГК РФ гл. 30 «Купля продажа»

2. Инструкция о «Порядке приёмки продукции производственно-технологического назначения и товаров народного потребления по количеству», принятая постановлением государственного Арбитража СССР 15 июня 1965 г. № П 6 с изменениями и дополнениями 1967 – 1968 годов.

3. Инструкция о «Порядке приёмки продукции производственно-технологического назначения и товаров народного потребления по качеству», принятая постановлением государственного Арбитража СССР 25 апреля 1966 г. № П 7.

4. Положение о поставках товара, разработанная в соответствии с ГК РФ.

5. Инструкция о «Порядке и сроков приёмки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направление регламентационных процессов», утверждённый государственным Арбитражём СССР 15 октября 1990 года.

6. Методические указания по «Учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утверждённый письмом комитета РФ по торговли 10 июня 1996 года.

Приёмка товаров по количеству может производиться в следующих местах:

1. У органов транспорта (на ж/д вокзале, на пристани, в порту)

2. На складе грузополучателя (самого оптового предприятия)

3. На складе грузоотправителя (поставщика товаров)

Приёмка на складе грузополучателя

На склад получателя товар может быть завезён автотранспортным средством и железнодорожным транспортом.

Материально ответственное лицо осуществляет либо вторичную приёмку (в случае, если первичная приёмка произведена у органов транспорта), либо первичную и вторичную (в случае, если товар на склад доставлен минуя станции, порты, пристани). Первичная приёмка – подсчёт количества тарных мест, вторичная приёмка – подсчёт количества не только тарных, но и внутритарных мест.

Материально ответственное лицо должно подготовить к приёмке товаров:

• Место для приёмки товаров

• Печати предприятия

• Рабочую силу

• Необходимое количество поддонов для складирования и электрогрузчики, или ручные тележки

• Освободить магистральные или транспортные проходы в зону хранения или в другие места.

В случае, если товар прибыл в железнодорожном контейнере, доставленный контрейлером непосредственно к складу получателя, то для выгрузки товаров определяется ограниченной время, продолжительность которого зависит от грузоподъёмности контейнера. За выгрузку товаров сверх установленного времени железная дорога начисляет штрафы, также штраф начисляется за простой контейнера в ожидании разгрузки

Материально-ответственное лицо проверяет полноту и правильность составления всех сопроводительных документов на товар.

Сопроводительным документами являются:

1. По количеству:

• Товарная накладная

• Авианакладная

• Коносамент (если водным транспортом)

• Счёт-фактура (обязательно выделяется налог на добавленную стоимость)

• Спецификация (похожа на товарную накладную, но более подробная)

• ТТН

2. По качеству:

• Сертификаты соответствия государственной системе сертификации на каждый товар по каждому

наименованию

• Гигиеническое заключение (на детские товары, средства по уходу за волосами, лицом и т.д.)

• Удостоверение о качестве (на мясные продукты, рыбу, некоторые виды фруктов и овощей и т.д.)

• Сертификат соответствия международной системе сертификации (если товар поступает через

таможню и произведён в другой стране)

Если отсутствую документы, удостоверяющие количество прибывшего товара, то составляется «Акт о приёмке товара, прибывшего без счёта поставщика» по форме № ТОРГ 4, такая поставка называется неотфактурованной. Акт составляется комиссией в 2-ух экземплярах: 1-ый для бухгалтерии, 2-ой для материально-ответственного лица. Одновременно уведомляют поставщика, который не позднее следующего дня обязан сообщить прибудет ли его представитель для проведения окончательной приёмки. (возможно разрешение ситуации по телефону). Товар размещают на хранение в зону недоступную для возможного воровства, этот товар нельзя приходовать, продавать и т.д. до момента прибытия, требуемых сопроводительных документов.

Окончательную приёмку товаров в этом случае производит комиссия. Её составы разные:

В состав комиссии входят:

• Первый вариант комиссии (если представитель поставщика не прибыл):

1. Материально- ответственное лицо

2. Работник предприятия не заинтересованный, но компетентный. Не из числа материально-ответственных лиц.

3. Представитель сторонней организации (со стороны) не заинтересованный, но компетентный.

• Второй вариант:

1. Материально- ответственное лицо

2. Работник предприятия не заинтересованный, но компетентный. Не из числа материально-

ответственных лиц.

3. Представитель поставщика.

Если товар прибыл без полного или частичного пакета документов, удостоверяющих качество товаров, то материально-ответственное лицо собирает комиссию и составляет Акт «о фактическом качестве прибывшего товара» комиссия визуально определяет качество товара и по итогам составляется акт (подписывается в 2-ух экземплярах; состав комиссии тот же) (форма этого акта не унифицирована).

Если товар прибыл в «платной» таре стоимость которой включена в стоимость товара, но сопроводительных документов на тару нет и в счёте – фактуре тара не выделена отдельной строкой, то материально-ответственное лицо уведомляет поставщика, собирает комиссию и составляется Акт «Об оприходовании тары, не указанной в счёте поставщика» по форме № ТОРГ - 5, в котором отдельными строками прописывается: наименование тары и отличительные признаки; стоимость за единицу тары; общая сумма по каждому наименованию; итоговая сумма по всему объёму тары; также следует учитывать качество тары. Форма № ТОРГ 5 составляется в 2-ух экземплярах и той же самой комиссией.

Если оптовое предприятие взамен загруженной тары возвращает поставщику порожнюю тару, то она в стоимость товара не включается.

Проверив сопроводительные документы материально-ответственное лицо осуществляет вторичную, либо первичную приёмку (это подсчёт количества единиц мест, без вскрытия каждой единицы), либо первичную и вторичную приёмку(это вскрытие каждой единицы тары и подсчёт количества упакованных в неё мест).

Если товар принимается по весу, то первичная и вторичная приёмка по количеству совпадает и означает взвешивание каждой единицы тарного места на товарных весах.

Если документооборотом предприятия или условиями договора предусмотрено актирование товаров и в процессе приёмки не выявлены расхождения по количеству, качеству, комплектности, то по результатом приёмки составляется Акт «о приёмке товаров» по форме № ТОРГ 1. Акт составляется комиссией. В состав комиссии входит: материально-ответственное лицо, и не менее двух работников предприятия не из числа материально-ответственных, но компетентных. Акт составляется в 2-ух экземплярах: 1 – остаётся у материально-ответственного лица; 2 – отдаётся в бухгалтерию. Этот акт утверждается руководителем предприятия не позднее следующего дня. В акте указывают: наименование, количество, качество, комплектность товаров, а также сведения об упаковке и таре. На второй стороне акта указываются сведения о сертификатах, их номера, наименование органа регистрации сертификатов и срок его действия. В строке способ доставки обязательно указывается вид транспортного средства, дата отправления, станция (пристань, порт) отправления или склад, состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра.

Если при приёмке товара выявлены количественные и (или) качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, то составляются:

«Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» по форме № ТОРГ-2 в четырех экземплярах

или если товар поступил от иностранного поставщика, то составляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» по форме № ТОРГ-3.

Эти    Акты являются юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или грузоотправителю.

      Акты составляют и подписывают члены комиссии (состав тот-же)      Акты составляют отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.       Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце акта отметку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

      После составления акта его утверждает руководитель не позднее следующего дня. Далее акты вместе с сопроводительными документами передают в бухгалтерию под расписку. Бухгалтерия рассчитывает суммы претензий, а юрист торговой организации составляет и направляет претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей груз.       В сопроводительных документах на поступивший товар делают отметку об обнаруженных расхождениях и составлении акта с указанием его номера и даты.

Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) ставят штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

      Приемку по качеству можно проводить двумя способами.       Первый вариант: приемку производят на основании документа, подтверждающего соответствие качества товара. В зависимости от вида товара и условий договора качество можно определять по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д.      При втором способе проверяют качество фактически поставленного товара в месте приемки. В этом случае в зависимости от ситуации проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания. «Акт отбора проб» в 2-х экземплярах. Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности (реализации) поставленного товара.

 Сплошная и выборочная проверки

      Сплошным способом проверяют товары, поступившие в таре или упаковке.       Выборочный способ применяют при поступлении товаров навалом, и иногда – для поступивших в упакованном виде. При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.       Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами.       В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производят рассортировку и проверку всей партии.

Приемка на территории поставщика

      Если товар принимают на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя предъявляет доверенность и свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.       Доверенность должна быть подписана материально ответственным лицом, руководителем и главным бухгалтером организации-покупателя.

Существует две формы доверенностей: № М – 2 и № М – 2а.       Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставят отметку о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены ТМЦ (с указанием номера и даты товарно-сопроводительного документа).

Если доверенности выписывают по форме № М-2а, то их регистрируют в книге доверенностей. Листы в книге доверенностей нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.       После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по доверенности товар получен и указывает реквизиты товаросопроводительного документа.

Удостоверение! (всем членам комиссии)

Сроки:

1). уведомления поставщика о выявленном расхождении по количеству, качеству, комплектноти:

А) если товар скоропорт. – немедленно;

Б) по другим товарам – не позднее 24 часов;

2). Прибытия представителя поставщика для участия в приёмке:

А). если сокропорт – в течение 4-х часов после получения уведомления о вызове;

Б). если нескоропорт и поставщик одногор. – не позднее следующего дня после получения уведомления о вызове;

В). если нескоропр. И поставщик иногор. – в 3-дневный срок, не считая времени на проезд.

3). Окончательные сроки приёмки товаров по количеству:

А). если товар поступил без тары, или в открытой, или в повреждённой таре – в момент получения товара от поставщика при разгрузке, или в момент вскрытия транспортных средств или контейнеров;

Б). если товар поступил в исправной таре, то:

- по весу брутто и количеству мест – одновременно с разгрузкой;

- по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте – одновременно со вскрытием тары, но не позднее24 часов, если товар скоропортящийся, и не позднее 10 дней по другим товарам;

В). в районах Крайнего Севера, приравненных к ним зонах, районах досрочного завоза товаров:

- если поступила продукция ПТН – не позднее 30 дней с момента получения продукции;

- если поступили промышл. Товары народного потребления – не позднее 60 дней;

- если поступили товары продов. нескоропорт. – не позднее 40 дней;

- если поступили товары продов. скоропорт. – не позднее 48 часов ( для всех сроков - с момента поступления на склад).

4). ). Окончательные сроки приёмки товаров по качеству и комплектности:

А). иногородняя поставка нескоропорт. – не позднее 20 дней;

Б). одногородняя поставка нескоропорт. – не позднее 10 дней;

В). скоропорт – не позднее 24 часов.

Г). для районов Крайнего Севера и т.д. – сроки – те же.